ТЕМА 4. Управление оптовыми закупками товаров

1. Управление оптовыми закупками: сущность значение, принципы и содержание закупочной работы на оптовом рынке.

Планирование оптовых закупок товаров.

3. Обоснование выбора поставщиков товара.

4. Управление оптовыми закупками товаров на основе прямых договорных связей.

5. Управление оптовыми закупками товаров на основе товарообменных операций.

Управление оптовыми закупками товаров в условиях глубокого общественного разделения труда ориентировано на оптимальное размещение заказов торговли, на изготовление и поставку товаров, необходимых для полного удовлетворения спроса населения в товарах народного потребления.

Оптовые закупки – это вид коммерческой деятельности, направленный на приобретение товаров и услуг для дальнейшего их использования в процессе производства или для перепродажи с целью получения прибыли

Управление оптовыми закупками - это комплекс взаимосвязанных управленческих и коммерческих решений, реализация которых обеспечивает выявление и изучение спроса потребителей в соответствии с потребностями общества, предоставление и согласование с поставщиками заказов на производство и поставку товаров, заключение договоров с целью определения порядка и механизма выполнения заказов и контроль за поступлением товаров и соблюдением сторонами условий договора.

Управление оптовыми закупками осуществляется на основе следующих принципов:

- Основой оптовых закупок товаров является спрос потребителей. Закупка товаров без учета спроса потребителей приводит к замедлению товарообоорачиваемости, увеличению издержек обращения на их доведение до конечных потребителей, и в итоге, к ухудшению финансового состояния предприятия.

- Объем и ассортимент товаров, подлежащих закупкам, должны отвечать объему, ассортименту и динамике потребления с учетом необходимости нормализации товарных запасов.

- Оптовые закупки товаров должны обеспечивать нормальные условия для регулирования товароснабжения розничной торговой сети в оптимальном для нее режиме.

- Оптовые закупки должны осуществляться с ориентацией на постоянное обновление ассортимента с учетом новейших достижений науки и техники и развития человеческих потребностей.

Основные цели деятельности в области организации и управления закупками:

1. Оптимальные сроки поставки материальных ресурсов, готовой продукции и предоставления услуг. Опоздание в закупках может сорвать производственный график, что повлечет за собой большие накладные расходы, а закупленные ранее намеченного срока материалы ложатся дополнительным бременем на оборотные фонды и складские помещения предприятия. Например, авиакомпания не сможет перевозить пассажиров, если вовремя не будет обеспечена топливом, но хранить лишние тонны горючего также невыгодно для компании.

2. Оптимальный размер партии поставки, т.е. соблюдение точного соответствия между объемом поставок и потребностями в них. Избыток или недостаточный объем поставляемой продукции негативно влияет на баланс оборотных фондов и устойчивость выпуска продукции и, кроме того, может вызвать дополнительные расходы при восстановлении оптимального баланса.

3. Поддержание и повышение качества. Продукция, материалы или услуги должны поставляться необходимого уровня качества, иначе конечный продукт не будет соответствовать принятым стандартам, что приведет к росту логистических издержек. Затраты на доведение качества до стандартного уровня могут быть весьма значительными. Необходимо постоянно повышать качество снабжения и обеспечивать конкурентоспособность товаров и услуг на мировом уровне, что требует внимания к качеству закупаемых материалов.

4. Поиск и закупка товаров и услуг по минимальным ценам. Эта задача особенно актуальна для российских предприятий, так как закупочная деятельность требует большого объема оборотных средств, а, как показывает опыт, нехватка именно оборотных средств является одной из главных проблем российского бизнеса. Прибыль, полученная благодаря закупкам по более низким ценам или за счет снижения общих логистических затрат, может быть очень весомой.

