Управление редакционно-издательским процессом

Метод управления - совокупность приемов и способов воздействия на управляемый объект для достижения поставленных организацией целей.

Различают следующие методы управления:

• организационно-административные (основаны на прямых директивных указаниях);

• экономические (основаны на использовании экономических стимулов);

• социально-психологические (основаны на использовании психологических методов).

Организационно-административные методы управления предполагают определенную (построенную по линейному признаку) структуру издательства, установление взаимосвязей и распределение функций между всеми отделами, предоставление прав и установление ответственности работников аппарата управления. Они оказывают прямое воздействие на управляемый объект через приказы, распоряжения, оперативные указания, отдаваемые письменно или устно, контроль их выполнения, систему административных средств поддержания трудовой дисциплины и т. д. Как правило, это прямые задания и распоряжения руководства издательства, которые направлены на соблюдение законов и постановлений, приказов и распоряжений в целях оптимизации производственных процессов. Организационно-административные методы призваны обеспечивать четкость и дисциплину труда и регламентированы правовыми актами трудового и хозяйственного законодательства РФ.

В рамках отдельного издательства возможны три формы проявления организационно-административных методов:

• директивные (обязательное предписание, приказ, запрет и т. п.);

• согласительные (консультация, разрешение компромисса);

• рекомендательные (пожелания, рекомендации, советы, предложения и т. п.).

В общем виде система организационно-административных методов может быть представлена как совокупность двух равнозначных элементов: воздействие на структуру управления и на процесс управления.

Организационное воздействие на структуру управления осуществляется в большинстве случаев путем организационного регламентирования, нормирования, организационно-методического инструктирования и проектирования.

Организационное воздействие руководителя на процесс управления представляет собой использование методов распорядительного влияния руководителя на коллектив в целом и отдельного работника в частности. Необходимость в таком распорядительстве п является в связи с возникающими под воздействием субъективных и объективных факторов отклонениями в организации деятельности издательства (отдельного структурного подразделения, отдельного сотрудника) от ранее заданных или желаемых режимов. В издательстве эти методы служат средством прямого воздействия на редакционно-издательский процесс и труд редакционно-издательских работников, что позволяет координировать выполнение ими отдельных функций или всего процесса в целом.

В современных условиях экономическим методам отводится центральное место в системе управления редакционно-издательским процессом, так как эффективность управления определяется экономическими отношениями и лежащими в их основе объективными потребностями и интересами людей.

Экономические методы управления представляют собой совокупность экономических рычагов, с помощью которых поставленная цель достигается воздействием на экономические интересы управляемого объекта. Экономические методы предполагают использование системы материального стимулирования, учет экономических интересов всех участников производственного процесса.

Социально-психологические методы представляют собой совокупность специфических способов воздействия на личностные отношения и связи, возникающие в коллективе, а также на социальные процессы, протекающие в нем. Эти методы основаны на использовании моральных стимулов к труду. Они воздействуют на личность с помощью психологических приемов в целях превращения административного задания в осознанный долг, внутреннюю потребность человека.

Основными формами социально-психологического воздействия являются: убеждение, экономическое соревнование, критика и самокритика, формирование корпоративной культуры, поощрение и др.

Обычно в издательствах используют комбинированные методы управления, т. е. различные сочетания перечисленных методов.

Одним из важных элементов управления редакционно-издательским процессом является управление качеством издательской продукции. Под управлением качеством продукции понимают установление, обеспечение и поддержание оптимального уровня качества продукции при ее разработке, изготовлении, хранении, транспортировке и потреблении. Целью управления является достижение требуемого уровня качества продукции.

В настоящее время качество издательской продукции является важнейшим условием конкурентоспособности издательства на рынке.

Качество издательской продукции определяется следующими элементами: качеством самого произведения (авторского оригинала), организацией редакционно-издательского процесса и качеством полиграфического исполнения (рис. 3.5 Рис. 3.5. Составляющие элементы качества издательской продукции).

Качество авторского оригинала - это литературно-художественные или научные достоинства произведения. К ним относятся, например:

• для литературных произведений - язык, стиль, тема, раскрытие темы, композиция и т. д.;

• для научных произведений - новизна, обоснованность, логичность и т. д.;

• для учебной литературы - язык, удобочитаемость, соответствие рабочей учебной программе и т. д.

Качество издания зависит и от разработки оптимальной схемы подготовки оригинал-макета издания, т. е. от прохождения редакционной, издательской, производственной и маркетинговой стадий.

