Анализ запросов и требований потребителей.

Этот этап предполагает тщательное изучение номенклатуры материалов и товаров, подлежащих закупу. Сотрудники соответствующих функциональных подразделений предприятия подготавливают и подают в отдел закупок заявки на приобретение необходимых материалов или товаров. Заявки содержат информацию о том, какие материалы или товары и какое их количество требуется предприятию, в каком периоде они должны быть получены. Устанавливаются требования к ассортименту, весу, размерам, маркам, моделям, упаковке материалов или товаров. Разрабатываются и составляются спецификации на закупку продукции. При этом следует отметить, что служба закупок (снабжения) не имеет права заменять материалы, указанные в заявках на другие. Работники отдела должны анализировать поступающие заявки и предлагать варианты приобретения материалов, которые могут привести к уменьшению стоимости заказа, однако окончательное решение об его изменении принимает заказчик (потребитель).

На этом же этапе производственное предприятие принимает решение «делать или покупать», т. е. решается вопрос: не выгоднее ли самой фирме производить определенные виды комплектующих изделий и деталей, чем покупать их у других. Для принятия окончательного решения по этому вопросу обычно оцениваются соответствующие затраты и достижимый уровень качества изготовленных изделий.

Затраты на закупку определяются стоимостью приобретённых материалов. Необходимо также учесть затраты на заказ, транспортировку, страховку и упаковку, складирование, переработку, сортировку, на оплату труда персонала, связанного с закупками. Затраты на производство состоят из стоимости сырья, электроэнергии, рабочей силы, хранения и накладных расходов.

Сравнив затраты на собственное производство по каждому материалу (детали, изделию) с затратами на закупку, можно принять соответствующее решение. При этом надо учесть, что самостоятельное производство комплектующих, с одной стороны, снижает зависимость предприятия от поставщика и от колебаний рыночной конъюнктуры, с другой стороны, производитель, который специализируется на выпуске тех или иных комплектующих изделий, может обеспечить более высокое их качество и более низкую себестоимость. Чем выше надежность поставок, тем меньше риск, обусловленный ростом зависимости.

Решение против закупок в пользу собственного производства принимается в том случае, если:

- потребность в комплектующих изделиях стабильна и достаточно велика;

- комплектующее изделие может быть изготовлено на имеющемся оборудовании.

- имеются кадры соответствующей квалификации.

Служба закупок должна осуществлять координацию и системную взаимосвязь закупок с производством, сбытом и складированием – в этом состоит новизна логистического подхода.