5. Поиск компетентных поставщиков и развитие отношений с ними. Успех закупок отдела в конечном итоге определяет надежность поставщиков. Деятельность поставщика оказывает большое влияние на производительность, качество и конкурентоспособность компании–покупателя, чем это представляет большинство менеджеров. Работник, отвечающий за выбор поставщика, должен проводить тщательный поиск и анализ возможных поставщиков, причем анализ желательно проводить по нескольким критериям, например, по качеству предлагаемой продукции, возможности своевременной доставки, цене, сервису и т.д. Также важным критерием является оценка риска при осуществлении закупок.

6. Повышение конкурентоспособности компании. Основные задачи исследования рынка закупок заключаются в регулярном сборе и оценке информации в целях определения емкости рынка и создания предпосылок для оптимизации закупок. Толчком к проведению исследования может стать интерес к определению размеров затрат, изменений в собственной программе дистрибьюции, внедрению достижений технического прогресса, повышению доли фирмы на рынке, конкуренции, надежности поставщиков, объему предложения в будущем и т.д.

Закупочная деятельность включает комплекс операций:

® отбор, обработку и анализ информации, необходимой для обоснования коммерческих решений по оптовым закупкам;

® определение потребности в товарах, формирование потребительского заказа, конкурентоспособного ассортимента, управление им (обоснование объема и структуры закупок);

® выявление и изучение источников закупки, выбор поставщиков и каналов продвижения товара;

® установление хозяйственных связей с поставщиками товаров;

® контроль исполнения договоров поставки товаров.

Этот процесс можно разделить на преддоговорные, собственно закупочные и заключительные коммерческие операции.

К преддоговорным операциям относятся: изучение рынка, спроса населения, анализ сложившейся системы хозяйственных связей, источников поступления и поставщиков, отбор нужной информации, обоснование потребности в товарах и определение источников финансирования закупок, разработка проектов договоров.

Собственно закупочными операциями являются следующие: заключение договоров и разовых сделок на поставку товаров, согласование и уточнение ассортимента товаров, составление и представление всех необходимых к договору документов, своевременные расчеты за закупленный товар.

Заключительные операции по закупкам включают: учет и контроль за ходом выполнения договоров поставки; исковую работу, включающую оформление и предъявление штрафных санкций за нарушение условий договора, управление товарными ресурсами, закупленными предприятиями.

Правильная организация оптовых закупок должна способствовать укреплению финансового положения предприятия, и, наоборот, ошибки в этой работе приводят к убыткам, а иногда и к банкротству.

Планирование оптовых закупок товаров рассматривается в стратегическом и тактическом аспекте.

Целью стратегического планирования оптовых закупок товаров является создание и поддержание стратегического соответствия между целями деятельности предприятия в перспективе в области закупочной деятельности и его возможностями, что предусматривает разработку и реализацию соответствующих стратегий.

Целью тактического планирования оптовых закупок товаров является правильная их организация и усиление личной ответственности коммерческого работника за выполнение плановых задач.

Исходным этапом планирования является определение потребности в оптовых закупках товаров, то есть составление плана поступления товаров на предприятие. Он разрабатывается по каждой товарной группе на плановый период на основе балансовой модели (1):

П = Р + Зк – Зн (1)

где, П – план поступления товаров;

Р – план реализации товаров;

Зк – норматив запасов на конец планового периода;

Зн – ожидаемые запасы на начало планового периода.

Результаты оформляются в виде таблицы 4.1.

Таблица 4.1 – План поступления товаров на предприятие

Наиболее сложной задачей во время разработки плана поступления товаров является определение плана продаж товара. Основой для его определения на предприятиях оптовой торговли служат заказы розничных предприятий и других потребителей зоны их деятельности, заключенные с ними договоры на поставку товаров.

Для прогнозирования спроса населения используются следующие методы:

- метод экстраполяции рядов динамики;

- нормативный метод;

- прогнозирование спроса с использованием коэффициента эластичности;

- метод экономико-математического моделирования;

- метод экспертных оценок.

