III этап – Анализ выступления.
Этапы публичного выступления представлены на рисунке 2.3.
Основная содержательная наполненность всех этапов подготовки и проведения публичного выступления следующая:
I. Подготовка к выступлениювключает предварительную работу над выступлением. Она состоит из следующих стадий:
1. Продумывание и выбор темызаключается в определении главного тезиса или идеи выступления. Идея доклада является связующим звеном для отдельных положений делового выступления. Кроме того, выступлению важно найти четкое название, которое должно отвечать двум требованиям: отражать его суть, т.е. в лаконичной форме выражать основную идею выступления, и носить рекламный характер: привлекать внимание, затрагивать интерес тех, для кого оно предназначено.
| Подготовка к выступлению | ||
| 1. Продумывание и выбор темы. 2. Изучение состава аудитории. 3. Составление плана выступления. 4. Сбор и обработка материала. 5. Текстовое письменное оформление выступления. 6. Репетиция доклада. | ||
| ||
| Выступление | ||
| 1. Темп и ритм изложения. 2. .Выразительность интонации речи. 3. Тезисность выступления. 4. Стилистические формы. | ||
| ||
| Анализ выступления | ||
Рис. 2.3. Этапы публичного выступления.
2. Изучение состава аудиториизаключается в сборе информации о социальном составе слушателей, их осведомленности в рассматриваемом вопросе, чем можно заинтересовать аудиторию, как выступление соотносится с проблемами слушателей.
3. Составление плана выступленияпредполагает разработку перечня вопросов, подлежащих рассмотрению. Существуют простые и сложные планы выступлений. На подготовительном этапе более удобен сложный план, включающий основные разделы выступления, а также пункты и подпункты, на которые разбиваются основные разделы. Все пункты плана должны обеспечить раскрытие вопроса в соответствии с заложенной идеей выступления.
4. Сбор и обработка материалаосуществляется в соответствии с предварительно разработанным планом, но при этом приводит к определенной корректировке и окончательной редакции составленного плана. Собранный и обработанный материал позволяет перейти к следующей стадии. Специалисты утверждают, что для хорошего выступления на одну минуту доклада требуется 20 минут подготовки.
5. Текстовое письменное оформление выступления,которое может быть представлено в следующих видах: полный текст, конспект, тезисы, план, рассыпной конспект.
При подготовке полного текста доклада следует учесть, что для того, чтобы результаты выступления были более эффективны, необходимо помнить, что устная речь существенно отличается от письменного доклада. Последующее механическое чтение выступления в той или иной степени высвечивает указанную особенность и, как правило, в негативном варианте. Простое озвучивание заранее написанного текста приводит к тому, что выступление воспринимается тяжеловесно, многие фразы неудобны для слухового восприятия и т.п. Структура доклада должна состоять из вступления, основной части и заключения.
· Вступлениедолжно включать объяснение цели, название доклада и расшифровку содержания доклада. Во введении также необходимо четко сформулировать главную идею выступления.
· Основная частьсодержит обоснование раскрытия главной идеи выступления. В основной части также необходимо разместить особые доказательства, сравнения, конкретные показатели и т.д.
· Заключениеподводит итоги выступлению. В заключении можно использовать один из следующих способов:
1. Выполнить обзор доклада.
2. Представить выводы и предложения.
3. Сделать акцент на основном вопросе выступления.
Следует помнить, что при разработке выступления рекомендуется следующее примерное распределение времени: на вступление 10 – 15%, на основную часть 60 – 65%, на заключение 20 – 30% от всего времени выступления.
6. Репетиция докладазаключается в освоении написанного полного текста речи, конспекта, тезисов и т.д. При подготовке полного текста доклада необходимо заранее прочитать заготовленный текст, освоить его, что позволит во время выступления отрываться от записей и обращать внимание на слушателей, замечая их состояние и реакции. Освоение конспекта, тезисов, рассыпного конспекта включает не только предварительное прочтение заготовок, но определение логических переходов от одной записи или тезиса к другому. Если этого не сделать, то выступление будет напоминать сбор отдельных блоков.
