Ввод АИС-БУ в эксплуатацию

Для ввода АИС-БУ в эксплуатацию должны быть созданы соответствующие условия: гарантировано надежное функционирование технических средств, укомплектовано системное и прикладное программное обеспечение, подготовлена информационная база, разработан технологический процесс, составлены должностные инструкции учетного персонала, и т.д. Работники бухгалтерии должны пройти специальную подготовку работы на компьютере.

Помимо адаптации программ к особенностям ведения учета на предприятии, при внедрении АИС-БУ в эксплуатацию должны быть выполнены:

• аудиторская проверка ведения бухгалтерского учета и инвентаризация товарно-материальных ценностей и расчетов;
• установка программного обеспечения;
• создание и заполнение справочников условно-постоянной информации;
• ввод остатков по синтетическим и аналитическим счетам.

Аудиторская проверка ведения бухгалтерского учета. На этапе ввода системы в эксплуатацию следует провести аудиторскую проверку ведения бухгалтерского учета и инвентаризацию материальных ценностей и расчетов. Это позволит еще раз убедится в правильности выбранной учетной политики предприятием и обеспечит правильную настройку параметров и справочников программы, а также избавит от ввода лишних и неправильных данных.

Установка системы. Программные продукты обычно поставляются на одной или нескольких дискетах или компакт-дисках. Порядок установки всегда подробно описывается в документации. В процессе инсталляции его необходимо неукоснительно соблюдать.

После успешной установки бухгалтерской программы, работающей под управлением DOS, часто требуется внести изменения в ряд параметров файлов config.sys и autoexec.bat. и перезагрузить компьютер. Системы, работающие в среде Windows, обычно сами производят необходимые настройки в процессе инсталляции. На рабочем столе компьютера, как правило, появляется пиктограмма запуска программы.

Для предотвращения возможности незаконного копирования программных продуктов разработчиками используются различные методы защиты: ключевые дискеты, регистрационные номера, электронные ключи и др. При использовании ключевых дискет программу лучше “привязать” к конкретному компьютеру, иначе каждый раз при начале работы придется использовать ключевую дискету. Количество привязок фирмами-разработчиками обычно ограничивается (например, тремя). Одна привязка – основная, другие – резервные. К резервным привязкам обращаются только при порче записанных на жесткий диск программ или замене аппаратных средств компьютера. Привязку следует выполнять после проверки работоспособности бухгалтерской программы. После привязки с программой можно работать без ключевой дискеты.

Иногда при записи на жесткий диск программа привязывается к уникальным характеристикам компьютера и при запуске ключевая дискета не требуется. Однако модернизация компьютера может привести к отказу работы программы.

Регистрационные номера вводятся один раз при установке системы.

При поставке программы с электронным ключом защиты от тиражирования он вставляется в разъем параллельного порта компьютера, а принтер подключается к порту через ключ. Наличие ключа не влияет на работу компьютера. При работе в сетях используются сетевые ключи, которые помимо защитных функций могут контролировать и ограничивать количество одновременно работающих копий программы. Защита программ с помощью электронных ключей более надежна, чем другие методы. Возможно создание неограниченного числа резервных копий, но использовать можно только одну, работающую с ключом.

Некоторые программы позволяют вести на одном компьютере бухгалтерский учет нескольких фирм в разных директориях, что также требует соответствующей настройки.

Создание и заполнение справочников условно-постоянной информации. Работа любой бухгалтерии строится на использовании как оперативной (переменной), так и нормативно-справочной (условно-постоянной) информации. Если оперативная информация вводится в компьютер в процессе повседневной работы, то организация нормативно-справочной информации выполняется на этапе внедрения системы автоматизированного учета. Эта процедура связана с созданием справочников, классификаторов, словарей, предназначенных для использования в повседневной работе бухгалтера при решении различных задач. Справочники нормативно-справочной информации могут пополняться и в процессе повседневной работы.

Справочники разделяются на пользовательские и системные.

Пользовательские справочники обеспечивают хранение условно-постоянной информации необходимой при решении задач учета. Они настраиваются и модифицируются непосредственно самим бухгалтером применительно к собственным условиям работы. Примером таких справочников являются справочник синтетических счетов – план счетов, справочники объектов аналитического учета – подразделений предприятия, дебиторов и кредиторов, подотчетных лиц и т.д. Особенности построения, организации и работы с этими справочниками подробно было рассмотрено в главе 3.

Системные справочники используются разработчиками для обеспечения функционирования системы. К ним относятся справочники со значениями параметров, определяющие технические стороны ее функционирования, справочники с информацией о базах данных, схемах взаимодействия АРМов, групп пользователей и их полномочий и т.п. В отличие от пользовательских справочников элементы системных справочников не могут быть удалены или скорректированы бухгалтером.

Ввод начальных остатков по синтетическим и аналитическим счетам. При внедрении АИС-БУ для обеспечения преемственности данных ручного и машинного учета необходимо ввести остатки по всем счетам (входящее сальдо) на начало того периода, начиная с которого предполагается вести компьютерный учет, и сформировать вступительный баланс. Эта работа выполняется после создания всех необходимых справочников.

