Необхідність інформаційного забезпечення в системі контролінгу

- визначаються цілі функціонування підприємства;

- цілі конкретизуються в задачах;

- рішення задач описується за допомогою планів різного рівня.

В міру виконання планів здійснюються процедури аналізу і контролю, а саме: збір фактичних даних, їх порівняння з плановими показниками; виявлення відхилень, їх інтерпретація. Далі приймаються рішення за підсумками контролю у виді реакції керуючої системи на відхилення. Дані рішення стають однією з передумов планування в новому циклі управління.

Інтеграція і координація функцій при цьому здійснюється через інформаційну взаємодію таким чином:

1. Підтримка планування. При цьому підсистема інформаційного забезпечення “поставляє” підсистемі планування фактичні дані, прогнози розвитку і цільові настанови за станом підприємства на майбутнє, методики, принципи і критерії планування; у свою чергу “планування” формує комплекс планів і заходів щодо їх реалізації, що приводить до актуалізації стану підсистеми інформаційного забезпечення.

2. Підтримка контролю. Підсистема інформаційного забезпечення здійснює збір фактичних даних про функціонування підприємства, динаміці зовнішнього середовища, “поставляє” методики, принципи, концепції, критерії контролю. У свою чергу, контроль актуалізує стан підсистеми інформаційного забезпечення на предмет аналізу фактичних даних і їх порівняння з плановими, що, безсумнівно, збагачує підсистему інформаційного забезпечення.

3. Підтримка процесу прийняття рішень із приводу реагування на відхилення. Підсистема інформаційного забезпечення “поставляє” методи і критерії прийняття даних рішень, а також приклади подібних дій самого підприємства й інших підприємств у ретроспективному плані, можливі реакції внутрішнього і зовнішнього середовища на різні дії і їх комбінації. У процесі прийняття рішень із приводу відхилень актуалізується “архів” інформаційного забезпечення й у випадку прийняття будь-яких нових нетипових рішень база даних “збагачується” можливими варіантами реагування на відхилення. Прийняті рішення стають, у тому числі інформаційною основою нового циклу управління.

У більшому ступені з інформацією пов’язаний контроль. В умовах збільшення кількості показників, що характеризують стан економіки й організацію бізнесу, необхідно планувати, збирати й обробляти інформацію про господарську і фінансову діяльність, для чого необхідно удосконалення технології, організації управління з урахуванням комунікаційних зв’язків і використання інформаційних ресурсів. Вищевказані процеси необхідно здійснювати на основі кібернетичного принципу, що забезпечує зворотний зв’язок і регулювання керованих параметрів діяльності.

На рис. 4.1 показано, що сигнали зворотного зв’язку виникають у виробничій системі і перетворюються в інформацію. Відомості про хід виробничого процесу фіксуються в первинних документах, що характеризують використання ресурсів, формування собівартості в розрізі елементів і статей витрат. Для контролю служать норми витрат, відхилення від норм і їх зміна. Первинні документи надходять в економічні підрозділи підприємств, що перетворюють отримані дані в інформацію для окремих служб і відділів управління. Корпоративне управління виконує контрольну функцію, оцінюючи інформацію, що надійшла від бухгалтерії, і коректуючи основні параметри діяльності підприємства.

При цьому кількість керованих параметрів досягає кілька сотень. Вони плануються в розрізі структурних підрозділів, видів продукції, норм витрат усіх видів ресурсів і т.д. Така інформація відслідковується відповідними економічними службами, куди надходять документи, що відображають фактичний стан керованих параметрів об’єктів спостереження. Проводиться аналіз і робляться висновки щодо відхилень від норм, що передаються у відповідні відділи і служби управління для аналізу відхилень, їх оцінки і прийняття управлінських рішень.

Сигнали зворотного

зв’язку

продукція

Рис. 4.1. Канали передачі інформації

З інформаційно-логічної точки зору прийняття управлінських рішень є процесом перетворення описової інформації в зобов’язуючу. Зобов’язання, що містять комплекс рішень, додають цілеспрямований характер суб’єктивному фактору, підвищують ефективність управління за умови діючої системи контролю.

Якщо моделі обліку, аналізу в основному орієнтуються на збір і обробку даних за минулі періоди і тільки у визначеній мірі їх можна використовувати для прогнозування, то контролінг використовує і забезпечує інформацію, що стосується майбутнього стану економіки підприємства. Таке розуміння контролінгу обумовлене збільшенням масштабів виробництва, ускладненням зв’язків між виробниками, посередниками і споживачами продукції, конкуренцією, що вимагає прогностичного підходу до оцінки господарської діяльності.

Можна виділити чотири інформаційні проблеми, що повинні розглядатися в залежності від наявної інформації:

1. Кількісна проблема, що охоплює питання, які стосуються обсягу інформації.

2. Проблема часу. Швидкий розвиток обумовлює актуальність інформації і короткі актуалізаційні цикли.

3. Проблема якості. При цьому перше, що приймається до уваги, - це якість інформації, не всі показники однаково добре обґрунтовані. У широкому розумінні це стосується важливості рішення.

4. Проблема комунікації торкається питання напрямку передачі інформації, тому що вона виникає часто не там, де потрібна. З цим питанням також пов’язаний спосіб підготовки й ущільнення інформації.

Варто враховувати, що виникнення проблеми одного виду може спричинити і, як правило, спричиняє появу проблем інших видів (рис. 4.2), оскільки між ними існує тісний взаємозв’язок.

Рис. 4.2. Взаємозв’язок інформаційних проблем