Гидрологические службы. Планирование и стратегия

Весьма возможно, что наиболее важной обязанностью директора должно быть планирование и стратегическое развитие гидрологической службы. Чтобы успешно реагировать на изменяющиеся условия и потребности, гидрологической службе нужен директор с видением развития на перспективу и способностью действовать. Планирование и стратегическое развитие подразумевают изменение.

Немногим нравятся изменения, особенно если они навязываются, и руководителям гидрологической службы необходимо иметь навыки по управлению процессом преобразований. В частности, возможно, потребуется, чтобы в организационной культуре многих гидрологических служб центр внимания сместился с чисто технических вопросов, в первую очередь, на пользователей.

Руководителям гидрологической службы необходимы планы и стратегии, которые обеспечат гидрологической службе распределение ее ресурсов таким образом, чтобы достигнуть самых важных целей. Разнообразные планы на различные периоды времени должны быть сформулированы так, чтобы соответствовать намеченным целям. Стратегический план обеспечит представление общего направления развития гидрологической службы, например сроком на пять лет.

Во времена быстрых перемен трудно предвидеть даже на пять лет вперед, поэтому план должен регулярно обновляться. Годовой план устанавливает конкретные намерения и желательные результаты, которые должны быть достигнуты в течение одного года деятельности; он обычно увязан с бюджетом. План развития сосредоточен на процессе наращивания потенциала гидрологической службы для выполнения ее производственных задач и может рассматривать с этой целью период времени 10 лет или более. Кроме того, могут существовать планы, которые касаются отдельных аспектов деятельности службы, например подготовки кадров.

Комплексный план, вероятно, будет включать некоторые или большинство перечисленных ниже элементов:
- концепция развития на перспективу — каким мы хотим, чтобы была наша сфера деятельности;
- миссия — обоснование необходимости существования гидрологической службы;

- принципы или ценности — фундаментальная и неизменная система убеждений, которые относятся к работе гидрологической службы;
- обзор достижений за последний плановый период;
- анализ сильных и слабых сторон, возможностей и угроз (СССВУ);
- цели и ожидаемые результаты — общие формулировки того, что должно быть достигнуто;

- цели и ожидаемые виды выходной продукции — конкретные цели: измеримые результаты и стандарты, а также временные рамки;
- действия — конкретные действия, которые будут предприниматься для достижения целей и получения ожидаемой выходной продукции;
- финансовый бюджет;
- критерии эффективности и индикаторы — показатели, которые будут использоваться для контроля хода работы.

Стратегический или долгосрочный план не конкретизирует отдельные действия и включает в себя только ориентировочный бюджет. В годовом плане при этом кратко можно резюмировать многие разделы существующего стратегического плана и уделить больше внимания описанию предлагаемых действий и увязанному с ними бюджету.

Вышеупомянутый перечень начинается с концепции перспективного развития высокого уровня и заявления о целях, а затем следует оценка работы гидрологической службы и ее фактического состояния (сильные и слабые стороны гидрологической службы), а также окружающей ее деловой среды (возможности для новых производственных задач и угрозы со стороны конкурентов или неблагоприятные изменения в деловой среде).

Потом идет конкретизация действий и механизмов оценки их успешности. Не представляет трудностей получение планов других организаций в целях развития идей относительно соответствующих подходов и форматов. К примеру, Стратегический план ВМО (ВМО-№ 1028) должен быть доступным для директора гидрологической службы и может быть получен из Секретариата ВМО.

Другие службы в сообществе ВМО являются очевидным источником руководящих и методических материалов; например у Австралийского бюро метеорологии (1995, 2005, 2006) имеются планы различных временных масштабов, которые могли бы стать полезными примерами для других служб.

Гидрологическая служба, которая является частью головной организации, может иметь строго определенный формат планирования, составления бюджета и технологического процесса, которого придерживались бы руководители. Однако в гидрологических службах, в которых степень независимости выше, руководители должны относиться к планированию более серьезно.

