Вопрос 2. Деловой документ.

Деловой документ является разновидностью непубликуемого (неопубликованного), т.е. предназначенного для однократного использования. Его цель – принятие или исполнение непосредственных управленческих решений. Он содержит первоначальные исходные фактические сведения, показатели, параметры и т.д. и является средством и результатом управленческой деятельности. Практически вся используемая в управлении информация фиксируется. Материальным носителем фиксированной информации является документ.

К деловым документам относят:

1. Информационные (доклад, отчет, докладная записка, справка, сводка, обзор, служебное и сопроводительное письма (их разновидности: письмо-запрос, напоминание, просьба, извещение, информация, ответ), телеграмма, телефонограмма, радиограмма, факсограмма).

а) доклад

б) отчет – документ, содержащий сведения о результатах деятельности за

определенный период времени, о выполнении мероприятий, поручений, заданий, представляемых руководителю структурного подразделения, организации или вышестоящему органу.

в) докладная, объяснительная и служебная записки – документы, информирующие руководителя учреждения или структурного подразделения о явлениях, фактах, выполненной работе, сложившейся ситуации.

г) справка – документ информационного характера, описывающий или устанавливающий факты, события. Справка может быть служебного и личного характера. Справка служебного характера составляется на запрос вышестоящей организации или служебного лица (может быть внутри организации или за ее пределами). Справка личного характера направляется в другую организацию.

д) сводка

е) обзор

ж) служебное письмо – одно из средств обмена информацией и оперативного управления разнообразными процессами деятельности организаций и учреждений. Содержание письма носит индивидуальный характер и посвящено, как правило, одному вопросу. Письма подразделяются на:

- письма, требующие ответа (запрос, обращение, предложение, требование, подтверждение, распоряжение, сопроводительное письмо);

- письма, не требующие ответа (информационное письмо).

з) телеграмма – документ, передаваемый по каналам телеграфной связи, посылается в срочных случаях, когда другие виды связи не могут обеспечить своевременную доставку информации адресату.

и) телефонограмма – срочное сообщение, передаваемое адресату по телефону. Она используется для документного оформления устных телефонных переговоров и является одним из видов деловой корреспонденции.

к) радиограмма.

и) факсограмма – срочное сообщение, передаваемое адресату по факсу.

2. Документы коллегиальных органов (протоколы, стенограммы, справки).

а) протокол – документ, фиксирующий место, время и цель проведения собрания, конференции, заседания, совещания, состав присутствующих, содержание докладов, выступлений и постановления по заслушанным вопросам. По объему могут быть краткими, полными и стенографическими.

б) стенограмма

в) справка