Экстраполяция – нахождение уровня ряда за его пределами, в будущем на основе текущей тенденции. Выбор метода экстраполяции динамического ряда зависит от его особенностей:

1) Расчет прогноза по средней уровня ряда. Если ряд динамики, отображающий реализованный спрос, на протяжении определенного периода характеризуется стабильностью, то прогноз на ближайшее время можно осуществлять на основе средней арифметической.

Для товаров, спрос на которые не имеет стойкую тенденцию к увеличению или снижению, развитие ряда динамики можно прогнозировать по средним темпам роста или спада (2):

(2)

где, - средний темп роста (спада);

у – показатели ряда;

п – число показателей в динамическом ряду.

Тем не менее, фактическая продажа может несколько отличаться от прогноза.

Возможную среднюю ошибку прогноза рассчитывают по формуле (3):

(3)

где, - средняя ошибка прогноза;

- дисперсия.

В свою очередь дисперсия (в данном случае простая) рассчитывается по формуле (4):

(4)

2) Прогнозирование по средним темпам роста (спада)используется, когда ряду динамики присуща стойкая тенденция к повышению или снижению. В этом случае считается, что каждый следующий член динамического ряда равняется предыдущему, умноженному на средний коэффициент темпов роста (спада) .

Коэффициент рассчитывается по формуле (5):

(5)

Затем на основе этого коэффициента можно рассчитать прогноз по формуле (6):

(6)

где, - начальный показатель ряда;

- конечный показатель ряда;

- прогнозный показатель;

k - число прогнозируемых интервалов.

Нормативный метод прогнозирования спроса основан на использовании физиологических норм потребления основных пищевых продуктов, перспективных норм рационального потребления непродтоваров и т.п.

Прогноз среднедушевого потребления Ук на какой-либо год, предшествующий году достижения перспективной нормы рационального потребления, можно рассчитать на основе интерполяции (определение показателей, отсутствующих в динамическом ряду явлений на основе установленной взаимозависимости членов ряда) по формуле (7):

(7)

где, Уф – фактическое потребление товара на год k;

Уп – перспективная норма потребления товара;

k/п – количество лет, на которые прогноз опережает фактические данные.

Прогнозирование спроса с использованием коэффициента эластичности.

Мера реакции одной величины на изменение другой называется эластичностью (Ed), которая математически может быть выражена в форме коэффициента, рассчитываемого по формуле 8:

(8)

где, - процентное изменение количества;

- процентное изменение цены.

На втором этапе составляется план оптовых закупок товаров. Если план поступления товаров призван определить, какие товары и в каком количестве необходимо закупить, то план закупок может содержать указания относительно источников этих закупок, сроков их осуществления и ответственных за их проведение. Данный план составляется по форме, приведенной в таблице 4.2.

Таблица 4.2 – План оптовых закупок товаров предприятием

План поступления товаров на предприятие и план оптовых закупок обязательно утверждаются руководителем предприятия или начальником подразделения, ответственного за закупочно-реализационную работу на предприятии (например, начальником коммерческого отдела).

Эффективность закупочной работы прямо зависит от правильного выбора источников оптовых закупок и конкретных поставщиков товара.

Источниками поступления потребительских товаров являются:

- промышленные и сельскохозяйственные предприятия, местная промышленность, индивидуальные производства;

- оптово-посреднические структуры;

- оптовые и оптово-розничные склады;

- поставки от зарубежных фирм и компаний.

Оптовые закупки товаров могут осуществляться на основе регулируемого распределения товаров (выделенного для закуп­ки объема), в порядке свободной купли-продажи (свободно ре­ализуемые товары), государственных закупок.

К товарам регулируемого распределения относятся товары, ко­торые являются стратегически важными (нефтепродукты, бен­зин, зерно, часть продовольственных товаров), либо произво­дятся в недостаточном объеме в стране, либо являются перво­степенными для пополнения рынка товарами отечественных производителей по программе импортозамещения. При закуп­ке этих товаров объемы поставок и поставщики определяются органами, занимающимися их распределением, поэтому нет проблемы выбора поставщика, а также определены объемы за­купок по регулируемым товарам.

