Адаптация тиражных программ при создании АИС-БУ

Тиражную компьютерную программу следует рассматривать и как готовое решение, предлагающее определенную методологию ведения учета, и как инструмент, способный адаптироваться к конкретным потребностям конкретных пользователей. Предлагаемое на рынке программное обеспечение бухгалтерского учета обычно позволяет с той или иной степенью полноты решать наиболее типовые задачи финансового учета и составления отчетности. Однако нормативная база учета постоянно меняется, что требует либо перехода к новым версиям программ, либо их подстройки самим пользователем под изменившиеся условия.

Кроме того, в тиражном программном продукте нельзя заранее предусмотреть все, поскольку на конкретных предприятиях существует множество специфических учетных задач, для которых трудно разработать общую, универсальную технологию решения. В особенности это касается задач управленческого учета. Поэтому достаточно большое число пользователей желают как можно полнее "подстроить" программу под особенности ведения учета на собственном предприятии.

При ориентации на массовое распространение программных продуктов разработчики часто не принимают непосредственного участия в их внедрении у конечных пользователей. Поэтому они заинтересованы в максимальном отчуждении программного обеспечения. Это свойство обеспечивается за счет встраивания в программы различных адаптационных средств, позволяющих выполнять настройку программных средств либо самим пользователем, либо специализированными внедренческими фирмами.

Основным назначением адаптационных средств бухгалтерских программ является: настройка параметров функционирования программы;

• определение правил автоматизированного формирования записей массива хозяйственных операций и контировки документов;
• уточнение правил расчета показателей и макетов форм отчетных документов и, если это необходимо, разработка собственных отчетных форм;
• уточнение порядка ввода данных первичных документов и правил построения их печатных форм.

Пользовательские адаптационные средства ориентированы на применение конечным пользователем системы и не требуют от него профессионального уровня компьютерной подготовки.

Профессиональные адаптационные средства предназначены для специалистов по использованию компьютерной техники и программного обеспечения, требуют высокого уровня понимания внутренних особенностей функционирования систем обработки данных, а часто и серьезных навыков программирования.

По уровню настройки адаптационные средства подразделяются на средства параметрической настройки и средства внесения изменений в слой прикладных решений программного продукта.

Средства параметрической настройки позволяют определять параметры, регулирующие выбор заложенных в систему алгоритмов вычислений или порядок их выполнения. Следует разделять данные, которые программа использует при вычислениях, и параметры, регулирующие их выполнение.

Например, при выполнении ввода данных накладной параметрически может регулироваться факт вхождения или не вхождения НДС в цены товарно-материальных ценностей, указываемых в фактурной части документа. При задании характеристик учетной политики с помощью параметра можно выбирать способ расчета себестоимости (по средневзвешенной цене, методами ФИФО, ЛИФО) при передаче материалов в производство и при реализации товаров и готовой продукции. Характеристики активности счета по отношению к балансу (активный, пассивный, активно-пассивный, забалансовый) или типа сальдо счета (свернутое, развернутое) тоже являются параметрами, определяющими алгоритм расчета сальдо счета и ряд других особенностей обработки связанных с ним данных.

При внедрении системы требуется установить некоторые глобальные параметры, необходимые для работы программы. Их можно разделить на бухгалтерские и технологические.

Бухгалтерские параметры определяют правовой и организационный статус предприятия, специфику его деятельности, начало расчетного периода, характеристики учетной политики (метод списания себестоимости материальных ценностей, порядок определения выручки от реализации для целей налогообложения, метод начисления амортизации (износа) основных средств и т.п.), национальную валюту, способы пересчета иностранных валют в национальную и т.д.

Технологические параметры определяют различные характеристики ввода, отображения и печати данных (например, какие поля записи должны переноситься в новую запись при выполнении операции копирования); способы пересчета (ручной или автоматический) итогов; права пользователей на доступ к данным и выполнение различных функций программы и т.д. Способы установки этих параметров специфичны для каждой программы и обычно описываются в документации.

Средства внесения изменений в слой прикладных решений программного продукта позволяют определять формулы и даже целые программы, используемые при расчете сумм проводок типовых операций или проводок, автоматически формируемых по данным первичных документов, вычислении показателей отчетов, выполнении вспомогательных вычислений. В некоторых системах автоматизации с помощью этих средств можно переопределять или создавать новые экранные формы, отчеты, описывать алгоритмы выполнения разного рода регламентных работ и т.д.

