Требования к деловым и личным качествам секретаря

Особенность работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только работать с документами и техническими средствами, но и осуществлять многочисленные контакты с людьми: своим руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами. Секретарю приходится сталкивать­ся с большим разнообразием решаемых задач, необходимостью выполнять одновременно несколько дел. Часто неполадки в работе секретаря являются следствием его негативных деловых и личных качеств.

Деловые и личные качества при выполнении той или иной; работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. При оценке труда секретарей принято выделять следую­щие деловые качества:

Профессионализм. Это качество подразумевает владение ком­плексом профессиональных знаний, умений и навыков, преду­смотренных квалификационной характеристикой: умение печатать на пишущей машинке, работать на компьютере, стенографиро­вать, знать основы работы с документами, правила орфографии и пунктуации, работать со справочной литературой.

Ответственность. Секретарь должен быть готов принять на себя ответственность по выполнению задач, поставленных ру­ководителем, особенно в Пределах своей компетенции. Это ка­чество вырабатывается с опытом работы. Руководитель должен быть уверен в том, что секретарь может работать самостоятель­но, способен квалифицированно решать такие вопросы, как оформление и составление документов, расшифровка стено­грамм и диктограмм, организация приема посетителей, опове­щение участников совещаний, и т. п. При решении таких вопросов, как подготовка документов, в беседе с посетителями и по телефону секретарь должен исполь­зовать строго проверенную информацию. Недопустимо разгла­шать информацию, имеющую закрытый характер, а также ин­формацию, которая может нанести ущерб организации или отдельным лицам. Необходимо правильно хранить документы, не допуская свободного доступа к ним других сотрудников.

Организованность. Умение организовать свое рабочее место, рационально спланировать работу, обеспечить безусловное вы­полнение каждодневных задач. Недопустимы опоздания секретаря как на работу, так и на де­ловые встречи, совещания, заседания. Организованность и пунктуальность должны проявляться в своевременности и качества подготовки документов, представлении их руководителю.

Осведомленность. Секретарь должен хорошо ориентировать­ся в вопросах деятельности, по которым работают его руково­дитель и предприятие (фирма) в целом; быть в курсе событий, происходящих в учреждении (подразделении).

Инициативность. Секретарь должен проявлять самостоятель­ность и инициативу в решении вопросов своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя. Однако, принимая то или иное решение, секретарь должен быть уверен, что оно пойдет на пользу делу, поддержит имидж организации.

Преданность профессии. Любовь к избранной профессии, понимание ее важности, стремление к постоянному совершен­ствованию своего мастерства — необходимое условие для того, чтобы стать не просто квалифицированным исполнителем, а буквально первым помощником руководителя организации.

Кроме перечисленных важнейших деловых качеств, секрета­рю нужно воспитывать в себе и целый ряд личных качеств. Ка­кие же личные качества важно иметь секретарю? Выделим наи­более существенные из них.

Трудолюбие. Приучать себя выполнять нужную для дела рабо­ту своевременно, качественно. Трудолюбие — необходимое каче­ство секретаря, как и любого другого работника организации.

Добросовестность. Секретарь должен скрупулезно, каче­ственно и своевременно выполнить работу, которую обещал выполнить: отпечатать документ, выяснить какой-либо вопрос, навести справку. Специфика труда секретаря требует от него готовности оказать помощь другим, особенно в сложных, на­пряженных ситуациях. Нужно уметь быстро переключаться с од­ного вида работы на другой, правильно рассчитывать время, в особенности в период больших нагрузок, в дни приема посети­телей, подготовки совещаний и т. п.

У секретаря должна быть уверенность, что он сделал все от него зависящее. Не следует перекладывать на других сотрудни­ков свои обязанности с тем, чтобы избежать ответственности за невыполненную или некачественно выполненную работу.

Аккуратность. Небрежность в работе с документами, в одеж­де, в организации рабочего места создает неблагоприятное впечатление о секретаре, даже если он и обладает необходимыми деловыми качествами. Следует помнить, что «секретарь — лицо организации», а «лицом» самого секретаря являются качество выполняемой им работы, культура рабочего места, внешний вид.

Доброжелательность. В деловом общении секретарь всегда должен быть готов оказать максимальное содействие сотрудникам, посетителям, пойти в случае необходимости на некоторый личные неудобства ради дела. Любой человек, обратившийся к секретарю, должен быть уверен, что все возможное будет сделано, а отрицательный результат может быть вызван только объективными, причинами.

По роду своей работы секретарь располагает значительным, объемом информации и достаточно большими полномочиями, так как в определенных ситуациях он может действовать от имени руководителя. Недоброжелательность, нескромность секретаря могут привести к нетактичному поведению с его стороны, чванству, заносчивости.

В разговоре необходимо употреблять только вежливые фор­мы, не допускать фамильярности, обращения на «ты» и т. д. Если секретарь знает или предполагает, что подлежащая сообщению информация является для собеседника негативной, то он должен постараться изложить ее как можно более деликатно.

Среди других личных качеств, которые нужны хорошему секретарю, можно отметить и такие, как умение быстро вникать в суть дела; общительный характер, который поможет секретарю наладить правильные взаимоотношения с посетителями и со­трудниками; артистизм и чувство юмора — качества, которые помогут секретарю создать доброжелательную атмосферу в ра­боте с посетителями и сотрудниками; способность к самообу­чению, расширению своего кругозора. Многие руководители, рассматривая кандидатуры на должность секретаря, обращают внимание на такие стороны, как семейная устроенность, состояние здоровья, моральная устойчивость.

Перечисленные деловые и личные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде. Нужен повсе­дневный труд над собой, настойчивая и ответственная подготов­ка к этой престижной работе.