Свободные закупки товаров осуществляются на основе инициативы продавца и покупателя в соответствии с их договоренностью. В этом слу­чае значительно возрастает ответственность за правильный вы­бор поставщика.

Государственные закупки осуществляются в соответствии с законодательной и нормативной базой, отражающей ее специ­фику и определяющей формы и порядок их проведения.

В ДНР с октября 2016 г. для всех заказчиков, осуществляющих закупку товаров, работ и услуг за бюджетные средства на территории Донецкой Народной Республики, начала работу Единая информационная система в сфере закупок, которая создана Министерством экономического развития ДНР. Веб-портал функционирует в соответствии с требованиями действующих законодательных и нормативных документов Донецкой Народной Республики и является единственным официальным государственным источником информации в сети интернет, на котором размещаются объявления о запланированных закупках и результатах закупок за государственные средства.

Электронная торговая площадка ДНР (ЭТП ДНР)— Интернет-ресурс, предназначенный для автоматизации деятельности, касающейся размещения заявок и предложений на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг поставщиками и производителями для нужд заказчиков закупок за бюджетные средства, предприятий государственной и коммунальной форм собственности, юридических лиц иных форм собственности.

Выбор поставщика является составной частью планирова­ния оптовых закупок и осуществляется после составления плана поступления товаров на предприятие. Составляется список возможных поставщиков каждого вида товаров, количество которых зависит от необходимого объема партий товаров и конъюнктуры рынка.

Когда поставщиков немного (2-3), критериями выбора наиболее привлекательного из них служат: сравнительные производственные возможности, цены на закупаемые товары, надежность поставщиков. Из числа имеющихся на рынке выбирается поставщик, который больше всех отвечает перечисленным критериям. При всех равных условиях преимущество отдается местным поставщикам.

Когда поставщиков много, выбор целесообразно осуществлять в два этапа.

На первом этапе осуществляется предварительный отбор (таблица 4.3).

Таблица 4.3 – Критерии предварительного отбора поставщиков

На втором этапе используется расширенный перечень критериев отбора поставщиков (таблица 4.4).

Таблица 4.4 - Критерии окончательного выбора поставщика

При заполнении таблиц используется метод экспертных оценок, то есть по каждому критерию для определенного поставщика проставляются баллы от 1 до 5, где 5 баллов свидетельствуют о максимальном преимуществе поставщика.

Предпочтение должно отдаваться тем поставщикам, которые имеют наибольшее среднее значение оценки.

Более детальный выбор поставщика может быть осуществлен во время его посещения. При этом особое внимание следует обратить на выяснение следующих вопросов:

- качество товаров (отвечает ли качество товаров спросу потребителей);

- возможные финансовые льготы;

- возможности централизованной доставки товаров.

Под прямыми договорными связями понимают непосредственные коммерческие отношения между предприятиями-производителями товаров и услуг и их потребителями (розничными торговыми предприятиями, предприятиями общественного питания и т.п.).

Установление прямых связей во время закупок товаров означает отказ от посреднических структур, что содействует ускорению процесса товародвижения, уменьшению затрат на его осуществление, более эффективному взаимодействию между спросом и предложением.

Прямые договорные связи предприятий торговли с продуцентами являются наиболее рациональными (а иногда и единственно возможными по скоропортящимся товарам) для поставок товаров простого ассортимента, не требующим соответствующей подсортировки на оптовых базах.

Возможность установления прямых коммерческих связей определяется для каждой товарной группы (товара) по показателю минимального товарооборота ( ), позволяющего закупать товары на основе прямых связей и рассчитываемого по формуле (9):

(9)

где, Nі – минимальная норма отгрузки товара, поставляемого і-м предприятием-поставщиком;

Тi – минимально допустимая частота завоза товара в разах от і-го поставщика.