Устная речь должна выгодно отличаться от письменного текста. Это достигается за счет использования средств повышения выразительности выступления. Необходимо продумывать характер их использования на подготовительном этапе. У хороших ораторов все удачные, речевые приемы воспринимаются как экспромт, хотя в большинстве случаев они являются заранее продуманной домашней заготовкой.
II этап – Выступлениеосновано на установлении контакта выступающего со слушателями, которому способствует в первую очередь интересная тема выступления и его продуманная смысловая структуризация. Однако даже достаточно официальный, деловой доклад необходимо подкреплять специальными приемами повышения выразительности речи, к которым относятся:
· темп и ритм изложения;
· выразительность интонации речи;
· тезисность выступления;
· стилистические формы.
Темп и ритм изложения служит для более естественного восприятия основных мыслей, которые необходимо произносить в относительно медленном темпе, и вспомогательных суждений (комментариев, разъяснений), в несколько ускоренном. Аналогично, наиболее важные моменты выступления целесообразно представлять более громким, твердым голосом. Деталировки.
Выразительная интонация речислужит более яркому раскрытию темы выступления. По А. Мехрибиену, 38% от общего объема выступления воспринимается через интонации и модуляции голоса. Варьирование интонации речи может происходить в зависимости от общей тематики и направленности выступления, смыслового акцента, падающего на его различные структурные части.
Тезисность выступления выражается в выделении основных положений выступления. Как правило, доклад имеет различную смысловую нагрузку, меняющуюся по ходу выступления. Одни части доклада можно рассматривать в качестве его основных тезисов, а другие следует отнести к разряду комментариев и пояснений,
Стилистические формыувеличивают выразительность выступления и укрепляют контакт выступающего с аудиторией. К стилистическим формам относятся:
· риторические вопросы,предполагающие определенный ответ (как правило, да или нет). Риторические вопросы не несут глубокой смысловой нагрузки, однако, их использование вызывает у слушающих чувство сопричастности с выступающим.
 |
· использование форм диалогаспособствует включению слушателей в процесс выступления, поднимает их заинтересованность в восприятии доклада. Диалог в выступлении должен быть оформлен в виде нейтральных фраз, чтобы не превращать его в дискуссию (если такая цель не ставилась изначально). В этом случае допустима лишь краткая словесная реакция со стороны аудитории.
 |
· призыв к действию вызывает у слушателей реакцию сопричастности с выступающим, даже если призыв направлен не на всю аудиторию, а только на определенную группу людей.
· образность речи и использование примеровпозволяет разрядить напряженную деловую атмосферу, подсознательно сконцентрировать память и внимание слушателей на определенных элементах доклада.
· демонстрация заинтересованности и убежденности самого выступающего, его заинтересованность в решении проблемы передается аудитории и приводит к более эффективному воздействию на слушателей.
· использование повторовпозволяет закрепить внимание аудитории на конкретной информации.
III этап – Анализ выступления является завершающим этапом подготовки и проведения публичного выступления. В процессе анализирования необходимо осмыслить положительные и отрицательные стороны выступления, уяснить недостатки, промахи, недоработки и дать общую оценку проведенного публичного выступления. В завершении анализа следует выяснить, был ли достигнут эмоциональный контакт с аудиторией, достигло ли выступление цели, которая была перед ним поставлена.
Тест
«Какой вы лектор?»[1]
Инструкция
Ответьте на следующие вопросы - «да» или «нет».
Опросник
1. Нуждаетесь ли вы в тщательной подготовке к каждой лекции в зависимости от характера аудитории (имеется в виду, что тема хорошо известна и у вас есть опыт выступления)?
2. Чувствуете ли вы себя после лекции «выжатым» или способным выступать в тот же день?
3. Волнуетесь ли вы перед выходом на трибуну настолько, что приходится «преодолевать себя»?
4. Всегда ли одинаково начинаете лекцию?
5. Приходите ли на лекцию заранее или к моменту выступления?
6. Нуждаетесь ли во времени (3-5 минут), чтобы установить с аудиторией контакт и заставить себя внимательно слушать?
7. Стремитесь ли вы говорить строго по намеченному плану или склонны к импровизации?
8. Любите ли двигаться во время выступления или нет?
9. Отвечаете ли вы на записки с вопросами по мере их поступления или сначала группируете их?
