Интерактивная работа с учетными регистрами в АИС-БУ

Системы компьютерного учета позволяют формировать множество самых разных отчетов. Однако часто этим дело и заканчивается. Бухгалтер работает с отдельными отчетами. Теперь представим, что ему необходимо узнать, откуда и за счет чего получилась та или иная сумма в отчете. Чтобы выяснить это, он должен сформировать другой отчет и может быть даже не один, а несколько отчетов, которые помогут ему установить происхождение и подтверждение правильности расчета интересующей его суммы. Он будет долго и тщательно изучать, анализировать один отчет за другим, вглядываясь в их экранную форму и выполняя скроллинг отчета вправо и влево, вверх и вниз. Скорее всего он просто выведет отчет на печать, и будет работать с бумажным документом. Естественно, что такая работа малопродуктивна, неудобна и не имеет никакого отношения к безбумажной технологии. Она напоминает технологию работы при автоматизации учета на больших ЭВМ, перенесенную на персональные компьютеры. Поэтому в ряде систем компьютерного учета наряду с возможностью получения разрозненных выходных отчетов предлагается интерактивная технология работы с выходной информацией методом последовательных расшифровок.

Интерактивная технология работы с выходной информацией методом последовательных расшифровок состоит в том, что при непосредственной работе с отчетами высокого уровня агрегирования показателей программа позволяет создать отчеты более низкого уровня агрегирования данных, которые "раскрывают" показатели предыдущего уровня. Метод последовательных расшифровок (детализации) информации отчета позволяет дойти до конкретных проводок, суммы которых вошли в агрегированный показатель отчета и далее установить хозяйственную операцию, породившую эти проводки, и документ, на основе которого была отражена бухгалтерская операция в учете. Таким образом, идет анализ данных "от общего к частному".

При интерактивной технологии работы с информацией отчетов различаются детализация отчета и позиционирование.

Детализация отчета – это переход в другой отчет, содержащий данные, раскрывающие выбранный показатель. Детализация характерна для отчетов, содержащих итоговые (агрегированные) данные.

Позиционирование – это переход из отчета на конкретную проводку (совокупность проводок) в журнале учета хозяйственных операций/проводок. Позиционирование применимо для отчетов, содержащих детальные (а не итоговые) данные.

Интерактивная технология работы с информацией отчетов реализована в разработках фирм "1С", "Парус", "Хакерс Дизайн", "Информатик" и ряде других. Наиболее общая схема многоступенчатой выборки данных реализована в системах "1С: Бухгалтерия 7.7." и "Финансы без проблем".

В программе "1С: Бухгалтерия 7.7." непосредственно из оборотной ведомости можно вызвать другие отчеты, в которых информация может быть сгруппирована по разным критериям и с разной степенью детализации

Можно сформировать аналог страницы главной книги по интересующему пользователя счету; получить оборотную ведомость аналитических счетов, связанных с конкретным счетом; формы анализа динамики изменений остатков счета по дням периода и много другой полезной информации. Примеры представления соответствующих отчетов уже приводились выше. Из форм-расшифровок можно выйти на конкретный набор проводок, сформировавших те или иные обороты, а затем и на соответствующую операцию. При необходимости можно внести в нее необходимые коррективы. При возврате из режима корректировки показатель отчета, для которого производилась расшифровка, и все зависимые от него показатели могут быть автоматически пересчитаны. Интерактивная работа с информацией здесь может вестись из любого отчета. Таким образом, здесь реализована достаточно завершенная схема анализа данных по методу сверху вниз, от синтетических показателей к аналитическим, позволяющая представлять информацию в различном ракурсе. Данная технология работы с выходной информацией упрощает ряд работ, в частности, связанных с завершением периода, например, таких, как закрытие счетов.

Выбрав конкретную строку этой формы можно выйти на соответствующую операцию, исправить ее и, вернувшись назад, увидеть измененные значения показателей.