Обычно считается, что средства параметрической настройки являются пользовательскими адаптационными средствами, а средства внесения изменений в слой прикладных решений – профессиональными. Однако это не совсем так. Иногда правильно установить необходимую комбинацию параметров может только специалист, хорошо понимающий особенности функционирования программного продукта. И, наоборот, часто для того, чтобы составить типовую операцию или формулу расчета того или иного показателя отчета специальных познаний не требуется, и выполнить соответствующие действия может даже относительно неподготовленный пользователь.

Средства внесения изменений в слой прикладных решений программного продукта следует разделять на встроенные (внутренние) и внешние.

Внутренние средства создаются разработчиком программного продукта и тем или иным способом встраиваются в систему или поставляются с ней в виде отдельной программы. Они предназначены для создания расчетных формул или целых программ на встроенном языке системы, проектирования внешнего вида экранных форм и отчетов.

Например, со стандартной и профессиональной версиями "1С: Бухгалтерии 7.7" поставляется программа "Конфигуратор", которая позволяет вносить изменения в конфигурацию системы. С ее помощью можно проектировать экранные и печатные формы документов, создавать новые справочники, отчеты, формы представления реестров документов и операций, разрабатывать программы на встроенном языке системы, определять пользователей, их права и т.д. Средства создания типовых операций "1С: Бухгалтерии" также можно отнести к встроенным средствам внесения изменений в слой прикладных решений.

Внешние средства внесения изменений в слой прикладных решений программного продукта, как правило, создаются сторонними производителями программ, а разработчики систем автоматизации бухгалтерского учета только разрабатывают принципы и технологию их использования совместно со своими разработками.

Например, некоторые программы, основанные на применении СУБД, предоставляют опытному пользователю возможность создания собственных запросов к базе данных на универсальном языке SQL (Structured Query Language), который "понимают" все мощные СУБД. В некоторых разработках можно заменять отдельные составляющие системы программами, разработанными с применением универсальных систем программирования Visual Basic, Delphi и др. Совместно с некоторыми системами можно применять универсальные генераторы отчетов типа Crystal Reports. Разработчик системы автоматизации не имеет никакого отношения к созданию этих средств. Он лишь разрабатывает технологию их применения совместно с поставляемыми им программными продуктами.

Встроенные средства внесения изменений в слой прикладных решений программного продукта могут быть как пользовательскими, так и профессиональными. Внешние средства, как правило, рассчитаны на профессиональное применение программистами, внедряющими и сопровождающими систему автоматизации.

Предлагаемые на рынке программные продукты, предназначенные для ведения бухгалтерского учета допускают:

• использование их как готового решения;
• использование как готового решения с внесением изменений и дополнений, не изменяющих типовую методологию учета, предполагаемую комплектом поставки;
• внедрение и использование с перенастройкой, изменяющей типовую методологию учета.

Системы с замкнутой функциональностью могут использоваться только как готовые решения.

Системы с ограниченно развиваемой функциональностью и полностью реконфигурируемые системы могут внедряться и использоваться во всех перечисленных вариантах. Системы автоматизации этого типа обычно поставляются с конкретным набором алгоритмов, реализованных в открытом для модификации пользователем слое прикладных решений. Прежде всего – это настройки типовых операций и правил контировки документов, а также определения порядка формирования выходных форм. Программа (программный комплекс) в совокупности с этой системой настроек может рассматриваться как готовое решение. При выборе второго и третьего вариантов использования необходимо внесение изменений в слой прикладных решений.

Установив готовое решение его можно сразу использовать для ведения учета. При этом для привязки программы к особенностям учетной политики предприятия достаточно использования простых средств параметрической настройки. Для малых предприятий, планирующих решение с помощью АИС-БУ только задач финансового учета и составления отчетности, применение готовых решений обычно является наиболее приемлемым вариантом.

Сказанное верно отнюдь не всегда. Например, если учетная политика предприятия предполагает списание себестоимости реализованных товаров методом ЛИФО, то при использовании "1С: Бухгалтерии 7.7" средств параметрической настройки достаточно, поскольку реализация этого метода изначально заложена в типовую конфигурацию, и нужно лишь указать в специальной экранной форме, что следует применять именно этот метод. При использовании же программы "Финансы без проблем" придется выполнять переопределение стандартно поставляемых настроек типовых операций, поскольку они не включают описание алгоритма соответствующих расчетов. Таким образом, в данной ситуации использовать стандартный вариант поставки программы "Финансы без проблем" в качестве готового решения нельзя и ее следует существенно реконфигурировать.