10. Удается ли вам в ходе лекции пошутить и как часто это бывает?
Если вы однозначно ответите на вопросы, то сможете определить основное направление своего стиля. Так, положительные ответы на 1,4,5,6,7,9-й и отрицательные - на 2,3,8,10-й вопросы свидетельствуют о том, что вы относитесь к первому типу лектора, и наоборот. Если вы ответили «нет» на вопросы 2,3,5-й, то можно говорить о том, что у вас сильный тип нервной системы. Отрицательные ответы на вопросы 1,4,6,10-й говорят о подвижности нервных процессов.
Если вы определили, что относитесь к первому типу, то не старайтесь вести себя по второму – не получится! Вообще не копируйте стиль другого лектора, особенно если у вас с ним разные манеры общения с аудиторией. В качестве пожеланий лекторам первого типа можно порекомендовать заранее отработать и предусмотреть все, что касается композиции, содержания и языка выступления, не гнушаясь подробным предварительным конспектом, даже если вы не собираетесь читать «по бумажке». Ваше преимущество – в глубине и отработанности, вплоть до деталей.
Тем, кто относится ко второму типу, посоветуем позаботиться о том, чтобы быть «в форме» в момент выступления. Постарайтесь максимально взять под контроль свое поведение, вплоть до мимики, жестикуляции. Стремитесь усовершенствовать свою манеру общения с аудиторией.
2. Деловая беседа.
Практика делового общения показывает, что для решения многих проблем важно установить с партнером контакт, который, как правило, реализуется посредством организации деловой беседы.
 |
В отличие от деловых переговоров, которые значительно более жестко структурированы и, как правило, ведутся между представителями разных организаций (или подразделений одной организации), деловая беседа, несмотря на то, что имеет конкретный характер, более личностно ориентирована и чаще происходит между представителями одной организации.
Деловая беседа проводится для реализации следующих целей:
· повышения информированности руководителя, благодаря учету идей, возражений и критических замечаний, высказанных в деловой беседе;
· возможности выработки руководителем управленческих решений на основе анализа мнений и высказываний сотрудников.
· организации взаимного общения сотрудников одной организации;
· возможности убедить собеседника в обоснованности своей позиции с тем, чтобы тот с ней согласился и поддержал ее;
· совместного поиска, выдвижения и оперативной разработки рабочих идей и замыслов;
· контроля и координирования уже начатых деловых мероприятий;
· поддержания деловых контактов;
· стимулирования деловой активности и т.д.
Выделяют следующие этапы деловой беседы:
I этап – Подготовительный.
II этап – Основной.
III этап – Заключительный.
Схематично этапы деловой беседы представлены на рисунке 2.4.
I. На подготовительном этапе, прежде всего, решается вопрос о целесообразности проведения деловой беседы. В случае положительного решения о необходимости проведения деловой беседы подготовительный этап разбивается на следующие стадии:
1. Установление темы, основных задач и цели деловой беседы.
2. Выбор подходящей стратегии и тактики общения.
3. Определение участников деловой беседы.
4. Выбор места и времени проведения деловой беседы
5. Составление плана деловой беседы.
6. Поиски рациональных путей для решения задач беседы.
7. Анализ внешних и внутренних возможностей осуществления плана беседы.
8. Прогноз возможного исхода деловой беседы.
9. Сбор необходимой информации по теме деловой беседы и о будущем собеседнике.
10. Анализ собранных материалов.
11. Отбор наиболее веских аргументов для защиты своей позиции.
II. Основной этап состоит из двух последовательных стадий:
1. Начало деловой беседы.
2. Беседа.
1. Начало деловой беседы включает встречу собеседников и вступление в контакт, который определяет создание атмосферы взаимопонимания, пробуждения интереса к разговору. Именно от первых фраз каждого участника деловой беседы зависит их дальнейшее отношение к предмету разговора и своему собеседнику, как личности.
Нельзя начинать деловую беседу с неуверенности и большого количества извинений, неуважения и пренебрежения к партнеру, агрессивной фразы или позиции.
Существует несколько приемов, которые необходимо использовать в начале беседы:
1) прием снятия напряженности заключается в использовании дружеских слов, личного обращения по имени-отчества, которое позволит установить контакт в начале разговора.
