Выбор оптимального метода закупки товаров.

Выбор метода закупок зависит от сложности ассортимента конечного продукта, от состава комплектующих изделий и материалов, от физико-химических свойств товаров, от материально-технической базы фирмы, месторасположения поставщиков, платежеспособности фирм, цены единицы товара и объёма его партии, способов доставки и т.д.

Рассмотрим основные методы закупок:

1. Оптовые закупки.

2. Регулярные закупки мелкими партиями.

3. Закупка товаров по мере необходимости.

4. Закупка товаров с немедленной сдачей на складе поставщика.

5. Закупка товаров по котировочным ведомостям.

У каждого метода есть свои преимущества и недостатки, которые необходимо учитывать, чтобы сократить издержки и сэкономить время.

1. Оптовая закупка – это закупка товара одной крупной партией в единовременном порядке. Её преимущества: экономия на оформлении документов, гарантия поставки всей партии, сокращение транспортных расходов.

Недостатки: вероятность закупа избыточного количества, потребность в больших размерах складских помещений для размещения и хранения крупной партии товара, вложение значительной суммы денежных средств, замедление оборачиваемости капитала, увеличение издержек по хранению товаров, риск образования неходовых и залежалых материалов вследствие изменения производственной программы или конъюнктуры рынка.

Этот метод, как правило, используют оптовые фирмы или крупные производственные предприятия, которые имеют большую потребность в товарах и материалах и располагают достаточными площадями и емкостями складов и холодильников.

2. Регулярные закупки товаров мелкими партиями.

В этом случае покупатель заключает договор на необходимое количество товаров, которое поставляется ему небольшими партиями в течение определенного периода времени.

Преимущества: ускорение оборачиваемости капитала, так как товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий; достижение экономии складских помещений, так как отгружаемые поставщиком партии товара небольшие; сокращение затрат на документирование, поскольку договор оформляется на все количество товара в единовременном порядке.

Недостатки: вероятность заказа избыточного количества; обязанность оплаты и получения всего объема товаров, определенного в договоре; необходимость тщательного контроля над отгрузкой товара поставщиком.

3. Закупка товаров по мере необходимости.

Такой метод предполагает заключение договора между поставщиком и покупателем на определенный срок с указанием приблизительного количества или суммы товаров, подлежащих поставке.

Поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем и оговаривают размер и ассортимент каждой партии поставки. При этом оплачивается только поставленное количество товара. По истечении срока договора заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые не поставлены в срок.

Преимущества: ускорение оборачиваемости капитала, экономия складских помещений, снижение риска затоваривания, отсутствие твердых обязательств покупателя по закупу всего количества товаров, ориентировочно указанных в договоре.

Недостатки: увеличение транспортных расходов, отсутствие твердых обязательств поставщика за поставку необходимого количества товаров.

4. Закупка товаров с немедленной сдачей на складе поставщика.

Это наиболее распространенный в настоящее время метод, согласно которому товар заказывается и закупается тогда, когда он необходим, вывозится непосредственно со склада поставщика и, как правило, транспортом покупателя.

Преимущества: высокая оборачиваемость денежных средств, отсутствие риска затоваривания, экономия складских помещений.

Недостаток этого метода состоит в увеличении издержек, связанных с необходимостью оформления документации при закупе каждой партии товара, с транспортировкой товаров, с нестабильностью хозяйственных связей.

Помимо вышеперечисленных основных методов существуют их различные комбинации, а также целый ряд других, приемлемых для конкретного предприятия и для данных экономических условий.

5. Закупка товаров по котировочным ведомостям.

Закупка товаров по котировочным ведомостям применяется для поддержания конкуренции среди поставщиков и снижения цен на товары. Процесс закупок начинается с того, что покупатель посылает потенциальным поставщикам «требования на квоты». Каждое требование содержит всю необходимую информацию о требуемых товарах или материалах и способах их получения. В свою очередь, поставщик рассматривает это требование, проставляет в нем данные о затратах на изготовление заказанных товаров, на доставку и сопутствующий сервис, а также цены на товары, исходя из их рентабельности, и возвращает его покупателю. На основе полученной от разных поставщиков информации покупатель выбирает наиболее выгодного из них, обеспечивающего наилучшие цены и сервисное обслуживание.

6. Заключение наиболее экономичных договоров на поставку товаров.

Договор заключается в случае, если одна сторона предлагает какую-то партию продукции на определенных условиях, а другая принимает это предложение.

Заключить экономичный, наиболее выгодный договор – это значит самым тщательным образом оговорить каждое его условие и, тем самым, предотвратить нанесение предприятию материального ущерба, обеспечив максимальную прибыль.

