Организационно-распорядительные документы.

Организационные – обеспечивают организационную деятельность учреждения (положения, уставы, правила, инструкции).

а) устав

б) положение

в) правила

г) инструкция – документ, содержащий правила, регулирующие какие-либо стороны деятельности учреждений и предприятий, их отдельных подразделений и служб, а также должностных лиц. Разновидностью является должностная инструкция – документ, определяющий организационно-правовое положение работников в структурном подразделении, а также условия, обеспечивающие эффективность деятельности.

д) штатное расписание – документ, содержащий перечень должностей сотрудников организации по подразделениям со сведениями о размерах соответствующих окладов, его структура повторяет структуру организации.

е) правила внутреннего трудового распорядка.

Распорядительные – обеспечивают регулирование деятельности организации (постановления, решения, распоряжения, приказы).

а) постановление – нормативный документ, принимаемый органами коллегиального управления для решения наиболее важных вопросов, входящих в их компетенцию, установления норм, правил.

б) приказ – распорядительный документ, издаваемый руководителем учреждения на правах единоначалия и в пределах своей компетенции. Приказы издаются на основе и для исполнения законов, постановлений и распоряжений правительства, указов и директивных указаний вышестоящих органов.

Приказы делятся на:

- приказы по организационным вопросам (издаются для утверждения структуры и штатов учреждения; в случаях его создания или ликвидации; для введения в действие организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных и методических документов; для создания временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов и т.д.);

- приказы по основной деятельности (издаются для регулирования порядка финансирования деятельности учреждения, ее материально-технического, информационного и документационного обеспечения, социальных вопросов и т.д.);

- приказы по личному составу (регулируют прием, увольнение, перемещение работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрений).

в) распоряжение – документ, утверждающий задание руководителя учреждения или его заместителя на отдельные работы, мероприятия, выполняемые структурными подразделениями или должностными лицами. В правовом отношении распоряжения и приказ равноценны. Разница между ними в том, что приказы пишут по общим, всеобъемлющим вопросам, а распоряжения – по частным. Распоряжение ограничено сроками действия. Отменить действие распоряжения (или его части) ложно только распоряжением или приказом по организации.

г) решение

4. Документы по личному составу (заявления о приеме на работу, характеристики, приказы по личному составу и т.д.) – регулируют трудовые отношения работодателя (руководителя учреждения и коллектива (отдельного работника).

а) заявление о приеме на работу

б) характеристика

в) приказы по личному составу

5. Документы по хозяйственно-договорной деятельности (договор поставки, подряда, о материальной ответственности, хозяйственные договоры в посреднической деятельности, комплект договоров по созданию новых форм хозяйствования, комплект договоров о взаимоотношениях предприятия и банка).

6. Документы по хозяйственно-претензионной деятельности (протоколы разногласий к договорам, коммерческие акты, претензионные письма, исковые заявления).

7. Учетно-финансовые (оформление открытия счета в банке, заявление-обязательство, акты, трудовые соглашения, поручения).

8. Документы по внешнеэкономической деятельности – документы, регламентирующие внешнеэкономические связи и создание совместных предприятий.

9. Плановая документация:

а) программа – документ, содержащий обоснование и основные направления развития той или иной отрасли управления или деятельности.

б) план – документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей.

Деловые документы часто называют управленческими, а их совокупность – управленческой документацией (совокупность документов по определенному предмету).

Деловой документ отличается совокупностью внешних признаков, включающих:

- способ фиксирования информации;

- носитель;

- физико-химическое состояние;

- форму и размер документа;

- элементы правового, делопроизводственного оформления документа;

- начертание знаков письма.

Большинство деловых документов оформляется согласно формуляру-образцу, на базе которого разрабатываются унифицированные документы c учетом возможности их машинной обработки и изготовления бланков. Существуют стандарты на унифицированные системы документации. Очень часто документы под одним названием входят в разные системы документации. Например, заявления на предоставления отпуска и на открытие расчетного счета в банке относится к различным системам документации, хотя имеют одно название – заявление.

Деятельность по созданию документов называется документированием. Условия, обеспечивающие движение, поиск и хранение документов, объединяются под общим названием – организация работы с документами. Деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами в процессе управленческой деятельности, называется делопроизводством.