Составление бюджета и контроль финансовой деятельности. Безопасность баз данных

Составление бюджета должно быть неотъемлемой частью годового планирования. Поскольку гидрологическая служба определяет предполагаемую программу своих целей и деятельности, необходимо определить связанные с этим расходы и, через итерационный процесс, пересмотреть предложенную программу так, чтобы ее расходы соответствовали вероятным доходам.

Также желательно привлечь работников оперативного персонала как к ежегодному планированию, так и к формированию бюджета. Им предстоит, в конце концов, работать с бюджетом и оставаться в его рамках.

Как правило, процедуры составления бюджета и календарного плана гидрологических служб, являющихся полугосударственными или государственными организациями, строго расписаны. Поэтому ежегодный процесс планирования должен быть распределен по времени. От гидрологической службы, вероятно, потребуется представлять свой бюджет в установленном формате головной организации в соответствии с заданными статьями затрат в плане бухгалтерских счетов.

Руководителям службы необходимо будет принять необходимые меры, чтобы внутренний процесс подготовки бюджета обеспечивал конечный результат, который может быть легко преобразован в требующийся формат, но они могут предпочесть использовать формат, который более соответствует производственной деятельности службы или является более простым в использовании.

Завершенный бюджет должен быть важнейшим компонентом годового плана и средством мониторинга эффективности работы по отношению к плану.

Управление материальными ресурсами. Говоря простым языком, задача управления материальными ресурсами состоит в том, чтобы гарантировать, что ценность ресурсов организации поддерживается, и поэтому организация продолжает оставаться действующим предприятием, которое имеет достаточные ресурсы для занятия производственной деятельностью.

Таким образом, управление ресурсами имеет существенное значение для всех руководителей гидрологической службы и ее персонала. Управление ресурсами в основном включает их приобретение, замену, сохранение, защиту и распоряжение ими.

Безопасность баз данных. Самым важным ресурсом гидрологической службы является ее база данных. Средства защиты этого ресурса будут зависеть от носителей данных, которые используются, но нет сомнений, что директор службы должен обеспечить защиту.

В ряде стран проекты восстановления данных были необходимы для консолидации всех данных: первоначальные отчеты, обычно представленные на бумаге, размещают в безопасном месте и преобразовывают их в электронный формат, которым легче управлять на долговременной основе. Такие проекты замечательны, хотя необходимость в них, возможно, должна возникать только при обстоятельствах, абсолютно не управляемых гидрологической службой. У директора, который позволяет основному ресурсу своей службы деградировать, оправданий немного.

Бумажные носители, например записи наблюдателей, ленты самописцев и перфорированные ленты, являются неоценимыми, поскольку они обычно обеспечивают первоначальную отчетность, с которой нужно сверяться, если возникают вопросы о достоверности данных или по каким-либо причинам требуется повторная обработка данных.

Они должны быть сохранены таким способом, чтобы подвергаться наименьшему ущербу от насекомых, воды, гнили, солнечного света, огня, землетрясения или простой потери. Первоначальные отчеты должны быть под ответственностью единого учреждения; однако, если такая схема невозможна, подобным образом один сотрудник в каждом учреждении, в котором хранятся отчеты, должен нести за них ответственность.

В любом случае местонахождение подлинников документов должно тщательно отслеживаться, например, когда их передают для повторной обработки. В случае, когда гидрологическая служба не имеет средств или опыта для архивирования данных на бумажных носителях, в этом деле смогут помочь государственный архив, музей или библиотека.

Поскольку бумажные носители подвержены ухудшению состояния, с них должны быть сделаны копии. Обычно делают микрофильм или микрофиши, но устаревание этой технологии создает трудности для будущего. Система электронного хранения отсканированных изображений — в наши дни экономичная альтернатива, использующая компакт-диски или другие носители высокой плотности записи информации. В этом случае технологическое устаревание — возможно, еще большая проблема, чем микрофильм; таким образом, гидрологическая служба будет нуждаться в регулярном перемещении электронных архивов на носители информации следующих поколений.

Безопасное долговременное хранение оригиналов и обработанных записей в электронной форме, например поступающей телеметрической информации от дистанционных измерительных приборов или всей компьютерной базы данных, требует процедур, которые не так сложны, как порядок обслуживания.

Крайне необходимо делать регулярные, частые резервные копии данных, следуя строго определенным процедурам, с тем чтобы данные не были потеряны прежде, чем они достигнут архива, и также делать такие расширенные комментарии к заархивированным данным, чтобы последующие пользователи смогли понять любые изменения, которые были внесены.