Методическое сопровождение АИС-БУ

В связи с постоянным развитием систем компьютерного учета, ростом их функциональности возрастает и сложность их освоения, строже становятся и требования, которые следует соблюдать для их эффективной эксплуатации. Поэтому исключительно важной становится методическая поддержка, помогающая разобраться в возможностях программных средств автоматизации учета и повысить эффективность технологии их применения.

В широком понимании методическое сопровождение систем компьютерного учета следует рассматривать с нескольких сторон.

Прежде всего, следует иметь в виду, что любая компьютерная система является носителем определенной методологии учета. Поэтому фирма-производитель должна предоставлять своим пользователям соответствующие разъяснения по особенностям ее применения для отражения тех или иных фактов хозяйственной деятельности. Кроме того, начинающие пользователи системы должны иметь возможность получения начальных навыков по работе с программой, а более опытные – углублять свои знания по возможностям ее эффективного применения.

По мере развития программ экономического назначения они наполняются новыми возможностями, позволяющими полнее автоматизировать различные расчеты. Прежде всего, это касается процедур формирования записей на счетах. Конечно, можно большую часть проводок формировать вручную. Здесь пользователь имеет полную свободу. И до сих пор многие именно так и работают. Однако на текущий момент подавляющую часть операций можно отражать с существенно более высокой степенью автоматизации, используя компьютерные документы, при проведении которых проводки формируются автоматически. Это существенно облегчает работу, но требует от бухгалтера более строгой дисциплины по соблюдению встроенной в конфигурацию системы технологии решения задач. Это связано с тем, что автоматизированная обработка данных базируется на строгой модели учета, которая предполагает соблюдения определенных правил оформления операций. Это касается ведения системы синтетических счетов, субсчетов и аналитических счетов, справочников, а также порядка применения системы компьютерных документов. Достаточно нарушить требуемый моделью учета порядок и система может дать неправильные результаты.

Поэтому при активном использовании различных режимов автоматического формирования бухгалтерских записей пользователь должен соблюдать установленные в программе "правила игры".

Разработчики программ стараются предоставить пользователям необходимые разъяснения по применения их программных продуктов.

Так, например, для описания особенностей технологии применения системы компьютерных документов в состав документации программы "1С: Бухгалтерия 7.7" включен отдельный том, включающий соответствующие пояснения. Кроме того, фирмой "1С" постоянно издаются сборники методических рекомендаций по ведению учета в программе, разъясняющие технологические особенности ее применения при решении различных учетных задач. На уже упоминавшихся ежемесячно издаваемых дисках ИТС пользователи могут найти рекомендации по использованию программ системы "1С: Предприятие", советы линии консультаций, ответы на вопросы пользователей, информацию о новых разработках экономического направления, интересных решениях задач автоматизации оперативного и бухгалтерского учета, учебные материалы и другую полезную информацию.

Помимо типовой конфигурации, с системой программ "1С: Предприятие" могут использоваться и специализированные конфигурации, создаваемые как самой фирмой "1С", так и ее партнерами. Число таких конфигураций уже достаточно велико. Для ознакомления пользователей с существующими апробированными решениями для предприятий различных отраслей и сфер деятельности выпускается сборник "Внедренные решения на основе системы программ "1С:Предприятие", включающий краткое описание нескольких десятков специализированных конфигураций и позволяющий наглядно представить спектр применения этой системы программ.

Постоянно издается учебная литература независимых авторов, посвященная методическим вопросам использования системы программ "1С:Предприятие". В ней рассматриваются вопросы правильного отражения в бухгалтерском учете различных фактов хозяйственной деятельности предприятий в соответствии с нормативными документами и использованию для этого возможностей различных версий программы "1С:Бухгалтерия". В ряде изданий показан порядок настройки и использования этой программы для решения задач по всем разделам учета на сквозном примере работы условного предприятия. Пользователи программных продуктов "1С" по достоинству оценили эти издания, а тиражи некоторых из них составляли десятки тысяч экземпляров. Имеется также литература, посвященная вопросам ведения оперативного учета торговых операций с помощью программы "1С:Торговля", расчета зарплаты и ведения кадрового учета средствами программы "1С:Зарплата и кадры", а также основам конфигурирования системы программ "1С:Предприятие", для конечных пользователей, не имеющих специальных технических навыков.

Изданию методических материалов по использованию своих программных продуктов для ведения бухгалтерского учета и финансового анализа большое внимание уделяет фирма "Инфософт". В частности, ею распространяется фундаментальное издание, содержащее детальные рекомендации по организации компьютерного учета на основе программы "Интегратор" на предприятиях различных сфер деятельности и форм собственности. Имеется литература, посвященная методике использования программного комплекса "БЭСТ" фирмы "Интеллект-Сервис", программы "Финансы без проблем" фирмы "Хакерс Дизайн", системы автоматизации бухгалтерского учета малых предприятий "Скат-С" фирмы "Контур". Можно назвать и другие издания, посвященные методике использования различных бухгалтерских программ.

Помимо учебно-методической литературы пользователям также предлагаются различные демонстрационные и обучающие материалы и системы. В частности, с основными возможностями программных продуктов можно ознакомиться по их демо-версиям.

Целый ряд изданий предназначен для специалистов, осуществляющих администрирование систем компьютерного учета и их адаптацию к потребностям конкретных предприятий. Особенно активно такие издания выпускает фирма "1С". В них обобщается опыт создания и поддержки конфигураций системы "1С:Предприятие", разрабатываемых фирмой "1С", ее партнерами и конечными пользователями, описываются внутренние особенности функционирования системы и приводятся примеры эффективного применения ее наиболее сложных для освоения механизмов и функций, содержатся рекомендации по оптимальному применению различных возможностей и компонент системы программ "1С:Предприятие" для решения конкретных задач.