Требования квалификационной характеристики, предъявляемые к профессии секретаря

Профессия секретаря, секретаря-референта требует от чело­века, избравшего ее, хорошей подготовленности, широкого кру­гозора, целого комплекса деловых и личных качеств, связанных со спецификой секретарского труда.

Обязанности секретаря можно разделить на работу до доку­ментному и бездокументному обслуживанию руководителя. В работу по документному обслуживанию входит составление, оформление, редактирование корреспонденции, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и сдача документов в архив. К функциям по бездокументному обслуживанию относят­ся такие, как выполнение технических работ по обеспечению тру­да руководителя, подготовка разного рода совещаний, организа­ция приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок и т. д. Задача секретаря заключается главным об­разом в том, чтобы освободить своего руководителя от выполне­ния нетворческих, вспомогательно-технических функций.

То, что должен знать и уметь секретарь, излагается в квали­фикационной характеристике.

Квалификационная характеристика — это нормативный до­кумент, устанавливающий, требования, предъявлямые к работ­нику, иначе говоря, что он должен знать и уметь, каков должен быть уровень его подготовки.

Приведем квалификационную характеристику секретаря при руководителе (менеджере) малого предприятия:

Должностные обязанности: Выполняет технические функции по обеспе­чению и обслуживанию работы руководителя предприятия (или подразделе­ния). Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников. Организует телефон­ные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, за­писывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руко­водителя их содержание. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, опо­вещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совеща­ния, их регистрация), ведет и оформляет протоколы. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами органи­зационной техники, создает условия, способствующие его эффективной ра­боте. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устрой­ствам, печатает по указанию руководителя различные материалы. Ведет документационную работу, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с приня­тым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководи­телям подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя по личным заявлениям граждан. Организует прием посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников, формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохран­ность и в установленные сроки сдает в архив.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководя­щие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающие­ся ведения делопроизводства; руководящий состав организации и ее подраз­делений; правила эксплуатации диктофонов, магнитофонов; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифициро­ванной системы организационно-распорядительной документации; основы организации труда; законодательство о труде и охране труда Российской Федерации; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и проти­вопожарной защиты.

Требования к квалификации по разрядам оплаты. Начальное профессио­нальное образование без предъявления требований к стажу работы или сред­нее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.