2) прием стимулирования воображения предполагает в начале разговора постановки ряда вопросов, которые должны быть рассмотрены в беседе.
3) прием прямого подхода заключается в непосредственном переходе к делу сразу, без вступления. Такой подход характерен для краткосрочных, не очень важных деловых контактов.
4) прием «зацепки» может выражаться в необычном вопросе, сравнении, кратком изложении проблемы.
2. Беседа посвящается решению проблемы, определенной на подготовительном этапе. Реализация проблемы в ходе деловой беседы должна иметь следующую структуру:
1) Определение постановки цели.
2) Организация передачи информации.
3) Аргументация информации.
4) Нейтрализация замечаний собеседника.
5) Поиск приемлемого или оптимального решения.
6) Фиксация договоренности и завершение встречи.
| Подготовительный этап | ||
| 1. Установление темы, основных задач и цели. 2. Выбор стратегии и тактики общения 3. Определение участников 4. Выбор места и времени 5. Составление плана 6. Поиски рациональных путей для решения задач 7. Анализ внешних и внутренних возможностей реализации плана 8. Прогноз возможного исхода 9. Сбор необходимой информации 10. Анализ собранных материалов 11. Выбор аргументов для защиты своей позиции | ||
|
| ||
| Основной этап | ||
| Начало деловой беседы 1. Снятие напряженности 2. Стимулирование воображения 3. Прямой подход 4. «Зацепка» | ||
| Беседа 1. Определение постановки цели 2. Организация передачи информации 3. Аргументация информации 4. Нейтрализация замечаний собеседника 5. Поиск приемлемого решения 6. Фиксация договоренности и завершение встречи | ||
|
| ||
| Заключительный этап | ||
| 1. Самоанализ поведения участников 2. Анализ хода встречи | ||
Рис. 2.4. Этапы деловой беседы.
Использование основных элементов структуры деловой беседы позволяет эффективно провести встречу и добиться положительного результата.
1) Определение постановки цели деловой беседы является важнейшим элементом деловой беседы. Постановка цели беседы может быть различной:
1. Цель может быть поставлена как проблема, в этом случае ответственность за решение проблемы распределяется между собеседниками.
2. Цель беседы может быть поставлена, как задание или задача. В этом случае на сотрудника возлагается ответственность только за выполнение задания.
3. Цель беседы – манипулирование собеседником (умышленное или неумышленное). То есть цель беседы поставлена внешне, как проблема, но сама проблемная ситуация преподносится так, что подталкивает другого человека к определенному единственному решению или действию. В этом случае ответственность за решение проблемы разделяют двое, хотя способ решения задан только одним человеком.
4. Цель беседы переложить на другого человека решение и ответственность за решение проблемы. Как правило, такие деловые беседы могут носить «истерический» характер.
2) Организация передачи информации собеседнику может быть выполнена одним из следующих способов:
· способ идентификации, который предполагает при передаче информации поставить себя на место собеседника, чтобы лучше его понять, учесть его интересы, цели;
· способ оценки мотивов и уровня информированности, который позволяет передавать информацию на уровне профессиональной компетентности собеседника;
· способ оценки «языка» собеседника позволяет подстроиться под тип речи собеседника, что увеличивает эффективность передачи информации;
· переход от монолога к диалогу дает возможность собеседнику показать уровень знаний, комбинировать различные типы вопросов и т.д.;
· наблюдение за реакцией собеседника позволяет соответственно им, гибко менять свое поведение, изменять тип подачи информации и т.д.
После информирования присутствующих и ответов на вопросы формируется предварительное мнение, занимается определенная позиция со стороны собеседников. С помощью аргументов можно полностью или частично изменить позицию и мнение участников, смягчить противоречия, критически рассмотреть положения и факты, изложенные в ходе деловой беседы.
3) Аргументация информации выполняется в соответствии с одной из двух конструкций:
· доказательная аргументация, когда применяются доказательства и обоснованность;
· контраргументация, с помощью которой опровергаются утверждения собеседника.
 |
Для построения аргументирования обеих конструкций используются следующие основные методы:
· фундаментальный метод представляет собой прямое обращение к собеседнику и ознакомление его с фактами и сведениями, являющимися основой доказательства. Если речь идет о контраргументах, то необходимо оспорить и опровергнуть доводы собеседника.
