ОРГАНИЗАЦИЯ НОЧНОГО АУДИТА. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СЛУЖБЫ ПРИЕМА И РАЗМЕЩЕНИЯ С ДРУГИМИ СЛУЖБАМИ

НОЧНОЙ АУДИТ

Оперативные проверки и корректировки должны проводиться работниками службы приема и размещения самостоятельно, но окончательный контроль правильности финансовых данных про­водят аудиторы. Поскольку аудиторы контролируют финансовую информацию системы, как правило, они работают в составе фи­нансового подразделения гостиничного предприятия (бухгалте­рии) или подчиняются напрямую управляющему гостиницы, но также могут работать в составе службы приема и размещения.

Ночной аудитор проверяет правильность составления бухгал­терской документации и составляет дневной отчет по данным ком­мерческой деятельности гостиницы. Обычно этот отчет составля­ется в конце рабочего дня, во время ночной смены, и поэтому эта проверка называется ночной аудиторской проверкой, а служа­щий — ночным аудитором. Он наделен широким кругом функций и обязанностей, которые в два раза превышаю обязанности обыч­ного портье.

Учитывая, что гостиница — это круглосуточно работающее предприятие без перерывов, выходных и санитарных дней, то и возможные сбои в технологическом процессе подготовки гости­ничных услуг, их качества, ликвидации возможных жалоб и кон­фликтов (иных происшествий) возлагаются на службу ночного ау­дитора.

Ночной аудит обычно имеет продолжительность от четырех до восьми часов и состоит из двух этапов: ручного ночного аудита и автоматического ночного аудита. Ночной аудит начинается между 23.00 и 01.00 и заканчивается иногда перед началом работы утрен­ней смены портье (около 07.00). Объем аудиторской работы и продолжительность аудита зависят от размеров гостиницы, числа на­числений и оплат, проходящих за сутки в системе управления, а также от аккуратности оперативного персонала, проводящего в системе финансовые операции. Из международной практики го­стиничного управления требуется один аудитор на каждые 200 за­нятых гостиничных номеров.

Ночной аудит преследует в текущей финансовой дате пять основных целей:

■ проверка статусов гостиничных номеров и незаехавших бро­ней;

■ проведение начислений и проверки начислений на счетах го­стей;

■ балансирование систем;

■ закрытие финансовой даты и подготовка отчетности;

■ проведение специальных технологических операций. Баланс счетов подводится каждый вечер. Этот процесс очень

важен и проводится в то время, когда все прочие службы уже не работают (чтобы все начисления были включены), а именно во время третьей смены — ранним утром. В крупных отелях работа­ют несколько ночных аудиторов, в маленьких отелях такая долж­ность может быть даже не предусмотрена.

Первым шагом в этом процессе является начисление на счета тех платежей, которые не были в них внесены ранее. Потом ито­говые цифры на счетах в компьютере сверяются с отчетами дру­гих отделов для проверки правильности начислений. Затем прово­дятся начисления за аренду номеров и итоговые цифры заносятся в гостевой файл. Таким образом, формируется окончательный от­чет обо всех суммах задолженности гостинице.

Бухгалтерские электронные системы позволяют повысить эф­фективность проведения операций по счетам и оперативно управ­лять счетами гостей. Ежедневная расшифровка дебиторских сче­тов, проводимая ночным аудитором, одновременно является и проверкой операций отделов, и полной распечаткой счетов го­стей.

Дежурный аудитор собирает счета в специальную папку гостя так называемый портфель. Дежурный аудитор также ответственен за проверку тарифов (стоимость номера в документе, подтверж­дающем бронирование, и фактическая стоимость должны быть одинаковыми).

Функциональные обязанности ночного аудита: я выполнять все функции, связанные с поселением, обслужива­нием, выпиской гостей отеля;

■ проверка счетов (или форм первичного учета) по оплате услуг, оказанных гостям за день. Особое внимание уделяется правиль­ности применения прейскурантов цен на услуги, обоснованно­сти применения скидок;

■ проверка суточного отчета гостиницы, выполняемого службой размещения;

■ иедение параллельного учета (форм первичной документации) на случай, если компьютерная система выйдет из строя;

■ проверка соответствия числа освобождающихся мест в гости­нице к числу мест предварительного бронирования следующих суток;

■ проверка журнала регистрации обращений клиентов отеля с пожеланиями и подготовка отчета менеджеру службы приема о состоянии качества обслуживания в отеле;

■ подготовка к 07.00 сведений о занятости номерного фонда для службы хозяйственного обеспечения;

■ проверка служб, участков, отдельных объектов гостиницы, где возможны хищения, кражи или определенные негативные про­явления, но только в малых гостиницах;

производить побудку гостей и выступать в качестве телефонно­го оператора (при необходимости).

Ночной портье, как правило, сменяет дневного не ранее 23.00, принимая на себя прежде всего функции приема и расчетной ча­сти. Работа ночных аудиторов во многом облегчает работу днев­ной смены, так как все счета гостей уже выверены и подготовлены к операции оплаты. Таким образом, процесс обслуживания гостей в часы наиболее массового отъезда (с 07.00 до 12.00) значительно ускоряется.

Одной из обязанностей ночного портье в малых отелях являет­ся обход здания в целях проверки исправности сигнализации (охранной и противопожарной) и безопасности гостиницы. Во |ремя обхода ночной портье собирает листы-заказы завтраков в номер, которые заполняются клиентами и вывешиваются за дверь. В ночное время таких обходов совершается не менее трех. Время каждого заносится в журнал.