ТЕМА 9. Управление оптово-посреднической деятельностью на ярмарках и выставках

1. Понятие, виды и задачи ярмарок и выставок.

2. Порядок подготовки и проведения ярмарок (выставок).

3. Технология ярмарочно-выставочной деятельности.

Ярмарки – эти регулярно организуемые коммерческие мероприятия с ограниченным временем проведения для продажи/купли товаров или услуг на основе выставленных образцов, а также демонстрации новых достижений и технических усовершенствований.

Характерными особенностями ярмарок являются:

- их периодичность;

- в них принимают участие специалисты;

- на них является обязательным наличие товарных образцов.

Основная цель ярмарочных торгов — оптовая продажа товаров, заключение прямых договоров или контрактов между продавцами и покупателями.

Предметом деятельности ярмарки является оказание комплекса услуг участникам по заключению торговых сделок, налаживанию деловых контактов, упорядочению процесса оптовой торговли, анализу и подготовки конъюнктурной информации, организации рекламы.

Близкими по содержанию к ярмаркам являются выставки, которые тоже играют важную роль в коммерческой деятельности.

Выставки – это рыночные мероприятия с ограниченным временем проведения, где выставляются экспонаты, адресованные преимущественно обычным посетителям (не специалистам) с целью пропаганды товарной продукции или услуг и содействия их сбыта.

Одна из разновидностей выставок – это выставки-продажи, которые в отличие от ярмарок, система­тизируются по научным тематикам и направлениям.

Выставка-продажа – целесообразная форма апробирования рынка новейших товаров, реализация которых только начинается, т.е. они находятся на начальной стадии своего жизненного цикла, еще не произведены массовыми партиями из опасения изготовите­лями понести неоправданные убытки в случае отсутствия на них спроса.

Цель выставки-продажи — демонстрация, показ и представление с последующей реализацией новых видов продукции, товаров, под­готовка новейшей информации и создание условий для установле­ния деловых контактов с потенциальными покупателями.

Предметом деятельности выставки-продажи является оказание услуг по ознакомлению с новыми видами продукции и заключению торговых сделок по ним, а также предоставление коммерческой и научно-технической информации с привлечением ведущих ученых и специалистов.

Поскольку цели ярмарки и выставки близки, они могут проводиться одновременно – выставки-ярмарки.

По территориальному признаку и составу участников ярмарки и выставки могут быть международные, межрегиональные и региональные.

Международные ярмарки и выставки в пределах страны демонстрируют потребителям продукцию и услуги, предложенные производителями нескольких стран. Ярмарки и выставки считаются международными по значительному количеству иностранных участников (не менее 10%) и специалистов-посетителей (не менее 5%). Их преимуществом является то, что они сосредоточивают образцы большого количества товаров из разных стран, что дает возможность на протяжении короткого времени ознакомиться с различными предложениями, получить необходимую информацию от специалистов, сравнить цены, качественные характеристики, провести переговоры, определить коммерческие условия и, в итоге, заключить сделку.

Местные (региональные) ярмарки и выставки демонстрируют участникам товары и услуги конкретного региона; организуются во многих регионах страны и предоставляют весомый шанс предприятиям-участникам получить коммерческий успех на рынке; состав посетителей ограниченный, но участники собираются со всей страны и из-за границы.

Межрегиональные и местные ярмарки и выставки являются, преимущественно, национальными; на них допускаются иностранные покупатели, но право продажи имеют только национальные фирмы.

По товарному профилю различают универсальные и специализированные ярмарки и выставки.

В последнее время универсальных ярмарок, то есть таких, на которых представлен весь комплекс товаров как потребительского, так и промышленного назначения, за границей больше не существует. Вместо них больше практикуются многоотраслевые выставки и ярмарки, где представляется ассортимент с детальной и продуманной классификацией многих товаров отраслей крупной и мелкой промышленности.

Специализированные ярмарки и выставки представлены отдельными группами товаров и услуг и ориентированы на потребности конкретных потребителей. Они одновременно закладывают основу для инициативы в сфере кооперации, являются местом обмена товарами, идеями, ноу-хау.

По продолжительности и способу проведения можно выделить следующие виды выставок: кратковременные, передвижные, постоянные выставки, торговые центры, торговые недели.