Оборотная ведомость по синтетическим счетам (оборотный баланс) имеет важное контрольное значение и позволяет вскрыть многие ошибки учетного процесса, в том числе правильность проведения всех расчетов по отраженным операциям, неполноту и избыточность ввода данных. Поэтому, как правило, в компьютерных системах учета отправной точкой для анализа данных служит оборотная ведомость. Она представляется в форме таблицы, позволяющей организовать запросы по ее отдельным позициям в виде разнообразных форм-расшифровок. В число таких форм-расшифровок могут входить:

• Отчет-расшифровка оборотов выбранного счета в разрезе корреспондирующих счетов за некоторый временной период (фрагмент главной книги по отдельному счету);
• Отчет-расшифровка остатков и оборотов выбранного счета в разрезе объектов аналитического учета (фрагмент оборотной ведомости по аналитическим счетам). Остатки и обороты по аналитическим объектам, учитываемым в натуральных показателях, должны быть отражены не только в стоимостном, но и натуральном выражении;
• Отчет о динамике изменения сальдо выбранного счета в течение заданного периода;
• Отчет-расшифровка оборотов выбранного счета в разрезе корреспондирующих счетов по датам и операциям (фрагмент журнала-ордера/ведомости по отдельному счету);
• Отчет-перечень хозяйственных операций, из которых сформировались обороты и исходящее сальдо выбранного счета.

Все отчеты-расшифровки строятся в форме таблиц, допускающих полноценную навигацию по данным и позволяющих расшифровывать свои отдельные позиции в виде сформировавшего их перечня хозяйственных операций, допускающего корректировку и пополнение. При этом результаты такой корректировки оперативно отражаются на состоянии соответствующих позиций отчетов по всей траектории движения при возврате назад, к отчетам более высокого уровня агрегирования показателей.

Отчеты-расшифровки второго вида с натуральными показателями по аналитическим объектам наиболее целесообразны и возможны при реализации систем автоматизации учета, основанных на концепции унифицированной модели представления учетных данных, поскольку здесь записи массива хозяйственных операций обычно включают натуральные данные, и потому доступ к ним является относительно простым с алгоритмической точки зрения.

Для комплексов бухгалтерских АРМ техническая реализация такого типа расшифровок может оказаться достаточно затруднительной из-за того, что функции натурального учета здесь обычно выносятся в отдельные подсистемы и потому в АРМ сводного учета могут быть недоступны как соответствующие данные, так и функции их обработки.

В то же время, элементы технологии последовательных расшифровок могут быть реализованы и в локальных АРМ. Для локальных АРМ бухгалтерских комплексов данный принцип работы с выходной информацией особенно полезен при учете взаиморасчетов с поставщиками и покупателями, поскольку обычно информация о движении материальных ценностей вводится на одном участке, а операции по их оплате на другом. Потому при сведении данных об оплатах и отгрузках удобно сразу получать интегрированную информацию обоих этих участков. Естественно, в полной мере это возможно только при использовании программ, функционирующих в сети на основе интегрированной базы данных.

Интегрированная информационная база предполагает, что при обработке данных, затрагивающих несколько модулей, сохраняются перекрестные ссылки между ними. Благодаря этому создаются предпосылки для реализации истинно интерактивной технологии работы с информацией. Это означает, что при работе с какими-либо данными система может показать взаимосвязанные с ними записи, то есть «раскрутить» в прямую или обратную сторону цепочку выполненных действий, так или иначе связанных с заинтересовавшей пользователя операцией, вне зависимости от того, с каким конкретно модулем в настоящий момент идет работа.

Например, система «Конкорд» широко использует возможности подобного "сквозного просмотра" (drill-down). Здесь в ходе анализа любых данных можно перейти на уровень просмотра более детальной информации, вплоть до элементарных операций. Можно двигаться как сверху вниз – от Главной книги до первичного документа, так и снизу вверх – от информации подсистем оперативного учета до агрегированных данных Главной книги. Например, начав с просмотра сальдо каждого счета в плане счетов, можно перейти к просмотру проводок по конкретному счету, по каждой проводке выйти на породившие ее документы. Можно увидеть, как проводка изменила состояние взаиморасчетов, какие еще бухгалтерские счета обрабатывались в ходе породившей ее хозяйственной операции и т.д.