Иногда, когда ресурсов не хватает и кажется, что гидрологическая служба не получает никакого признания или поддержки, планирование может казаться бессмысленным занятием. Тем не менее, возможно, именно в этих условиях планирование является самым необходимым, чтобы идти по пути позитивного развития в будущем и обеспечить импульс для перемен.

План не является исключительно внутренним документом и во всяком случае обычно используется для содействия развитию гидрологической службы и в качестве основания для заключения соглашения или контракта между директором и высшим должностным лицом, которому подотчетен директор. В этом случае план будет согласовываться с этим высшим должностным лицом, а также с персоналом гидрологической службы.

Процедуры планирования являются важнейшим компонентом системы управления и рассматриваются во многих учебниках и программах высших школ в области управления производственно-хозяйственной деятельностью предприятия. Руководителям гидрологической службы необходимо сделать планирование основной частью своих исследований вопросов организации деятельности службы.

Планирование не должно быть формальным или отнимающим много времени, хотя могут использоваться такие методы, как анализ дисконтированных денежных потоков, чтобы выбрать наиболее перспективные из нескольких альтернативных направлений деятельности. Возможно, самое важное — это эффективно вовлечь в процесс все заинтересованные стороны, т. е. не только высшее руководство, но и весь персонал гидрологической службы, пользователей и потенциальных партнеров.

Желательно соединение нисходящих и восходящих идей при помощи консультаций с пользователями и другими заинтересованными сторонами. Директор и верхние эшелоны управления должны осуществлять полное руководство службой на основе понимания ими более широкой деловой и политической среды.

Другие сотрудники могут иметь практический взгляд на достоинства и недостатки плана, а также личные деловые связи с клиентами и участниками коллективной работы. Как правило, отдельные подразделения вносят предложения по составляющим плана, которые должны быть включены, изменены или опущены согласно выбранной процедуре отбора.

Полезной отправной точкой для оценки современного состояния гидрологической службы является Water Resources Assessment: Handbook for Review of National Capabilities (Оценка водных ресурсов — Руководство по обзору национальных возможностей) (WMO/ UNESCO, 1997).

Прежде, чем стратегический, годовой или иной план гидрологической службы будет принят к реализации, руководители должны установить четкую связь между планом гидрологической службы и ответственностью и обязанностями ее персонала. Важно, чтобы руководители концентрировали внимание сотрудников персонала на результатах, которых они должны достигнуть, а не просто на задачах, которые они должны выполнять.

Существенно важным аспектом планирования является оценка результатов работы за прошлый период. Во многих странах от правительственных учреждений требуется представлять годовые отчеты национальному собранию избранных представителей, которое дает окончательную оценку эффективности их работы.

Даже там, где они не обязаны это делать, руководители гидрологических служб должны, по крайней мере, ежегодно анализировать деятельность их служб, достижения и изменяющиеся условия деловой среды. Результаты могут быть представлены разными способами и с разной степенью детализации для различных аудиторий.

Для избранных представителей и потребителей — кратко, сосредотачивая внимание на вкладах в жизнь общества на национальном уровне; для персонала — подробно, выдвигая на первый план технические вопросы и вопросы продукции/обслуживания; для руководства и аппарата планирования — всесторонний, включающий анализ недостатков и неблагоприятных изменений в окружающей деловой среде.

Оценка работы всей гидрологической службы обеспечивает основу для определения ее сильных и слабых сторон и разработки плана, который будет опираться на преимущества и устранять любые недостатки. Руководителям необходимо оценить работу гидрологической службы на основе критериев и показателей эффективности, предварительно определенных планом, и рассмотреть, насколько успешно гидрологическая служба реализует свои концепцию развития и миссию, а также правительственную политику и задачи.

Обратная связь с пользователями из государственного и частного секторов является важнейшим элементом оценки эффективности работы. Гидрологическая служба, которая обеспечивает технически первоклассную продукцию, но которая в малой степени способствует решению государственных задач или удовлетворению потребностей деловых партнеров, вряд ли получит постоянную поддержку или финансирование на будущие плановые периоды.