Кратковременные выставки (соло-выставки) проводятся на протяжении не более 3-х недель; могут носить многоотраслевой характер или специализированный.

Передвижные выставки организуются с целью расширения круга посетителей с использованием разных видов транспорта (корабли, автофургоны, салоны самолетов).

Постоянные выставки организуются преимущественно при дипломатических консульствах и других представительствах своей страны за границей с целью демонстрации возможным иностранным покупателям образцов экспортной продукции для заключения с ними сделок.

Торговые центры создаются национальными организациями за границей. Они осуществляют деятельность по организации специализированных выставок в странах их местонахождения: предоставляют фирмам-экспонентам бесплатную выставочную площадь, осуществляют за свой счет проектирование и оформление выставок, монтаж стендов, предоставляют участникам информацию о конъюнктуре рынка.

Торговые недели – новый вид выставок, организуются преимущественно в универсальных магазинах больших городов для показа и продажи потребительских товаров.

Порядок подготовки и проведения ярмарок (выставок) в ДНР регулируется Законом «Об основах государственного регулирования торговой деятельности, сферы общественного питания и бытового обслуживания населения» (№ 215-IНС от 02.02.2018), а также Порядком организации ярмарок (утвержденным Приказом Министерства промышленности и торговли ДНР №89 от 27.07.2018 г.).

Организаторами ярмарок выступают органы исполнительной власти, органы местного самоуправления, юридические лица, физические лица-предприниматели.

Организатор ярмарки:

- разрабатывает и утверждает план мероприятий по организации ярмарки и продажи товаров на ней,

- определяет режим работы и порядок организации ярмарки, а также порядок предоставления мест для продажи товаров;

- опубликовывает в средствах массовой информации и размещает на своем сайте в информационно-телекоммуникационной сети Интернет информацию о плане мероприятий по организации ярмарки и продажи товаров.

Участие в ярмарке осуществляется на основании заявления участника, предоставляемого организатору ярмарки. В случае проведения выставки-ярмарки, участнику необходимо предоставить организатору представление/описание, перечень продукции или перечень выставочных экземпляров (выполнения работ, оказания услуг).

С учетом поступивших заявок организатор ярмарки разрабатывает схему размещения торговых мест на ярмарке. Схема размещения предусматривает торговые зоны для реализации различных групп товаров (продовольственные товары, непродовольственные товары, сельскохозяйственная продукция) и выполнения работ, оказания услуг с учетом подключения к источникам энергоснабжения.

В случае, когда организатором ярмарки является орган исполнительной власти или орган местного самоуправления, ярмарка организуется в соответствии с утверждённым планом мероприятий по организации ярмарки и продажи товаров (выполнения работ, оказания услуг) на ней. В плане указываются:

1) наименование и юридический адрес организатора ярмарки;

2) место и сроки проведения ярмарки;

3) тип, вид ярмарки;

4) количество торговых мест на ярмарке, предоставляемых юридическим лицам, физическим лицам - предпринимателям, а также гражданам.

Органы исполнительной власти и органы местного самоуправления предоставляют утвержденный план мероприятий в Министерство промышленности и торговли Донецкой Народной Республики, для согласования, не позднее чем за 7 календарных дней до начала проведения ярмарки.

Министерство промышленности и торговли Донецкой Народной Республики, в трехдневный срок после получения утвержденного плана мероприятий согласовывает или отказывает в согласовании плана мероприятий, с указанием оснований, в случае отказа.

После проведения ярмарки не позднее одного рабочего дня, если иные сроки не установлены нормативными правовыми актами, орган исполнительной власти, орган местного самоуправления направляет в Министерство промышленности и торговли Донецкой Народной Республики информацию о проведенной ярмарке.

В случае, когда организатором ярмарки является юридическое лицо или физическое лицо - предприниматель, организатор не позднее 14 календарных дней до начала проведения ярмарки предоставляет в соответствующий орган местного самоуправления разработанный план мероприятия организации ярмарки и продажи товаров (выполнения работ, оказания услуг), с указанием наименования и юридического адреса организатора ярмарки, места проведения, типа, вида ярмарки, срока ее проведения и режима работы ярмарки, схемы размещения торговых мест, их количество и порядок предоставления торговых мест на ярмарке и копии следующих документов:

1) свидетельство о государственной регистрации юридического лица или физического лица - предпринимателя;

2) документ, удостоверяющий личность (паспорт) - для физического лица – предпринимателя;

3) документы, подтверждающие полномочия руководителя (приказ о назначении на должность директора и/или уставные документы) и его паспорт - для юридического лица.