Качество редакционно-издательского процесса - это совокупность свойств, определяющих степень его пригодности для достижения заданных требований к качеству продукции, производительности, себестоимости и другим показателям. При оценке качества редакционно-издательского процесса учитываются технологические, организационные, экономические, экологические и другие показатели. К качеству редакционно-издательского процесса можно отнести оперативность, профессионализм сотрудников, соблюдение стандартов, уровень использования ресурсов и др.

Качество полиграфического изготовления издания - это качество исполнения всех процессов, используемых для изготовления тиража издания как материального объекта (допечатных, печатных, брошюровочно-переплетных и отделочных процессов).

Показатели качества продукции - установленные конкретные требования (количественные или качественные) к характеристикам (свойствам) объекта, дающие возможность их реализации и проверки. К показателям качества относятся: показатели назначения, надежности, технологичности, эргономические, стандартизации, правовые, эстетические, экономические. Обеспечивать качество редакционно-издательского процесса - значит анализировать перечисленные показатели и управлять ими.

В системе управления качеством продукции существует функция контроля. В редакционно-издательском процессе возможны отклонения от установленных требований к редакционно-издательскому процессу или к изданиям. Следовательно, неизбежны затраты на устранение или уменьшение влияния негативных последствий отклонений. Количество отклонений и объем затрат издательства могут быть минимизированы, если осуществляется поэтапный контроль редакционно-издательского процесса. При этом контроль качества процесса или продукции сам по себе не добавляет ценности продукту, но уменьшает расходы издательства на исправление брака.

Важной задачей системы управления издательством является автоматизация редакционно-издательского процесса на основе использования различных программных продуктов. Среди них - системы для автоматизации документооборота и совместной работы с документами (Editorial или Publishing Workflow), для автоматизации накопления, хранения, поиска и передачи информации различного рода, для автоматизации рекламной деятельности, для синхронизации интернет-представления и т. д.

Самой известной программой для организации общего рабочего пространства и автоматизации документооборота является Quark Publishing System (QPS). Однако в настоящее время существует около десятка достаточно популярных программ других разработчиков, например Softcare К4 и WoodWing.

Программное обеспечение группы Publishing Workflow является надстройкой над используемым в редакционно-издательской деятельности программным обеспечением макетирования и верстки и предназначено для организации совместной работы с документами и управления перемещением документа по технологической цепочке редакционно-издательского процесса.

Это программное обеспечение охватывает все операции - начиная с написания текста и заканчивая версткой и сдачей оригинал-макета в печать. Важнейшими реализуемыми функциями данного программного обеспечения являются: возможность получения в реальном времени информации о прохождении и степени готовности всех используемых в работе материалов или макетов, возможность просмотра, сохранения версий оригинал-макетов и внесения правки на любом этапе работ.

Система QPS (Quark Publishing System) представляет собой независимый программный модуль, подключаемый к основной программе, предназначенный для расширения и/или использования ее возможностей для издательской системы QuarkXPress, и простейший текстовый редактор CopyDesk, позволяющий осуществлять только набор и редактирование текста.

Система автоматизации редакционно-издательского процесса К4 от фирмы SoftCare (Германия) - новый, быстро развивающийся программный продукт, построенный на современных принципах и использующий в качестве платформы профессиональные инструменты Adobe. Применение основных приложений продуктов Adobe обеспечивает возможность поэтапного развития функциональности системы и позволяет рассматривать К4 как решение, потенциально способное охватить все этапы редакционно-издательского процесса. Система К4, в отличие от QPS, создана для работы с пакетом верстки и макетирования InDesign фирмы Adobe.

Система WoodWing Software производства немецкой компании также базируется на продуктах Adobe. Подобно К4, система состоит из набора плагинов для программы InDesign, а в качестве текстового редактора используется программа InCopy.

Smart Connection - это система для организации документооборота, обеспечения многопользовательской работы с материалами и документами и управляемого доступа к данным. Программа позволяет построить масштабируемую среду для проведения технологического процесса подготовки данных и верстки сложных изданий и макетов.

Компания Abobe Systems для решения вопроса автоматизации совместной работы над сложными издательскими проектами создала программу Adobe Creative Suite, включающую новые версии популярных профессиональных приложений Photoshop, Illustrator, InDesign и пакет Adobe Version Cue, который служит для обеспечения многопользовательской совместной работы с документами. Version Cue поставляется только в составе пакета Adobe Creative Suite и позволяет построить Workflow-систему на базе продуктов Adobe - Photoshop SC, Illustrator SC, InDesign CS, GoLive CS и InCopy SC.