· оборонительный метод основан на выявлении противоречий в аргументации собеседника.
· метод выводов основывается на точной аргументации, которая последовательно, посредством частичных выводов, приводит к окончательному желаемому выводу.
· метод извлечения выводов реализуется путем тщательно продуманных вопросов, задаваемых в определенной последовательности для уточнения позиции собеседника, отвечая на которые он постепенно приходит к пониманию ошибочности своих взглядов.
· метод сравнения является достаточно эффективным инструментом, особенно в том случае, если сравнения выбраны удачно. Этот метод основан на анализе недостатков позиции партнера и показе возможных негативных последствий для всех.
· метод охвата основан на использовании модели «да – но». Данный метод используется в случае, когда аргументы собеседника охватывают только положительные или отрицательные стороны проблемы. То есть, необходимо согласиться с аргументами собеседника, а затем рассмотреть проблемы с прямо противоположной стороны для объективной оценки вопроса.
· метод деления заключается в разбиении информации собеседника на части таким образом, чтобы были ясно определены сильные и слабые стороны рассматриваемого вопроса. При этом основная аргументация должна быть направлена на слабые разделы приведенной информации.
· метод «бумеранга» дает возможность использовать аргументы собеседника против него самого. Этот метод не имеет силы доказательства, но оказывает исключительное действие, если применять его в сочетании с остроумным ироническим замечанием.
· метод опроса основывается на том, что вопросы задаются заранее, и таким образом, определяется позиция партнера.
· метод игнорирования бывает эффективен в том случае, если аргумент собеседника не может быть опровергнут.
· метод двусторонней аргументации заключается в одновременной концентрации внимания собеседника как на сильных, так и на слабых сторонах его позиции, особенно если последние преобладают, что создает основу для ее пересмотра в целом.
· метод замедленного темпа предполагает обстоятельное обсуждение наиболее слабых мест в позиции партнера, чтобы он сам понял необходимость ее изменения.
4) Нейтрализация информации или опровержение доводов собеседника иногда играет решающую роль в деловой беседе. Если на доводы последовали возражения, то для их нейтрализации необходимо:
· выслушать все возражения собеседника;
· вникнуть в суть аргументов;
· выяснить, действительно ли возражения вызваны разными точками зрения или, может быть, они последовали из-за непонимания формулировки и сути вопроса и т.д.
Для нейтрализации информации можно воспользоваться следующими приемами:
· ссылки на авторитеты;
· цитаты;
· переформулировка возражений;
· условное согласие;
· сравнение;
· отсрочка и т.д.
Доказательство бессмысленности замечаний и возражений или эмоциональная реакция участников деловой беседы, приводит не к нейтрализации возражений, а к росту конфронтации.
5) Поиск приемлемого или оптимального решения состоит в принятии окончательного решения. Формы принятия решения могут осуществляться:
· в стиле сотрудничества, равноправия и взаимной ответственности;
· в стиле авторитарного принятия решения одним из партнеров и добровольным или вынужденным согласием других участников.
6) Фиксация договоренности и завершение встречи является заключительным элементом основной части деловой беседы. Итоги беседы должны быть резюмированы.
 |
Общее успешное завершение деловой беседы характеризуется:
· достижением заранее намеченной основной или запасной цели;
· обеспечением благоприятной атмосферы в конце беседы;
· стимулированием собеседника к выполнению намеченной деятельности;
· установлением конкретных сроков выполнения договоренностей:
· договоренностью об обеспечении поддержания дальнейшего контакта и способов информирования друг друга о результатах намеченных действий.
III Заключительный этап деловой беседы состоит в проведении самоанализа поведения участников деловой беседы и анализа хода встречи. Заключительный анализ позволяет:
· выявить допущенные просчеты;
· накопить полезный опыт на будущее;
· наметить дальнейшую тактику общения и т.д.
