Інформаційні потоки в системі контролінгу на підприємстві

Не секрет, що інформаційні потоки, коли ними не займаються спеціально, далекі від досконалості: може відбуватися дублювання інформації; вона може не доходити до адресата; після одержання інформації можуть знадобитися уточнення. Звідси випливає необхідність удосконалення системи інформаційних потоків, зміни алгоритмів проходження документів, автоматизації передачі інформації.

Система збору контролінгової інформації спирається на існуючу систему інформаційних потоків, що повинна бути органічно вбудована в загальну систему інформаційних потоків підприємства, у противному випадку відбудеться відторгнення нав’язаної співробітникам підприємства системи контролінгу.

Часто сама загальна система інформаційних потоків не витримує критики: документи проходять занадто повільно; ніхто не відповідає за документ у цілому. У такому випадку немає сенсу вбудовувати підсистему контролінгу, що повинна працювати добре, у систему, що працює погано.

Крім того, розібравшись в системі інформаційних потоків підприємства, можна знайти безліч “вузьких місць”, зайвих ланок, які можна усунути. У рамках роботи з впровадження системи контролінгу відбуваються перебудова й оптимізація всієї системи інформаційних потоків на підприємстві. Таке тлумачення виходить за рамки контролінгу, але на практиці прийдеться цим займатися для досягнення задовільного результату в системі власно контролінгу.

Перед службою контролінгу на підприємстві стоїть задача забезпечення оперативного збору й аналізу інформації щодо витрат підприємства з метою управління. Керівники підприємства повинні одержати інформацію, щоб у випадку відхилень, що намітилися в його роботі встигнути почати відповідні міри і скорегувати роботу. Традиційно таку інформацію у вигляді фактичного кошторису витрат по підприємству надає бухгалтерія. Після того як вона обробила прихід і витрату матеріалів, визначила ціну списання матеріалів у виробництво, одержала суму витрат на матеріали, нарахувала заробітну плату і відрахування, обробила рахунки за електроенергію, газ, воду, нарахувала амортизацію основних фондів, податки в бюджет і відрахування в позабюджетні фонди, вона може одержати фактичні дані по витратах усього підприємства у вигляді кошторису витрат і калькуляцій на окремі види продукції. Порівнявши фактичний кошторис витрат з виручкою, бухгалтерія визначає фінансовий результат.

В даний час на переважній більшості підприємств усі ці операції здійснюють щомісяця, тобто плановий відділ підприємства визначає на місяць випуск продукції, витрати і фінансовий результат, а потім розраховує фактичні дані і порівнює їх із плановими.

Неоперативність є великим недоліком цієї системи. Закриття рахунків, визначення витрат, фінансового результату віднімає стільки часу в бухгалтерії, що звичайно фактичний кошторис витрат одержують до 20 числа наступного місяця. У будь-якій сфері діяльності неможливо орієнтуватися на дані двомісячної давнини. Визначаючи вигідність тієї чи іншої операції, директор змушений робити “прикидки на сьогоднішній день”.

Аналіз вищесказаного приводить до найважливішої задачі служби контролінгу - забезпечення оперативного одержання інформації про виручку і витрати підприємства. Час рішення цієї задачі для керівників обмежено можливістю прийняття конкретних управлінських рішень для виправлення ситуації.

Виникає питання: куди надавати інформацію? Служба контролінгу повинна домовитися з бухгалтерією про введення даних цехів по витратах, щоб далі служба контролінгу вибирала інформацію з бази даних і обробляла її за своїми “контролінговими правилами”, тобто одержувала зведені аналітичні форми. У результаті обробки контролінгові дані виходять “не зовсім точними” з бухгалтерської точки зору, однак ця точність достатня для прийняття управлінських рішень. Саме ці достовірні на 95% дані потрібні фінансовому директору сьогодні, а точні на 100% бухгалтерські звіти місяць потому - інформація, марна для прийняття оперативних управлінських рішень.

Служба контролінгу не робить проводок, вона не перераховує обороти і не змінює сальдо по рахунках - це прерогатива бухгалтерії. Служба контролінгу аналізує дані і групує їх по визначених ознаках: перемінні і постійні, стосовні до даного центра витрат і не стосовні і т.д. Тому робота служби контролінгу не заважає бухгалтерії і дозволяє їм працювати в єдиній команді, як це і повинно бути на прогресивному підприємстві.

ЗМІСТОВИЙ МОДУЛЬ 3.