Етапи впровадження контролінгу на підприємстві

Відомо, що практика впровадження контролінгу на підприємствах України не поширена. Використовуються лише окремі його методи й інструменти. Причому фахівці, що працюють на підприємствах, не усвідомлюють того, що використовувані ними методи, форми і важелі управління можуть бути набагато більш організованими і досконалими. Це й обумовлює актуальність формування організаційно-економічного механізму здійснення контролінгу на підприємстві.

Ефективність системи контролінгу залежить від організації роботи, пов’язаної із систематизацією збору й обробки даних, тому першоосновою впровадження контролінгу на будь-якому підприємстві є створення структурної одиниці, що займається даними питаннями, або відділу контролінгу.

На наш погляд, створення самостійної системи контролінгу необхідно орієнтувати на середні і великі підприємства зі складною внутрішньою організаційною структурою. При цьому контролінг щонайкраще визначає кон’юнктуру і ступінь вигідності, а також дозволяє врахувати результати аналізу в управлінні підприємством. На невеликих же підприємствах спеціальна служба і посада контролера можуть бути не передбачені, а його функції може виконувати головний бухгалтер або спеціально уповноважений співробітник підприємства.

На початковому етапі в більшості підприємств важливе місце займають питання виживання, необхідність збереження кваліфікованих фахівців, забезпечення їм прийнятної зарплати. У цих умовах повинний функціонувати так називаний спрощений варіант контролінгу, заснований на принципі максимального завантаження виробничих потужностей виробництвом беззбиткової продукції при забезпеченні її збуту й оплати. При цьому збір і обробка контролінгової інформації може здійснюватися одним працівником. Рамки використання методів обробки обліково-економічної інформації можуть бути необмеженими: починаючи від традиційних і закінчуючи розробкою власних специфічних методик, що формують склад і структуру інформації, зручної і необхідної для використання конкретними користувачами.

На наступних етапах організації контролінгу можливе використання більш складних у методологічному відношенні варіантів контролінгу, заснованих на виборі однієї з багатьох альтернатив завантаження потужностей, застосування різних систем знижок для забезпечення ефективного збуту продукції і т.п. Розширення виробничих потужностей припускає і збільшення обсягу контролінгової інформації, з яким одному працівнику справитися неможливо. У зв’язку з цим введення в штат служби контролінгу нових працівників буде виправданим рішенням.

Таким чином, впровадження служби контролінгу в управління діяльністю підприємств повинне бути поетапним. На наш погляд, впровадження системи контролінгу на підприємстві повинне відбуватися за трьома напрямками (рис. 3.1).

Рис. 3.1. Етапи впровадження контролінгу на підприємстві

Розглянемо окремо кожен з етапів впровадження контролінгу на підприємстві.

Підготовчий етап.

Підготовчий етап буде відбуватися в залежності від того, хто буде представляти службу контролінгу на підприємстві і хто буде організовувати її впровадження. Якщо таким буде дійсний керівник підприємства, який обізнаний про стан підприємства, про те, як працюють підрозділи підприємства, хто збирає і надає оперативну інформацію, які документи й у які терміни підготовляються, хто аналізує і контролює усі виникаючі відхилення, то в цьому випадку багато етапів пропонованого експрес-аналізу просто не будуть представляти необхідності. Якщо це буде здійснюватися для сторонньої організації, про процес і номенклатуру виробництва, про конкурентів і проблеми збуту якої нічого не відомо, то покрокове виконання даної схеми може дати діючі результати.

Отже, на підготовчому етапі відбувається загальне ознайомлення з процесом роботи даного підприємства. Після узгодження з керівником підприємства про терміни й етапи впровадження системи контролінгу необхідно скласти наказ від його імені про надання усіма відділами і службами даної компанії інформації: організаційної структури підприємства, бюджету підприємства на відповідний період, відомостей обліку й аналізу відхилень по виробництву і витратам, балансу і звіту про фінансові результати, положення про роботу відділів. Далі проводиться інтерв’ювання з головними фахівцями, у результаті якого визначається, яке відношення має кожен відділ до контролінгу. У кінці даного етапу генерується звіт, у якому виявляються всі позитивні сторони підприємства і “вузькі місця”, для яких пропонується рішення.

Якщо даний процес необхідно провести на своєму підприємстві, то варто максимально формалізувати відносини. Не слід просити працівників подати документи в термін або підготувати необхідну інформацію. Система контролінгу заснована на оперативному обліку і тільки за допомогою оперативних даних, тобто даних, наданих у термін, можливі планування й аналіз. Тому відразу необхідно настроїти персонал на відповідну роботу.