Подобный анализ можно начать из любого модуля системы и получить полную информацию о том, какие изменения та или иная операция вызвала в данных других модулей. Например, при просмотре картотеки товарно-материальных ценностей, можно мгновенно узнать, в каком модуле инициирована операция, а также номер заказа, закупки, проекта или производственного заказа, вызвавших то или иное движение. Данный подход применим ко всем товарам, услугам, спецификациям. При этом от итоговых данных детализацию можно довести до того, что система сообщит, на какой полке склада находится тот или иной товар, какие партии прихода и расхода введены в систему, какой производственный маршрут определен для готовой продукции и пр.

Интерактивная технология работы с информацией выходных отчетов методом последовательных расшифровок позволяет:

• упростить поиск ошибок, допущенных в учетном процессе;
• облегчить выполнение ряда функций, связанных с завершением отчетного периода, например, закрытие счетов, за счет оперативного исправления выявленных ошибок и автоматического перерасчета итогов;
• сократить количество печатных отчетов за счет того, что анализ итоговых данных можно провести на компьютере, последовательно переходя от отчета к отчету с более низким уровнем обобщения информации. При этом бухгалтер избавляется от мучительного поиска данных, сформировавших интересующий его показатель, как это имеет место при работе с отдельными отчетами.

В конечном итоге интерактивная работа с информацией выходных отчетов и последовательная детализация отчетов позволяет высвободить время бухгалтера, повысить культуру его работы и сделать еще один шаг к реализации безбумажной технологии.

Вопросы для самоконтроля

1.Что понимается под основной и вспомогательной результатной информацией? В какой форме представляется каждая из них?

2.Дайте классификацию выходных документов.

3.Что понимается под стандартными и специализированными отчетами в АИС-БУ.

4.Что понимается под регламентированными отчетами в АИС-БУ. Дайте им характеристику.

5.Определите процедуру "обобщение учетных данных". В каких режимах она может выполняться?

6.Перечислите основные отличия технологии формирования учетных регистров и формы их представления в АИС-БУ от традиционной технологии их получения в неавтоматизированных ИС.

7.Что понимается под многовариантной технологией получения учетных регистров в АИС-БУ?

8.Могут ли в АИС-БУ учетные регистры, например такие, как журналы-ордера, главная книга, оборотная ведомость, формироваться в течение, а только по окончании отчетного периода?

9.Предполагаются ли компьютерные системы учета строгую, заранее определенную схему группирования и обобщения данных при формировании учетных регистров?

10.Можно ли в компьютерных системах учета сформировать регистры не по всем объектам определенного вида, а по конкретному объекту учета, например, составить оборотную ведомость по одному объекту основных средств?

11.Чем обеспечивается гибкость группирования и обобщения данных при формировании учетных регистров, изменение формы их представления?

12.Чем вызван отход от традиционных форм представления учетных регистров в АИС-БУ?

13.Назовите основные хронологические регистры, формируемые в АИС-БУ. Укажите основные требования к ним.

14.Назовите основные синтетические регистры, формируемые в АИС-БУ. Раскройте их назначения и разберите особенности формирования каждого из них.

15.Какие основные аналитические регистры должны составляться в компьютерной системе учета?

16.Перечислите основные процедуры работы с учетными регистрами и раскройте их суть.

17.В чем заключается интерактивная работа с выходной информацией методом последовательных расшифровок?

18.Что понимается под детализацией отчета и позиционированием?

19.Какой из учетных регистров чаще всего выступает в роли отправной точки при интерактивной работе с выходной информацией?

20.Приведите регистры, которые желательно включать в круг отчетов-расшифровок при интерактивной работе с выходной информацией.

21.Каковы особенности реализации интерактивной технологии работы с выходной информацией в комплексных АИС-БУ?

22.Каковы положительные стороны интерактивной технологии работы с выходной информацией?