Применение любой комплексной системы ведения бухгалтерского учета как готового решения совершенно не означает, что все задачи будут решаться в автоматизированном режиме. Любая программа, обеспечивающая комплексное решение задач бухгалтерского учета, предоставляет возможность ввода проводок, расчет остатков и оборотов счетов, а также формирование того или иного набора выходных форм, представляющих данные о движении средств по счетам. В большинстве случаев можно говорить и о возможности подготовки и печати наиболее распространенных первичных документов: платежных поручений, приходных и расходных кассовых ордеров и т.д. Однако решение более специфичных задач таких, как расчет себестоимости списываемых на производство материалов, начисление износа основных средств, расчет курсовых разниц и т.д. программой может не обеспечиваться потому, что внедряемая система автоматизации как готовое решение не включает соответствующих функций (не приобретен необходимый модуль, не реализован соответствующий алгоритм). Кроме того, во многих случаях программные средства обеспечивают правильное решение определенной задачи только при соблюдении определенной методологии ведения компьютерного учета.

Например, для корректного расчета развернутого сальдо при использовании любой программы следует вести аналитический учет на счетах взаиморасчетов. В противном случае в ряде ситуаций развернутое сальдо будет вычисляться неверно, поскольку исходная информация не позволит программе разделить движение средств по разным контрагентам. Различные программы несут в себе различную методологию компьютерного учета. К примеру, в программном комплексе "БЭСТ-4" для корректного расчета курсовых разниц по определенному счету нужно, чтобы движение средств по каждой валюте отражалось на отдельном субсчете. Многие другие программы такого требования не предъявляют.

Для возможности автоматизированного составления многих форм регламентированной отчетности от пользователя требуется строгое следование рекомендуемой разработчиком системе субсчетов и аналитических счетов, поскольку алгоритмы расчета включаемых в них показателей используют сведения об остатках и оборотах конкретных субсчетов или аналитических счетов. Если пользователь не ведет эти субсчета (аналитические счета) или отражает на них иную, чем рекомендовано разработчиком программы, информацию, то отчетность будет составляться неверно и соответствующие формы придется заполнять вручную. Более того, даже при строгом следовании рекомендациям разработчиков программы не все формы могут быть заполнены в автоматизированном режиме, поскольку для расчета некоторых показателей бывает необходимо привлекать данные, которых нет в информационной базе учета.

Разработчики наиболее широко тиражируемых программных продуктов уделяют методологии компьютерного учета особо пристальное внимание для того, чтобы их можно было использовать как готовые решения в части решения задач финансового учета и составления отчетности.

Например, типовая конфигурация "1С: Бухгалтерии 7.7" тщательно выверяется опытными аудиторами и специалистами по организации компьютерного учета на предмет соответствия требованиям Минфина и налоговых органов РФ. Она сертифицирована Минфином РФ на соответствие требованиям ведения бухгалтерского и налогового учета. Заложенная в нее структура учета учитывает множество возникающих при составлении отчетности нюансов и потому настоятельно рекомендуется придерживаться используемых в ней аналитических разрезов даже в том случае, если они, на первый взгляд, представляются избыточными.

Таким образом, для того, чтобы наиболее полно использовать возможности готовых решений необходимо строго следовать методическим рекомендациям разработчика программного продукта. Это часто требует изменения привычной методологии ведения бухгалтерского учета при внедрении программных средств в эксплуатацию. Многие предприятия оказываются к этому не готовы, и потому возможности готовых решений используются ими не в полной мере, а автоматизация решения многих задач учета становится неполной.

Несмотря на то, что внедрение типовых, готовых решений нередко связано с ломкой старых подходов к ведению учета, его старой, привычной технологии, не следует забывать, что типовые решения не создаются на пустом месте, а являются результатом долгого труда, обобщения и переосмысления практики ведения учета многих организаций. Эти решения включают в себя лучший опыт хозяйствования и управления предприятиями. Если обратиться к западному опыту, то можно видеть, что там даже организацию бизнеса нередко подстраивают под компьютерные программы ведущих производителей, хорошо понимая, что предлагаемые в них решения специальным образом оптимизировались с учетом накопленного опыта внедрений

При использовании готового решения с внесением изменений и дополнений, не изменяющих типовую методологию учета, предполагаемую комплектом поставки пользователь или специалисты по внедрению так или иначе изменяют слой прикладных решений программы. Уровень сложности внесения такого рода изменений может быть различен. Он может быть относительно невелик и тогда выполнение соответствующих действий по силам даже относительно слабо подготовленному пользователю. Однако часто, для составления правил формирования сложных типовых операций, контировки документов или определения алгоритмов расчета показателей отчетов требуется привлечение профессиональных специалистов по внедрению и сопровождению программ.

