Экспертиза ценности документов и составление описи дел

Подготовка документов к последующему хранению и исполь­зованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса и включает экспертизу научной и практической цен­ности документов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив организации.

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хране­ния.

Для организации и проведения экспертизы ценности доку­ментов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в про­ведении экспертизы в министерствах и ведомствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В остальных организациях создаются постоянно дей­ствующие экспертные комиссии (ЭК).

Экспертная комиссия организации создается приказом руко­водителя из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

Экспертная комиссия организации в своей работе должна руководствоваться Положением об архивном фонде Российской Федерации, требованиями ГСДОУ, приказами Федеральной ар­хивной службы России, нормативно-методическими докумен­тами, разработанными архивными органами, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков и хранения.

Члены ЭК с участием специалистов организации проверяют правильность проведенного отбора документов на хранение и уничтожение путем просмотра описей, актов и других документов. Отбор производится непосредственно персоналом дело производственной службы.

Экспертная комиссия работает в контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, которая утверждает решения ЭК.

Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Однако они также должны согласовывать свои действия с ЭПК архивного органа при выделении документов к уничтожению

Результатом работы ЭК является распределение документов на четыре группы по различным срокам хранения: постоянного хранения в государственных архивах; временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет); временного хранения (до 10 лет); подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор доку­ментов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным про­смотром дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры доку­ментов, черновики, копии документов и документы с временны­ми сроками хранения. Одновременно проводится отбор доку­ментов и дел временного (до 10 лет включительно) хранения с истекшими сроками хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составля­ются описи делпостоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения (до 10 лет включительно).

Описи делпостоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК организации и согласовываются с ведомственным архивом.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в ведомственный архив. Дела временного хранения (до 10 лет) хранятся централизованно в организации. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения могут быть уничтожены только после того как описи дел посто­янного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по лично­му составу за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив организации.

Опись дел является учетным документом и основной частью научно-справочного аппарата архива, обеспечивающей оператив­ный поиск документов. Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй — прилагается в качестве основания к протоколу заседания экс­пертной комиссии, третий — остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

На дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хра­нения и по личному составу составляются отдельные описи. Форма описи унифицирована (приложение).

Не подлежащие сдаче на государственное хранение дела с временным (до 10 лет включительно) сроком хранения по исте­чении установленного срока хранения включаются в акт о выде­лении документов к уничтожению (приложение). Не допускается уничтожение документов до полного истечения сро­ка их хранения. Для исключения преждевременного уничтоже­ния документов необходимо соблюдать следующее правило: дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором состав­лен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, закон­ченные делопроизводством и 1997 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2001 г.