Автоматизация и компьютеризация делопроизводства

Сумма всех достижений информационных технологий привела к возникновению корпоративных систем доку­ментооборота. Для создания такой системы необходимо, чтобы сотрудники фирмы имели доступ к компьютерам, оснащенным средствами электронных коммуникаций и специальным программным обеспечением. Корпоратив­ная система документооборота позволяет делать с доку­ментами все то, что с ними делают в любой системе делопроизводства и документооборота, и дополнительно включает в себя принципиально новые возможности, до­ступные только компьютерам.

В такой системе документооборота можно поставить на документ электронную подпись, ограничить доступ к документу, направить его определенным сотрудникам в определенном порядке, в любой момент установить, где и в какой стадии отработки находится документ, и просмотреть связанные с документом заметки своих сотрудников. Можно создать типовой документ (входящий или исходящий) и описать порядок его обработки и права участников такого процесса, которые будут автоматически выдерживаться строго и точно. Документом в таких системах становится не только собственно документ, таблица, диаграмма, но и любое изображение (статическое или динамическое), звукозапись и вообще все, что способен обработать компьютер.

Корпоративная система документооборота нечувствительна к расстояниям и позволяет в рамках единой системы по единым правилам работать во всех филиалах фирмы. Причем работа будет выполняться в режиме реального времени.

Бесспорным лидером на рынке программного обеспечения корпоративных систем документооборота является система Lotus Notes и широкий спектр систем и программных продуктов, построенных на характерных для нее решениях.

Общие требования к системе электронного документооборота:

Масштабируемость. Система электронного докумен­тооборота должна поддерживать как пять, так и пять тысяч пользователей.

Распределенность. Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем докумен­тооборота должна поддерживать взаимодействие распре­деленных площадок.

Модульность. Система документооборо­та должна состоять из отдельных модулей, интегриро­ванных между собой.

Открытость. Система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем. На­пример, иногда необходимо интегрировать систему с при­кладной бухгалтерской программой. Тогда система доку­ментооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.

Жизненный цикл документа состоит из двух основных стадий:

1. Стадия разработки документа включает: собственно разработку содержания документа; оформление документа; утверждение документа. В том случае, если документ находится на стадии разработки, он считается неопубликованным, и права на документ определяются правами доступа конкретного пользователя.

2. Стадия опубликованного документа включает: активный доступ; архивный документ; уничтожение документа. Когда документ переходит на вторую стадию, он считается опубликованным, тогда права на документ остаются только одни — доступ на чтение.