Оформление дел и передача их на архивное хранение

Законченные делопроизводством дела постоянного, времен­ного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив. Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описаниедел.

Оформление дел — это подготовка дел к хранению в соответ­ствии с установленными правилами.

Оформление дел начинается с момента их заведения в дело­производстве и заканчивается в процессе подготовки к переда­че в ведомственный архив по окончании календарного года, в котором они были заведены. Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумера­ции листов, составлению заверительной надписи, составлению (в ряде случаев) внутренней описи документов, уточнению на обложке дела названия организации, делопроизводственного индекса, заголовка дела и т. д. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразде­лений.

Полное или частичное оформление дел прово­дится в зависимости от сроков храпения документов.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хране­ния подлежат полному оформлению, дела временного (до 10 лет включительно) хранения — частичному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает: перегруппировку документов дела в прямой хронологичес­кой последовательности с января по декабрь; нумерацию листов дела черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами; составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела (приложение); составление заверительной надписи дела (приложение); подшивка дела в твердую темную обложку из картона на 4 прокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно меня­ лось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, заверительные надпи­си не составлять, не проводить пересистематизацию документов в деле, располагая их в прямом (вместо обратного) хронологичес­ком порядке.

После завершения года на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения лицами, ответственными за работу с документами в структурных подразделениях, при методической помощи архива составляются описи для после­дующей передачи в архив.

Описание дела — это вынесение на его обложку всех необходи­мых для дальнейшего хранения и поиска сведений о документах дела.

Обложки дел (приложение) оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72. Надписи на обложке следует писать четко, тушью.На обложке дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения указываются: наименование организации, наиме­нование структурного подразделения, индекс дела, номер тома, заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел постоян­ного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, ко­личество листов, срок хранения дела (приложение).

В ведомственный архив вместе с делами передаются регистра­ционные карточки на документы по согласованию с архивом.

В небольших по структуре и штатной численности организа­циях, как правило, отсутствует специальное подразделение — ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт.

Взаимодействие государственных архивов с современными коммерческими структурами осуществляется на договорной ос­нове (приложение).

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Описи утверждает руководитель организаций.

Перед утверждением описи должны получить одобрение ЭК организации, а описи на дела постоянного хранения и дела по личному составу должны быть согласованы (утверждены) ЭПК архивной организации.

Годовые разделы описей дел, предназначенные для передачи в государственный архив, печатаются в четырех экземплярах. Описи дел, остающиеся в архиве организации, печатаются в двух экземплярах.

В архив организации передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу через год после завершения работы с ними в структурных под­разделениях. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства организаций (учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых лет и т. д.).

Документы, как уже говорилось, принимают в архив после проведения экспертизы ценности и оформления дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) по описям, одобренным экспертной комиссией организации. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) принимают по номенклатурам дел. Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих да во временное пользование.

Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки на сдаваемые документы для пополнения ими справочного аппарата архива.

До передачи в государственные архивы документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архивах организаций и предприятий в течение сроков, установленных Главархивом России. По истечении установленных сроков (от 5 до 7,5 лет) документы, подлежащие государственному хранению, передаются по акту из архивов организаций и предприятий в государственные архивы. Организация может сократить срок хранения документов в своем ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях: прекращения деятельности, нестабильнос­ти деятельности, отсутствий условий для хранения документов, желания самой организации.