Классификация деловых документов.

1. По поступлению:

а) официальные (служебные) – создаются организацией или должностным лицом и оформляется в установленном порядке. Отражают деятельность учреждения (положения, уставы и т.д.). Среди них выделяются личные, удостоверяющие личность человека и/или его права, обязанности, служебное либо общественное положение (визитка, удостоверение, пропуск и т.д.);

б) личные – создаются лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения служебных обязанностей (письмо, записка).

2. По происхождению:

а) внутренние – предназначены для функционирования внутри создавшей его организации (приказ, распоряжение, акт);

б) внешние – предназначены для направления за пределы организации, в которой они созданы (письмо, телеграмма, запрос).

3. По направлению деятельности:

а) входящие – поступают в организацию;

б) исходящие – направлены из организации.

4. По стадиям создания:

а) черновой документ – рукописный или машиночитаемый; он отражает работу автора над текстом;

б) беловой – имеет текст, переписанный или перепечатанный с чернового документа без помарок и исправлений;

в) оригинал – первый и единственный экземпляр. Подлинники (оригиналы) называют умноженными, когда они составлены в нескольких экземплярах, и каждый из них имеет одинаковую юридическую силу (договор, устав).

г) копия – воспроизводит информацию документа и все его внешние признаки или часть их, в т.ч. элементы его правового, делопроизводственного, художественного оформления. В юридическом отношении оригинал и копия равноценны. Различают несколько видов копий:

- выписки-копии – воспроизводят часть текста документа;

- отпуски – полные копии документа;

- дубликаты – имеют одинаковую юридическую силу с оригиналом; выдаются при утрате подлинников (паспорта, свидетельства и т.д.)

5. По сложности:

а) простые – рассматривают один вопрос;

б) сложные – рассматривают два и более вопроса.

6. По срокам исполнения:

а) срочные (телеграммы, командировочные, удостоверения);

б) несрочные.

7. По назначению:

а) документы, используемые как средство фиксирования фактов, событий и явлений (акт, отчет, протокол и т.д.);

б) документы, используемые как способ передачи информации на расстояние (письмо, телеграмма).

8. По гласности:

а) обычные;

б) секретные – имеют особую отметку и гриф секретности «секретно». С ними могут работать лица, которые имеют разрешение и ознакомлены со специальной инструкцией по секретному делопроизводству;

в) для служебного пользования – содержат несекретные сведения, но не подлежат огласке в открытой печати, по радио, ТВ; используются только работниками данного учреждения. На них ставится гриф «Для служебного пользования».

9. По срокам хранения:

а) постоянного хранения;

б) длительного хранения (свыше 10 лет);

в) временного хранения (до 10 лет).

10. По форме:

а) стандартные (типовые) – содержат однородные вопросы, составляются по типовому образцу. Чаще всего отпечатаны на бланке, где имеется постоянная и переменная информация (справка, командировочное удостоверение).

б) индивидуальные – создаются для объяснения конкретной управленческой ситуации. Содержание излагается индивидуально, представляя собой результат творчества исполнителя (докладная записка).