Тест
« Умеете ли вы вести деловые беседы?»[2]
Чтобы жить в обществе, совсем не обязательно обладать всеми теми способностями, которые вырабатывают в себе дипломаты. Но если вам не чужды секреты умелого ведения беседы, это облегчает отношения с окружающими и помогает лучше достигать своих целей даже в условиях конкуренции. Предлагаемый тест поможет вам разобраться, пусть и в первом приближении, одарены ли вы такой способностью или вам надо приложить усилия, чтобы овладеть хотя бы минимумом дипломатических навыков.
Инструкция
Ответьте «да» или «нет» на следующие вопросы.
Опросник
1. Бывает ли, что вас удивляют реакции людей, с которыми вы сталкиваетесь в первый раз?
2. Есть ли у вас привычка договаривать фразы, начатые собеседником, поскольку вам кажется, что вы угадали его мысль, а говорит он слишком медленно?
3. Часто ли вы жалуетесь, что вам не дают всего необходимого для того, чтобы успешно закончить порученную вам работу?
4. Когда критикуют мнение, которое вы разделяете, или ругают коллектив, в котором вы работаете, возражаете ли вы или возникает ли у вас хотя бы такое желание?
5. Способны ли вы предвидеть, чем будете заниматься ближайшие 6 месяцев?
6. Если попадаете на совещание, где есть незнакомые люди, стараетесь ли вы скрыть собственное мнение по обсуждаемым вопросам?
7. Считаете ли вы, что в любых переговорах всегда кто-то становится победителем, а кто-то обязательно проигрывает?
8. Говорят ли о вас, что вы упорны и твердолобы?
9. Считаете ли вы, что на переговорах надо запрашивать вдвое больше того, что хотите получить?
10. Трудно ли вам скрыть свое плохое настроение, например, когда играете с приятелями в карты или проигрываете?
11. Считаете ли вы необходимым возразить по всем пунктам тому, кто на совещании высказал мнение, противоположное вашему?
12. Неприятна ли вам частая смена видов деятельности?
13. Заняли ли вы ту должность и получили ли ту зарплату, которые наметили себе несколько лет назад?
14. Считаете ли вы допустимым пользоваться слабостями других ради достижения своих целей?
15. Уверены ли вы в том, что можно легко найти аргументы, способные убедить других в вашей правоте?
16. Готовитесь ли старательно к встречам и совещаниям, в которых вам предстоит принять участие?
Подведите итоги
Запишите себе по одному очку за каждый ответ, совпавший с приведенными ниже ответами:
1. Нет 5. Да 9. Нет 13. Да
2. Нет 6. Нет 10. Да 14. Нет
3. Нет 7. Нет 11. Да 15. Нет
4. Нет 8. Да 12. Да 16. Нет
Подсчитайте очки.
Если от 0 до 5, то вы не рождены для переговоров. Лучше всего подобрать себе работу, где это и не потребуется.
Если от 6 до 11, то вы хорошо умеет вести переговоры, но есть опасность, что вы проявите властные черты характера в самый неподходящий момент. Вам стоит заняться повышением квалификации в этой сфере, а главное – учиться жестко держать себя в руках.
Если от 12 до 16, то надо признать, что вы очень ловко ведете переговоры. Но будьте осторожны! Окружающие вас люди могут подумать, что за этой ловкостью скрывается нечестность, что вы «играете краплеными картами» и вообще от вас лучше держаться подальше. А такое мнение тоже на пользу дела не идет.
3. Деловое совещание.
Деловое совещание является определенным видом межличностного делового общения. Оно представляет собой вид управленческой деятельности, когда определенное количество участников собирается в заранее оговоренном месте в обусловленное время для обсуждения и принятия решений по заранее поставленным вопросам.
 |
Деловые совещания классифицируются по следующим классификационным признакам:
1. Сфера общественной жизни.
2. Масштаб привлечения участников.
3. Место проведения.
4. Периодичность проведения.
5. Количество участников.
6. Основная задача делового совещания.
7. Стиль проведения.
8. Дистанцированность участников.
Основное содержание каждого классификационного признака следующее:
1. По принадлежности к сфере общественной жизни выделяют следующие виды деловых совещаний:
· административные;
· научные или научно-технические;
· заседания политических, профсоюзных и других общественных организаций;
· объединенные совещания.
2. По масштабу привлечения участников деловые совещания делятся на следующие виды:
· международные;
· республиканские;
· отраслевые;
· региональные;
· областные;
· городские;
· районные;
· внутренние, которые проводятся в масштабе одной организации или ее подразделения.
