Реквизиты деловых документов

1. Наименование вида документа – приводится на всех документах, кроме письма. Способствует быстрому восприятию его содержания. Исходя из наименования, устанавливается перечень реквизитов, структура текста, уровень обязательности выполнения требований.

2. Автор – юридическое лицо (учреждение, предприятие, организация), приводится без сокращения.

3. Дата. Документ датируется днем его подписания или утверждения (для документов коллегиальных органов – днем проведения коллегии). Элементы даты приводятся в одном ряду тремя парами арабских цифр в последовательности – день, месяц, год.

4. Индекс. Отслеживает оперативный справочно-информационный поиск документа, его сохранность и контроль исполнения. Включает в себя три пары арабских цифр, где первая пара – индекс структурного подразделения, вторая – номер дела в номенклатуре подразделения, третья – порядковый номер по журналу учета.

Пример – входной номер документа №03-12/97.

03 – шифр структурного подразделения автора документа;

12 - № дела, где хранится копия исходящего документа;

97 – регистрационный номер документа по журналу учета входящих документов и канцелярии.

5. Место составления или издания – название города или другого населенного пункта, где создан документ.

6. Адресат – элемент грифа, название организации, подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, почтовый адрес.

7. Гриф утверждения.Утверждение – способ удостоверения документа после его подписания, санкционированное расширение действия документа на определенный круг структурных подразделений, организаций или служебных лиц. Элементы грифа: слово УТВЕРЖДАЮ, должность лица, утверждающего документ, подпись. Документ имеет юридическую силу с момента его утверждения.

8. Заголовок к тексту. Отражает главную идею документа. Цель его – ускорение процесса обработки документа и прохождения через структурные подразделения к его реальному исполнению.

Текст документа.

10. Подпись – форма выражения законности документа и ответственности за его содержание. Документы, отправляемые в вышестоящие организации, в редакции газет и журналов, а также распорядительные и важнейшие внутренние документы подписывает руководитель учреждения или его заместитель. Докладные записки, сводки, сообщения и др. документы справочного или аналитического характера может подписывать исполнитель, если рассматриваемые вопросы не выходят за пределы его полномочий; документы коллегиальных органов (постановления, протоколы и др.) подписывают два лица (председатель и секретарь).

11. Печать. Прикладывается к документам, требующим особого освидетельствования их аутентичности. Может быть гербовой или простой. Гербовая печать прикладывается к документам, подтверждающим юридические и физические права лиц; устанавливающим затраты денежных средств и материальных ценностей, а также и уставам, положениям, где согласно нормативным актам, необходимо наличие оттиска печати. Простые печати прикладывают к документам, выходящим за пределы организации, к размноженным экземплярам распорядительных документов при их рассылке, к справкам с места работы и т.д. она может иметь различную форму: круглую, квадратную, треугольную. Герб на ней не изображается.

12. Отметки об исполнении документа и направлении его в дело. Содержит следующие данные: краткая справка о выполнении; слова «в дело» и номер дела, к которому будет подшит документ, дата направления документа в дело; подпись руководителя структурного подразделения или исполнителя.

В отдельных документах может отсутствовать часть реквизитов.

Список литературы

1. ГОСТ 7.60-2003. Издания. Основные виды. Термины и определения: издание официальное. – М.: ИПК Издательство стандартов, 2004.

2. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение: учебник / Н.Н. Кушнаренко. – 2-е изд., перераб. и доп. – Киев: Знання, 2000.