Технология ярмарочно-выставочной деятельности предполагает оснащение и оформление стендов.

Выставочный стенд как визитная карточка коммерческого предприятия, является местом коммерческих переговоров и заключения сделок и должен по размерам и обстановке отвечать представленным на нем товарам. С точки зрения реализации технического замысла стенд должен быть безупречным и отвечать конкретным стандартам. При оформлении стенда на первом плане стоит задача презентации товаров-экспонатов, ориентированной на клиента. Выставочный стенд должен быть приятным для зрения и слуха, вызывать положительные эмоции посетителя.

Любой стенд – крупный или небольшой – делится на три функциональных зоны:

1) К презентационной площади принадлежат в целом все поверхности для выкладки товаров-экспонатов, информационных табло, видеоаппаратуры для демонстрации и проведения мероприятий.

2) В зависимости от вида товаров и от типа переговоров могут быть устроены уголки для сидения, закрытые кабины и просторные помещения. Для индивидуального общения служат, кроме названных, информационная служба стенда, бар и столики для приема гостей.

3) К подсобным помещениям относят кухню, склад, место для проспектов, гардероб, технические подсобки, помещения для персонала, сервисной службы и т.п.

Размеры необходимого для экспонатов места зависят от числа и размеров представленных товаров, а также от цели участия в выставке или ярмарке. На тех мероприятиях, где клиента ориентируют на товар, объясняют и демонстрируют технические, качественные преимущества всех представленных товаров-экспонатов, презентационная площадь должно составлять около 60%.

На ярмарках и выставках, где преимущество отдается информации, т.е. когда достижения предприятия не могут быть в полной мере представлены при помощи экспонатов, соотношение площадей должно быть следующим: площадь, необходимая под информационные средства – 40%, площадь под кабины – 60%.

На мероприятиях, где в центре - консультации, главным является индивидуальное общение, поэтому большая часть должна быть отведена под площади для переговоров и под кабины.

Типы стендов отличаются отдаленностью от соседних стендов и тем, насколько они открыты относительно проходов.

Вариант стенда в ряде – наиболее дешевый с точки зрения арендной платы, осматривать его можно только из зоны проходов.

Угловой стенд размещен в конце ряда и открыт на две стороны – на проход и на поперечный проход, за счет чего более эффективен, чем стенд в ряде.

Главный стенд - расположен в конце ряда и открыт на три стороны. Качественно превосходит вышеперечисленные типы, так как выглядит довольно презентабельно и как будто приглашает зайти.

Блок-стенд (изолированный стенд) – наиболее дорогой из названных типов, окружен со всех сторон проходами для посетителей и привлекает за счет того, что размещен обособленно от других.

Стенд на открытом участке – предназначен для очень габаритных видов товаров (строительные машины, их комплектующие).

Одним из ключевых критериев успеха на ярмарке или выставке является персонал, так как целенаправленный подбор и интенсивное обучение сотрудников стенда не менее важны, чем эффективная презентация товаров.

К персоналу стенда относятся:

- представитель предприятия (член правления, исполнительный директор);

- руководство стенда (отвечает за его работу);

- технический персонал (консультации, демонстрация товаров);

- референты по странам (переговоры об экспорте);

- переводчик;

- ответственный за работу с прессой;

- справочно-информационная служба стенда;

- обслуживающий персонал (прием гостей, сервис, охрана, уборка).

Персонал стенда необходимо информировать о:

v собственном предложении товаров (услуг);

v ценах и условиях ценообразования;

v конкуренции и предложении конкурентов;

v составе посетителей выставки;

v целевых группах клиентов;

v наиболее важных клиентах и заинтересованных (потенциальных) покупателях;

v письменном учете контактов с покупателями на минувших выставках;

v правилах и распорядке работы стенда;

v месте и территории выставки.