Номенклатура дел организации

Для обеспечения правильного формирования и учета дел в организации должна составляться номенклатура дел.

Номенклатура дел — это систематизированный перечень за­головков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме технической документации и печатных изданий. При составле­нии номенклатуры дел необходимо учитывать требования к но­менклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения, управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указа­нием сроков хранения. Номенклатура дел организации раз­рабатывается специалистом, отвечающим за работу с докумен­тами, утверждается руководителем организации и, вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел составляется по установленной форме (приложения) и включает реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, номер, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, под­пись, гриф согласования (одобрения).

Содержательная часть номенклатуры дел представляет со­бой таблицу из 5 граф: индексы (номера) дел, заголовки дел, количество дел (томов, частей), срок хранения и номер статьи по перечню, примечания.

В графе 1 таблицы номенклатуры дел указывается делопроиз­водственный индекс дела, который должен включать: индекс структурного подразделения организации по класси­фикатору подразделений или индекс направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений); порядковый номер дела внутри данного структурного под­разделения или направления деятельности.

В графе 2 располагаются в определенной последовательнос­ти заголовки дел. Заголовки дел группируются по разделам (под­разделам) номенклатуры дел. Названиями разделов номенкла­туры дел являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности организации.

Порядок расположения заголовков внутри разделов и под­разделов определяется важностью документов, входящих в дело. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организа­ционно-распорядительную документацию, далее — заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, затем ос­тальные заголовки дел в порядке убывания сроков хранения документов.

При составлении заголовков дел следует учитывать, что: заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле; заголовок должен быть кратким, четко сформулированным; заголовки типа «Общая переписка», «Разные докумен­ты», «Справочные материалы» и т.п., т.е. неконкретные, не показывающие, какие именно документы подшиты в дело, не допускаются.

Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.

Состав заголовка дела образуют следующие элементы: наименование вида (переписка и т.п.) или разно­видности документов (приказы и т.д.); наименование организации или ее структурного подразде­ления; адресат или корреспондент; краткое содержание документов дела; название территории (местности), с которой связано со­держание документов дела; даты (период), к которым относятся документы дела; указание на копийность документов дела.

Наименование вида заводимого дела или разновидности со­держащихся в нем документов указывается в начале заголовка, а олово «Копии» — в конце заголовка, например:

Приказы директора организации по основной деятельности за 2000 г. Копии.

В заголовках дел, предназначенных для группировки доку­ментов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе, например: Протоколы заседаний аттестационной комиссии за 2000 г.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется, например: Переписка с Бизнес-Банком по вопросам бухгалтерского уче­та, отчетности и финансовой деятельности.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название, например: Переписка с заказчиками об отказе от оплаты счетов пред­приятия.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную доку­ментацию, указывается период времени (месяц, квартал, год), на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор, например:

Годовой план предприятия «Контакт» по капитальным вло­жениям на 2000 г.

В наименованиях дел, содержащих организационно-распо­рядительные документы, указываются вид документа и автор, например: Приказы директора организации по личному составу за 2000 г.

В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроиз­водственных операций, в качестве вида дела употребляется тер­мин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле, например:

Документы о приеме, сдаче и списании имущества и мате­риалов (акты, описи, ведомости).

Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел сле­дующего года с тем же индексом.

В номенклатуру дел организации также включаются спра­вочные картотеки, журналы учета документов.

Графа 3 «Количество дел» заполняется по окончании ка­лендарного года, когда дела за прошедший год полностью сфор­мированы и известен их объем (количество листов в деле)1.

В графе 4 «Срок хранения и номер статьи по перечню» ука­зываются срок хранения дела и номер статьи со ссылкой на государственные или отраслевые перечни типовых документов со сроками хранения или на типовые и примерные номенклату­ры дел, разрабатываемые по отдельным направлениям деятель­ности.

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки: о незаведе­нии дел («Дело не заведено»), о переходящих делах, об уничто­жении дел, о месте хранения подлинников, об изъятии дел, об утрате дел и т.п. Здесь же даются названия перечней, из кото­рых взяты сроки хранения документов.