Договор купли-продажи содержит целый комплекс условий по правам и обязательствам сторон. При заключении договора следует соблюдать несколько основных правил, выполнение которых сделает его реальным и выгодным.

- Перед окончательным подписанием договора необходимо тщательно изучить и согласовать все условия с вашим контрагентом.

- Договор должен быть заключен в письменной форме. Договор может быть заключен и в устной форме, однако отсутствие документа затрудняет доказательство вины контрагента в судебных инстанциях.

- В договоре в обязательном порядке необходимо предусмотреть гарантию отличного качества поставляемых товаров. Поставляемый товар должен быть качественным и соответствовать определенным требованиям. Качество продукции может подтверждаться следующими документами: качественным удостоверением завода-изготовителя, санитарно-гигиеническим сертификатом, ГОСТами, ТУ, техническими требованиями, эталонами-образцами и т.д. В этом же разделе важно указать наличие срока годности товара, а также оговорить процедуру проверки соответствия качества поставляемых товаров требованиям ГОСТов, технических условий (ТУ), т.е. определить порядок приемки товара по качеству. Можно дополнительно оговорить сроки и порядок возврата некачественных изделий и замены их на качественные.

- Поставка товаров должна осуществляться в строго обусловленные сроки, поэтому в договоре в обязательном порядке должны быть определены сроки поставки. Под сроком поставки понимается момент, когда продавец обязан передать товар в собственность покупателю. Определенное в договоре количество товара может быть поставлено в единовременном порядке или по частям. Срок поставки может быть установлен путем определения конкретного дня поставки или установления периода, в течение которого должна быть произведена поставка. При согласовании сроков поставки важно учитывать сезонность продажи товаров. Сроки являются важнейшим условием договора. Если сроки не указаны, поставщик может поставить товары тогда, когда сочтет нужным.

- В договоре необходимо оговорить наиболее выгодные цены и условия оплаты товаров и транспортных расходов. Договор должен иметь стоимость, т. е. он становится договором в юридическом смысле только тогда, когда в нём оговорены финансовые условия. Условия платежа устанавливают вид валюты платежа, способ и порядок расчетов за поставленный товар, сроки и место платежа, перечень документов, представляемых к оплате, защитные меры против необоснованной задержки платежа либо других нарушений платежных условий договора. Существуют следующие условия оплаты товаров:

- предварительная оплата;

- оплата после поставки продукции;

- оплата после истечения определенного срока после поставки;

- оплата после реализации продукции и другие.

Задача логистики состоит в выборе наиболее выгодного для фирмы варианта оплаты товара.

- В договоре необходимо оговорить транспортные условия. Данный раздел наиболее важен, так как определяет порядок доставки товара, вид транспорта, а также условия оплаты транспортных расходов (за чей счет доставка).

- Важную роль имеет страхование грузов. Все договоры купли-продажи должны сопровождаться страхованием. В зависимости от условий договора эта обязанность лежит либо на продавце, либо на покупателе. Стороны должны оговорить, какой груз подлежит страхованию, от каких рисков, какая из сторон осуществляет страхование и в чью пользу оно производится, на каких условиях происходит страхование.

- Товар, подлежащий поставке, должен быть соответствующим образом маркирован и упакован. Тара должна соответствовать ГОСТу и обеспечивать сохранность товара.

- В договоре необходимо определить ответственность сторон за невыполнение условий договора.В этом разделе оговариваются размеры штрафных санкций (пени, неустойки), которые могут начисляться за невыполнение сторонами своих обязательств по договору. Например, за просрочку оплаты товара покупатель уплачивает неустойку в размере 0,1% стоимости не оплаченного в срок товара за каждый день просрочки. Причем независимо от уплаты неустойки сторона, нарушившая условие договора, возмещает другой стороне убытки, причинённые в результате этого.

Договор должен быть законным, т.е. всецело отвечать юридическим нормам страны.

Право заключать договоры имеют только определенные должностные лица, уполномоченные предприятием и действующие от его лица по доверенности.

Помимо вышеперечисленных основных условий в договор могут быть включены: порядок приемки товаров по количеству и качеству, форс-мажорные обстоятельства, порядок разрешения споров, специфические условия поставки отдельных видов продукции, гарантийные обязательства поставщика и т.д.

Оформление договора заканчивается указанием юридических адресов сторон, банковскими реквизитами и подписями должностных лиц, уполномоченных заключать договоры от имени предприятия.

Задача службы логистики состоит в заключении договора на наиболее выгодных для предприятия условиях.

Грамотно оформленные договорные отношения формирует эффективные хозяйственные связи, рационализация которых также является задачей логистики.