Работа с конфиденциальными документами

К служебным документам конфиденциального характера от­носятся документы, содержащие информацию закрытого харак­тера.

Перечень сведений конфиденциального характера определен Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188. Указ к числу сведений конфиденциального характера относит, в частности, сведения, составляющие служебную и коммерческую тайну.

Под служебной (коммерческой) тайной, согласно Гражданс­кому кодексу РФ (ст. 139), следует понимать организационную, финансово-экономическую, научно-техническую и иную используемую в организации информацию, обладающую реальной или потенциальной ценностью для сторонних лиц, заинтересованных в ее получении по экономическим и иным соображениям, но не имеющих законных оснований для сво­бодного ознакомления с нею.

Работа по обеспечению сохранности конфиденциальных до­кументов, как правило, на малых предприятиях организуется секретарем-референтом, на средних и крупных — начальником канцелярии.

Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя: разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенные к КТ; ограничение доступа к носителям информации, содержащим КТ; ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих КТ; использование организационных, технических Щ иных средств защиты КТ; осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны КТ.

Допуск работника к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Работодатель имеет право отказать в приеме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны. Все сотрудники фирмы должны при поступлении на работу подписать трудовой договор или обязательство о неразглашении коммерческой тайны. В этих документах должны быть отражены следующие обязательства работника: не разглашать сведения, составляющие КТ, которые будут доверены или станут известны при исполнении служебных обязанностей, в том числе в течение двух лет после его увольнения, если иной срок не определен трудовым договором; соблюдать доведенные до сведения работника требования по защите КТ; не использовать сведения, составляющие КТ, без согласия ее владельца; не иметь никаких обязательств перед другими лицами и предприятиями.

Обязательство составляется в одном экземпляре и хранится в специальном или личном деле работника не менее 5 лет после его увольнения.

Руководителями предприятий (организаций) издается специальный приказ о «Перечня сведений, составляющих КТ предприятия» и мерах по охране этих сведений. Сотрудники предприятия под расписку знакомятся с приказом.

Приказом руководителя организации назначается должностное лицо, ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения.

Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальные сведения, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.

Для сохранения коммерческой тайны (КТ) в организации приказам руководителя назначается ответственное лицо. Это лицо несет персональную ответственность за утерю документов или утечку информации из них.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра:

Конфиденциально или Коммерческая тайна

Экз. № 1 Экз. № 1

Такие грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно. В тексте документа также может быть оговорена конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и т.п.

На документе с грифом «КТ» указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «подпись» и «отметка об исполнителе»). Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на экземпляре, который подшивается в дело. На обороте листа документа, имеющего гриф, руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом.

Печатание документов с грифом «КТ» производится цен­трализованно, в специально отведенном помещении (рабо­чем месте), исключающем доступ посторонних лиц. Отпе­чатанные и подписанные документы передаются для реги­страции должностному лицу, ответственному за их учет.

Черновики, файлы, варианты документа уничтожают­ся этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: «Черновик (или файл) унич­тожен. Подпись. Дата».

Документы с грифом «КТ» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместители могут разрешить сотрудникам вынос та­ких документов из здания для согласования, подписания и т.п. с принятием необходимых мер предосторожности*.

На предприятии должен быть принят строгий поря­док размножения документов с грифом «КТ». Они долж­ны копироваться с разрешения руководства предприятия в специально выделенном помещении.

По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы: проверяет наличие всех документов с грифом «КТ»; отбирает документы с грифом «КТ» для архивного хранения; отбирает документы с грифом «КТ» для уничтожения.

В случае установления факта утраты документов с гри­фом «КТ» немедленно ставится в известность руководи­тель предприятия, служба безопасности и принимаются все меры к розыску документа. Для расследования факта утраты документа руководителем предприятия назначает­ся комиссия. На утерянные документы после того, как розыск их не принес положительных результатов, составляется акт. В «Журнал регистрации документов с грифом "КТ"» вно­сятся соответствующие отметки об утрате.

При увольнении сотрудника, ответственного за доку­менты с грифом «КТ», производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приема-передачи этих документов утвержда­ется руководителем предприятия или его заместителем.

При прекращении трудовых отношений с предприяти­ем, на котором сотрудник был допущен к КТ, обязатель­ства о неразглашении конфиденциальных сведений дей­ствуют в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым контрактом.

При передаче дел в архив на документы с грифом «КТ» составляется отдельная опись. Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в по­мещениях, исключающих несанкционированный доступ.

На документы с грифом «КТ», отобранные к уничто­жению, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.