Ввод начальных остатков в программах реализован, как правило, одним из следующих двух способов. Первый способ предполагает простое редактирование сальдо счета/субсчета. Когда по какому-то счету открыты аналитические счета, то программа откроет их список и для каждого из них надо будет задать начальный остаток. При этом способе обычно в процессе ввода ведется контроль равенства суммы дебетовых и кредитовых сальдо по всем счетам. Если сальдо не сбалансировано, то программа выдаст предупредительное сообщение и не позволит покинуть таблицу ввода сальдо.

При втором способе начальные остатки вводятся в виде так называемых фиктивных проводок. В такой проводке в качестве основного указывается счет, по которому вводится остаток, а в качестве корреспондирующего счета вводится фиктивный счет. Сумма проводки определяет сумму начального остатка. Если к счету были заведены аналитические счета, то программа выдаст список аналитических объектов и заставит ввести сальдо по каждому из них также в форме фиктивных проводок. По аналитическим объектам, для которых предусмотрен количественный учет, программа предложит ввести не только сумму, но и количество. Проверить правильность ввода начальных остатков при этом способе можно путем составления оборотной ведомости, в которой конечное сальдо по фиктивному счету должно быть нулевым, а дебетовый и кредитовый обороты равны.

Важно правильно установить дату ввода начального сальдо. При первом способе дата ввода остатков соответствует первому числу начала года или квартала (месяца) внедрения системы. При втором способе – остатки необходимо вводить "задним числом", т.е. в период, предшествующий внедрению системы. Часто в этом случае требуется закрыть предшествующий период. При закрытии периода в качестве рабочего автоматически устанавливается следующий период (начало года, квартала) – тот, с которого начинается внедрение системы. Все введенные остатки переносятся на его начало.

Независимо от способа ввода в программах должно быть обеспечено автоматическое формирование сальдо по цепочке: аналитические счета -> субсчета -> счет. Это означает, что при вводе остатков по объектам аналитического учета не следует вводить остатки по субсчету или счету, а при вводе остатков по субсчету – по счету, так как они будут рассчитаны автоматически. Если программа позволяет вводить данные, как по субсчету, так и по счету, а аналитические остатки заводятся в карточках каждого участка учета, то она должна обеспечивать контроль сходимости данных на всех указанных уровнях.

После того, как корректность ввода остатков не вызывает сомнений, можно сформировать и распечатать вступительный баланс на момент перехода на автоматизированный учет.

Если система внедряется не с начала квартала (года), то для автоматизированного построения отчетности за квартал (год) необходимо ввести сальдо счетов за все предшествующие месяцы с начала квартала (года). Этого бывает достаточно, чтобы сформировать потом квартальную (годовую) отчетность. Иногда требуется последовательно закрыть все учетные периоды.

На этом ввод АИС-БУ в эксплуатацию заканчивается, и бухгалтер может приступить к повседневной текущей работе.

Помимо перечисленных работ на этапе внедрения выполняется ряд процедур технического характера для адаптации программных средств к конкретным техническим и операционным средам. Многие системы автоматизации учета предлагают пользователю разнообразные средства эргономической настройки, в числе которых установка желаемой цветовой палитры экранных форм, функции переопределения структуры меню системы, "горячих" клавиш, звуковых сигналов и некоторые другие. Эти вопросы, хотя и важны, но носят частный характер.

Вопросы для самоконтроля

1. Назовите три стадии жизненного цикла АИС-БУ.

2. Какие факторы влияют на создание АИС-БУ?

3. В каких вариантах может создаваться АИС-БУ?

4. Характеризуйте вариант создания систем автоматизации решения отдельных задач бухгалтерского учета. Какие проблемы могут возникнуть здесь при внедрении?

5. Характеризуйте вариант создания систем комплексной автоматизации бухгалтерского учета. Что определяют регламенты коллективной работы бухгалтерии и зачем они необходимы?

6. Характеризуйте вариант создания АИС-БУ как составной части интегрированной системы автоматизации управления предприятием.

7. Какие проблемы возникают для систем, не имеющих единого информационного поля, и всегда ли можно и нужно создавать системы с единым информационным полем.

8. Внедрение комплексной АИС-БУ осуществляется сразу или поэтапно?

9. Как выполняется поэтапное внедрение АИС-БУ? Какой основной принцип должен соблюдаться и в чем его суть? Приведите примеры поэтапного внедрения систем учета.

10. Какое альтернативное решение модернизации или полной замене имеющихся компьютеров можно предложить при расширении состава модулей или внедрении новых версий АИС-БУ?

11. Как влияет состав используемого системного и вспомогательного программного обеспечения на создание и развитие АИС-БУ?

12. Почему предприятиям выгоднее приобретать тиражируемые АИС-БУ, чем создавать собственные уникальные системы?

13. Назовите критерии выбора систем автоматизации учета для предприятия для предприятий.

14. Какими критериями следует руководствоваться при выборе ПО АИС-БУ для малых предприятий.

15. Какими критериями следует руководствоваться при выборе ПО АИС-БУ для средних предприятий.

16. Какими критериями следует руководствоваться при выборе ПО АИС-БУ для кру