При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года в организации.

По окончании календарного года к номенклатуре дел состав­ляется итоговая запись о количестве заведенных дел по различ­ным категориям: постоянного и временного сроков хранения (см. приложение № 35). Но каждой категории дел подсчитывается также количество незаконченных в прошедшем календарном году дел (переходящих) и количество дел с отметкой «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия).

Отметка «ЭПК» проставляется рядом со сроком хранения тех дел, для которых срок хранения не установлен окончательно. По истечении предварительного срока хранения (например, 5 л. ЭПК) вопрос о дальнейшем хранении данного дела решается с участи­ем экспертно-проверочной комиссии архивных органов.

Формирование дел

При формировании документов в дела используются следую­щие основные признакизаведения дел: номинальный; предметно-вопросный; авторский; корреспондентский; географический; хронологический.

Основанием для группировки документов по номинальномупризнаку служит название их разновидности. Например: прика­зы, протоколы, указания, акты, справки и т.д.

При формировании документов в дела по предметно-вопрос­номупризнаку за основу берут их содержание, например: Документы по вопросам повышения качества продукции (акты, справки, рекламации, докладные записки).

Авторский признак предполагает группировку в дела до­кументов одного автора, например:

Протоколы производственных совещаний ЗАО «Контакт» за 2000 г.

Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопро­са, например:

Переписка с машиностроительными предприятиями о вза­имных расчетах за 2000 г.

Объединение в одном деле документов нескольких кор­респондентов осуществляется по географическому призна­ку. Например: Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопро­сам поставки продукции.

Группировка документов за какой-либо определенный пери­од осуществляется по хронологическому признаку, например: Квартальные отчеты об основной деятельности предприя­тия и капитальных вложениях.

Планово-отчетные документы группируются в дела по номи­нальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологичес­кому признакам.

Документы формируются в дела в соответствии с номенкла­турой дел организации. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголов­ку дела.

При формировании дол необходимо соблюдать следующие требования:

1) раздельно группируются: документы постоянного и временного сроков хранения; подлинники и копии документов; годовые, квартальные и месячные планы и отчеты; утвержденные документы и их проекты;

2) в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

3) каждый документ, помещенный в дело, должен быть офор­млен в соответствии с требованиями государственных стандар­тов и других нормативных актов (например, копия документа должна иметь отметку о заверении копий);

4) каждый подшиваемый в дело документ должен иметь от­метку об исполнении документа и направлении его в дело;

5) в дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании ка­лендарного года (например, личные дела ведутся на всем протя­жении периода работы сотрудника в организации).

6) в одно дело помещается не более 250 листов (или толщина дела должна быть не более 4 сантиметров);

7) приложения к документам, независимо от даты их утвержде­ния или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Документы в деле должны располагаться в определенном по­рядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут до­кументы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные эк­земпляры документов, документы, подлежащие возврату, дуб­лирующие документы.

Приняты определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распоряди­тельными документами, являются приложениями к ним и груп­пируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Подлинные экземпляры при­казов по основной деятельности систематизируются и подши­ваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются

и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты.

Приказы по личному составу группируются в дела в соот­ветствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному соста­ву, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют са­мостоятельное дело приложений к данным приказам.

Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, ти­тульные списки группируются отдельно от их проектов. Пла­новые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Например, план на 2000 г., составленный в 1999 г., должен быть отнесен к 2000 г., а отчет за 1999 г., составленный в 2000 г. — к 1999 г.

Перспективные планы, рассчитанные на несколько лет, фор­мируются в деле первого года, а отчеты по выполнению перс­пективных планов — в деле последнего года.

Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности, например, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, пояснительной записки и приложений к нему, располагают в таком порядке: объяс­нительная записка к отчету, затем баланс и в конце — приложения.

Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Протоколы заседаний, совещаний у руководства и др. груп­пируются по хронологии и порядку номеров. Документы, под­готовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в пос­ледовательности рассмотрения вопросов.

Переписка группируется за календарный год и система­тизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.

Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие доку­менты, отражающие основное содержание деятельности пред­приятия, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.