Например, при использовании готового решения – типовой конфигурации программы "1С: Бухгалтерия 7.7" пользователь может расширить ее возможности за счет составления собственных типовых операций. Приобрести навыки их составления относительно несложно и эти действия могут быть выполнены в непосредственном режиме работы с информационной базой системы. Такие изменения не затрагивают типовую конфигурацию.

Изменять конфигурацию программы намного сложнее. Для облегчения внесения небольших дополнений, не затрагивающих структуру учета типовой конфигурации, в программе предусмотрено множество так называемых "конструкторов", которые позволяют конечному пользователю, даже совершенно не знакомому с программированием, формировать новые справочники, документы и отчеты. Кроме того, на дисках информационно-технологического сопровождения (ИТС) постоянно публикуются методические материалы по созданию дополнений к типовым конфигурациям силами самих конечных пользователей. В частности, там приводятся рекомендации о том, как менять конфигурацию таким образом, чтобы издаваемые самой фирмой "1С" дополнения и новые версии типовых конфигураций не конфликтовали с ранее созданными пользовательскими настройками. Однако все-таки, конфигурирование – сложная задача, требующая большого опыта работы с программой, а часто и серьезных навыков программирования. Поэтому для выполнения этих действий обычно привлекаются профессиональные специалисты по внедрению и сопровождению.

Во многих программах, особенно рассчитанных на крупные предприятия, все адаптационные средства достаточно сложны и рассчитаны, в первую очередь, на профессионалов по применению средств вычислительной техники.

Наиболее сложным является внедрение автоматизированных систем бухгалтерского учета, сопровождаемое перенастройкой, изменяющей типовую методологию учета. Возможности выполнения подобного рода перенастройки у систем с ограниченно развиваемой функциональностью и полностью реконфигурируемых в немалой степени различаются. В системах с ограниченно развиваемой функциональностью обычно можно применять только изменение системы типовых операций, части правил обработки документов, создание новых отчетов. Однако серьезно изменить базовые расчетные алгоритмы, спроектировать принципиально новые формы компьютерных документов без непосредственного участия разработчика программы здесь нельзя. В полностью реконфигурируемых системах, помимо этого, обычно можно изменить практически все или большую часть расчетных алгоритмов, экранных форм, а нередко и структуры баз данных.

Необходимость во внесении серьезных изменений в типовую методологию учета обычно возникает тогда, когда пользователи не хотят ограничиваться только решением стандартных задач финансового учета и желают в полном объеме автоматизировать функции ведения управленческого учета на своем предприятии в точном соответствии со своими потребностями. При использовании систем автоматизации с частично развиваемой функциональностью удовлетворить все, без исключения запросы пользователей силами собственных специалистов предприятия или сторонних внедренческих фирм часто невозможно, поскольку это может потребовать внесения таких изменений в программу, которые выходят за рамки открытых для изменения компонент слоя прикладных решений. В полностью реконфигурируемых системах возможности изменения методологии компьютерного учета практически безграничны, поскольку здесь можно не только реализовать или переопределить любой специализированный расчетный алгоритм, но и обеспечить возможность ввода, накопления и использования в расчетах, при формировании документов и отчетов любой вспомогательной информации.

Многие пользователи полностью реконфигурируемых систем автоматизации бухгалтерского учета, таких как "1С: Бухгалтерия", "Турбо Бухгалтер", "Инфо-Бухгалтер", "Финансы без проблем" стремятся к тому, чтобы полностью "подогнать" программное обеспечение к предъявляемым ими требованиям. Одной из причин отказа от типовых решений является привычка пользователей к определенной методологии ведения бухгалтерского учета и их нежелание отказываться от выработанных годами подходов к формированию записей на счетах, ведению аналитического учета и составления отчетности. Специализированные внедренческие фирмы обычно охотно идут на реконфигурирование программ, поскольку выполнение подобного рода работ приносит им значительную прибыль. Во многих случаях стоимость выполнения работ по реконфигурированию в несколько раз превышает стоимость самого программного продукта. Поэтому, начиная серьезные изменения, следует хотя бы ориентировочно оценить стоимость и продолжительность необходимых работ.

Следует иметь ввиду, что реконфигурирование программ и отказ от типовой методологии учета, предлагаемой их разработчиками очень ответственный шаг, поскольку в этом случае часто приходится полностью отказаться от возможности применения новых типовых версий слоя прикладных решений, поставляемых фирмой разработчиком в связи со сменой законодательства и вносить соответствующие изменения самостоятельно или с привлечением сторонних внедренческих фирм. Поэтому стоимость актуализации индивидуальных решений также может оказаться существенно более высокой, чем при использовании типовых решений.