3. По месту проведения деловые совещания можно разделить на:
· местные;
· выездные.
4. По периодичности проведения выделяют следующие виды деловых совещаний:
· регулярные;
· постоянно действующие, которые собираются периодически, но без устойчивой регулярности.
5. По количеству участников деловые совещания можно разделить на следующие виды:
· в узком составе (до 5 человек);
· в расширенном составе (до 20 человек);
· представительные (более 20 человек).
6. По основной задаче можно выделить следующие виды деловых совещаний:
· инструктивные, основной задачей которых является – доведение до сведения подчиненных необходимой информации, распоряжений и приказов для оперативного их выполнения. Участники совещания информируются о принятых руководителем решениях, распределяются задачи с соответствующими инструкциями по их выполнению, разъясняются неясные вопросы, определяются сроки и способы выполнения поручений и распоряжений.
· оперативные (диспетчерские) деловые совещания (планерки) преследуют цель получения информации о текущем состоянии дел на местах в организации. В отличии от инструктивных совещания в этом случае сведения поступают руководителям от подчиненных. Получив от участников делового совещания оперативную информацию, руководитель причины сбоев, отставания, принимает необходимые решения, дает поручения, определяя сроки их выполнения. Оперативные совещания проводятся регулярно, с постоянным списком участников, без определенной повестки дня.
· проблемное деловое совещание направлено на поиск наилучших решений определенной проблемы в кратчайшие сроки. Решения на таких совещаниях обычно формулируются в результате дискуссии и принимаются после голосования. На проблемном деловом совещании выслушивается доклад по определенной проблеме, организуется дискуссия и вырабатывается коллективное решение.
7. По стилю проведения выделяются следующие виды деловых совещаний:
· автократическое, на котором право выступления и право принятия решения имеет только руководитель. Остальные участники совещания должны слушать и отвечать на вопросы, задаваемые руководителем. Такой вид делового совещания используется в том случае, когда руководитель коллектива должен довести до подчиненных какую-то важную информацию или дать распоряжения по выполнению какой-либо работы.
· свободное совещание не имеет регламентированной повестки дня, может проводиться без председателя и сводится к обмену мнениями по какой-либо проблеме. Такое совещание, как правило, проводится в виде беседы, решения по которой не формально не регистрируются.
· дискуссионное деловое совещание (мозговой штурм) позволяет решить какую-либо проблему путем генерирования новых идей за счет анализа предложенных решений в результате коллективной работы группы специалистов.
8. По дистанцированности участников выделяют:
· очное деловое совещание, которое предполагает сбор всех участников в заранее оговоренном месте в определенное время;
· селекторное деловое совещание организуется посредством использования офисных автоматических телефонных станций (АТС), которые устанавливают соединение руководителя с участниками совещания, находящимися на своих рабочих местах. В процессе проведения такого совещания организуется диалог между двумя сотрудниками, который прослушивается и обсуждается остальными участниками делового совещания.
Классификация основных видов деловых совещаний представлена на рисунке 2.5.
При решении вопроса о необходимости проведения делового совещания необходимо выполнить следующие организационные мероприятия:
1. Подготовить несколько вариантов проектов решений по вопросам, предполагаемым к рассмотрению на совещании.
2. Разослать проекты решений заинтересованным и компетентным лицам и в подразделения с просьбой дать свое заключение к установленному сроку.
3. Обработать полученные из подразделений или от отдельных специалистов заключений по проектам решений и проработать вопрос о необходимости проведения делового совещания.
Деловое совещание при таком подходе следует признать целесообразным, если мнение большинства заинтересованных или компетентных сторон не сводится к одному из предложенных вариантов решения проблемы.
                               Классификация видов деловых совещаний
| Сфера общественной жизни | Административные | ||
| Научные, научно-технические | ||||
| Заседания общественных организаций | ||||
| Объединенные совещания | ||||
| Масштаб привлечения участников | Международные | |||
| Республиканские | ||||
| Отраслевые | ||||
| Региональные | ||||
| Областные | ||||
| Городские | ||||
| Районные | ||||
| Внутренние | ||||
| < |