Принятие решения о налаживании прямых связей при выборе из нескольких поставщиков-продуцентов возможно при условии сохранения неравенства (10):

(10)

где, Оі – объем поставки товара от і-го поставщика.

Важное значение для обеспечения эффективности закупок имеет достижение точки безубыточности закупок.

Точка безубыточности закупок – такой объем закупок товаров у і-го поставщика, при котором сумма валового дохода от реализации этих товаров покрывает сумму текущих затрат (11):

ОБЗі = ИОпост / [Р(ВД) – Р(ИОперем)] (11)

где, ОБЗі – минимальный (безубыточный) объем закупок товаров у і-го поставщика;

ИОпост – издержки обращения постоянные;

Р(ВД) – уровень валовых доходов во время реализации этих товаров;

Р(ВД) = ВД / Оі * 100, де Оі – объем закупок товаров у і-го поставщика;

Р(ИОперем) – уровень переменных издержек обращения;

Р(ИОперем)= ИОперем / Оі * 100.

Конечное решение о налаживании прямых связей принимается в том случае, если объем закупок от і-го поставщика будет обеспечивать точку безубыточности закупок.

Товарообменные операции – это операции, в рамках которых предполагаются встречные обязательства продавца закупить у покупателей товары на часть (частично сбалансированный обмен) или полную (сбалансированный обмен) стоимость товаров, поставляемых покупателю. При частичной балансировке разница покрывается деньгами.

По экономической природе товарообменные операции делят на:

ü операции натурального обмена (бартерные сделки);

ü операции в рамках промышленного сотрудничества (компенсационные сделки);

ü сделки с давальческим сырьем.

Бартерные сделки и сделки с давальческим сырьем широко применяются на внутреннем рынке, а компенсационные соглашения больше распространены в международной торговле.

Бартерные сделки включают обмен товаров определенной стоимости на другие товары равной стоимости без денежной доплаты. Пропорции обмена при этом определяются с учетом соотношения цен на товары, подлежащие обмену, на мировом рынке (или средних отечественных), качества продукции и условий поставки.

Характерной особенностью бартерных операций является оформление одного контракта, в котором фиксируются натуральные объемы обмениваемых товаров по сбалансированным ценам.

Объектами этих операций являются ограниченные наборы однородных товаров, преимущественно сырьевого происхождения, что практически исключает возможность маневрирования товарными ресурсами (рисунок 1). В связи с этим бартер в чистом виде менее всего распространен во встречной торговле.

Компенсационные сделки – это соглашения встречной торговли, предусматривающие оплату поставленной продукции, машин, оборудования, а также предоставленных услуг путем последующих встречных поставок готовых товаров и предоставления услуг, произведенных с использованием прежде полученной продукции (рисунок 2).

Компенсационные сделки используются в тех случаях, когда контрагенты не владеют необходимыми платежными средствами. В соответствии с компенсационным соглашением каждая сторона готовит два списка товаров, являющихся его неотъемлемой частью: в одном – номенклатура товаров, которые сторона хотела бы получить, во втором – номенклатура товаров для продажи.

Специфика данного соглашения состоит в том, что в случае невозможности выполнения одной из сторон поставки обусловленных в соглашении товаров, она может открыть счет в банке своей страны в пользу контрагента, который может полученную сумму использовать только в стране должника, то есть осуществляются взаимные расчеты в форме клиринга (система безналичных расчетов за товары, услуги, различные виды ценных бумаг, базирующаяся на взаимозачете требований и обязательств сторон).

Сделки с давальческим сырьем носят компенсационный характер (рисунок 7) и касаются сырьевых товаров.

Сделка состоит в передаче одной стороной сырья для переработки на имеющихся свободных мощностях второй стороны и получении определенного объема полуфабрикатов или готовой продукции из этого сырья. Часть продукции остается второй стороне как компенсация за переработку