Нередко желание создать индивидуальное решение бывает вызвано отраслевой спецификой учета на предприятии. В этой связи следует иметь в виду, что для некоторых полностью реконфигурируемых систем автоматизации учета имеются большие библиотеки специализированных отраслевых решений. Так, например, фирмой "1С" и ее многочисленными партнерами создано большое число специализированных конфигураций программ системы "1С: Предприятие 7.7", предназначенных для решения задач учета на предприятиях различных сфер деятельности. Поэтому, перед тем как принять решение о создании полностью оригинальной конфигурации, следует внимательно ознакомиться с набором уже существующих готовых решений. В таком поиске большое подспорье может оказать регулярно переиздаваемая фирмой "1С" брошюра "Внедренные решения на основе системы программ "1С: Предприятие", содержащая аннотации различных прикладных решений, созданных партнерами фирмы "1С" для автоматизации учета в различных областях деятельности с учетом внутрифирменной и отраслевой специфики предприятий. Вполне возможно, что среди них найдется такое, которое уже апробировано на схожих предприятиях и в него потребуется внести лишь небольшие дополнения.

Крайне нежелательно пускать работу по реконфигурированию программ на самотек. Это чревато тем, что вносимые дополнения не будут достаточно проверены на совместимость с уже имеющимися процедурами обработки данных. Поэтому следует сначала собрать, систематизировать и обобщить все замечания по отсутствующим функциональным возможностям, наметить этапы работ, определить обоюдную ответственность исполнителей и заказчика. Все это следует свести в единый документ или их совокупность, обычно именуемую "Техническим заданием".

В техническом задании должны быть отражены виды учета (оперативный, бухгалтерский, управленческий, учет для налогообложения), которые затрагиваются производимыми изменениями. Должны быть перечислены и подробно описаны все внутренние документы, специфические отчеты, а также аналитические разрезы, необходимые для ведения учета и составления отчетности.

В техническом задании должны быть отражены структура подразделений и филиалов предприятия, его виды деятельности, учетная политика, штатное расписание, должностные инструкции, формы специфических документов и отчетов. Полезно выделить также и наиболее трудоемкие участки учета, автоматизация которых должна быть выполнена в первую очередь, а соответствующая технология эксплуатации оптимизирована особо тщательно.

В техническом задании должны быть представлены разделы, подробно характеризующие все необходимые изменения в составе и структуре нормативно-справочной информации, структуре аналитического учета, перечне, реквизитном составе, порядке организации диалога, алгоритмах проведения и печатных формах компьютерных документов и их журналов, изменения в номенклатуре, реквизитном составе и формах представления отчетов. Особое внимание следует уделить формулировке пожеланий к особенностям эксплуатации автоматизированной системы с учетом сложившегося разделения труда между сотрудниками бухгалтерии и функций иных заинтересованных служб предприятия.

Помимо описания функционально-технологических особенностей построения и эксплуатации системы компьютерного учета, в техническом задании следует определить и порядок реализации проекта, в частности, состав группы специалистов, занятых в работе по проекту, график выполнения пуско-наладочных работ, методы реализации решений.

Техническое задание должно вырабатываться при непосредственном взаимодействии заказчика и исполнителя. Последнему следует предоставить все необходимые материалы. Вообще говоря, по тому, какие материалы запрашивает исполнитель и какой проект технического задания он представляет со своей стороны можно косвенно судить о его опыте в выполнении подобного рода работ. Опытный исполнитель постарается как можно полнее и детальнее прописать состав необходимых работ, порядок и условия их выполнения, обоюдную ответственность сторон.

Многие фирмы-разработчики систем автоматизации бухгалтерского учета проводят аттестации сотрудников партнерских фирм на знание своих программных продуктов. Поэтому, осуществляя выбор сторонней внедренческой фирмы, стоит обратить внимание на наличие у нее сертифицированных сотрудников. Одним из признаков подготовленности внешнего исполнителя может служить факт проведения им скрупулезного анализа принятой у заказчика схемы учета. Нередко на основе такого анализа исполнитель может выдвинуть предложения по изменениям в учетной политике, призванные обеспечить снижение налогов, достижение более полного и достоверного отражения учетной информации, снижение трудоемкости процедур ввода и анализа данных. Не стоит сразу отвергать выдвинутые предложения, поскольку специалисты по внедрению систем компьютерного учета обобщают опыт их настройки и эксплуатации у большого числа клиентов.