ПРОЦЕСС ПОСЕЛЕНИЯ В ГОСТИНИЦУ. КАТЕГОРИИ ГОСТЕЙ
Во многих гостиницах процесс прибытия гостя кажется простым делом. Гость приветствуется, информация о нем проверяется, производится оплата и выбирается номер.
Кроме предварительного бронирования, это первая возможность гостя увидеть гостиницу в действии. Первые впечатления самые важные, и именно поэтому процесс приема, регистрации и размещения часто упоминается в иностранной литературе как «момент истины».
Различные типы гостиниц отличаются уровнем обслуживания. Это различие в обслуживании особенно бросается в глаза во время прибытия и регистрации гостя. Отели низкого класса, как правило, не имеют служащих, работающих с прибывающими гостями между парадной дверью и регистрационной стойкой. В таких отелях гость может контактировать только с портье за стойкой.
Гостиницы высшей категории имеют несколько представителей, обслуживающих гостей с момента прибытия до момента регистрации. Гость может встретиться с дежурным гаражной службы, швейцаром и посыльным до того, как подойдет к службе приема и размещения.
Первый служащий, с которым гости часто сталкиваются в гостинице высшей категории, — дежурный гаражной службы. Он приветствует подъезжающих гостей, открывает дверь их автомобиля, может помочь с размещением багажа на тележке и отвечает за безопасность транспортного средства. Подобное обслуживание предоставляется многими высококлассными гостиницами. Однако не все гостиницы с полным обслуживанием предлагают гаражную службу. Она наиболее часто встречается в гостиницах, расположенных в центре города, где места для парковки в дефиците и самостоятельная парковка для гостя неудобна.
Эта служба приносит доход многим гостиницам. Взимая с гостя плату за стоянку каждый день, отдел гаражной службы получает прибыль, направляемую на оплату затрат на обслуживание и страхование стоянки или места для стоянки автомобилей. Плата за стоянку добавляется непосредственно к счету гостя.
Многие гостиницы передают полномочия по оказанию данного вида услуг частной компании, отвечающей за работу стоянки. При аренде частная компания берет ответственность за стоянку автомобиля гостя, страхуя его от повреждений, и укомплектовывает персоналом отдел. В таких случаях гость даже не сознает, что гаражная служба — законтрактованный отдел.
Как и в ситуации с гаражной службой, не во всех гостиницах есть швейцары, так как эта штатная единица не приносит доход гостиничному предприятию. В результате только самые крупные гостиницы могут позволить себе иметь службу швейцаров.
Многим гостям никто не представляет гостиницу так, как швейцар. Одетый в форму швейцар — частично дежурный на этажах, частично посыльный, частично гид и частично друг. Швейцар могут подсказать гостю интересные исторические места, объяснить дорогу, вызвать такси. Вновь прибывшим гостям швейцар помогает достать багаж из автомобиля, пока посыльный не займется им. В дополнение ко всему швейцар также открывает двери.
После того как гостя поприветствовали у парадного входа, он подходит к регистрационной стойке. Процесс регистрации достаточно важен как существенная часть комплексной оценки работы гостиницы. Идеальная регистрация проходит незамеченной гостем, потому что все службы гостиницы функционируют слаженно. От дежурного, паркующего автомобиль, до швейцара, приветствующего гостя, от посыльного, подносящего багаж, до персонала за стойкой — все системы работают синхронно.
Регистрация (заезд) гостей начинается во многих гостиницах в 14.00, но есть отели, которые начинают в 15.00 (например, «Swissotel Красные Холмы»). Гость заполняет регистрационную Карточку (образцы форм, анкет представлены в приложении 2), портье уточняет форму оплаты. Расчеты с проживающими гостями могут производиться:
■ за наличные деньги;
■ по кредитным картам;
■ по безналичному расчету (по перечислению денежных средств организациями на счет гостиницы);
■ ваучерами.
Большинство гостей оплачивает свое проживание без проблем, но существуют гости, которые могут уехать из гостиницы не расплатившись. К выяснению вопросов кредитоспособности (платежеспособности) гостей необходимо подходить очень деликатно. С одной стороны, гостиница должна застраховать себя от неполучения доходов, с другой стороны, гостиница может потерять клиентов из-за чрезвычайной подозрительности и недоверия к гостям. В одних гостиницах настаивают на полной оплате вперед, в других предлагают оплачивать определенные периоды проживания, в третьих — в конце недели, а в некоторых гостиничных предприятиях гостям позволяют проживать и пользоваться услугами в кредит и производить оплату при отъезде.
У каждой гостиницы разная степень доверия к своим гостям, которая зависит прежде всего от контингента поселяющихся гостей и класса отеля. Различия в процедурах проверки платежеспособности и порядке получения оплаты за гостиничные услуги не разрывно связаны с разным уровнем технического оснащения служб приема и размещения гостиничных предприятий. Соответственно подходы к проблемам оплаты обслуживания в гостиницах с неавтоматизированными, полуавтоматизированными и автоматизированными системами будут отличаться. Необходимо отметить, что обсуждение вопросов, связанных с выяснением платежеспособности клиентов, требуют от персонала группы приема и размещения высокого профессионализма, опыта, такта и интуиции.
Решив все вопросы по оплате, портье приступает к назначению номера. При выборе номера для гостя нужной категории портье должен учесть множество моментов (национальные особенности, традиции, привычки, образ жизни, курящий или некурящий номер и т.п.). После того как был присвоен номер, гостю выдается ключ, а вместе с ключом выдается карта гостя (Guest Passport), которая содержит следующие данные: фамилия гостя, номер комнаты и сроки проживания (рис. 2.1).
Многие гостиницы используют визитную карту как средство рекламы. В ней может быть информация о расположении гостиницы и транспорте, с помощью которого можно добраться до гостиницы, а также информация о работе вспомогательных и дополнительных служб: расположение, часы работы.
По окончании оформления коридорный или посыльный провожает гостя до предоставленного ему номера, помогая поднести багаж.
Две категории гостей появляются у стойки — с бронированием и без такового. Гости с бронированием обслуживаются без проблем. Портье повторно подтверждает заказ на размещение (напоминая о сроке пребывания в отеле), гость подписывает карту регистрации, согласуется метод оплаты (нюансы, связанные с условиями оплаты проживания), выбирается номер и происходит обмен любезностями. В компьютеризованном отеле процесс регистрации занимает пару минут.
Рис. 2.1. Карта гостя (guest passport) с ключом от номера
Гости, забронировавшие номер, могут столкнуться с двумя проблемами: отсутствие записи о бронировании номера или отсутствие мест. Прибытие и регистрация должны идти быстро (даже если запись утеряна). Настолько возможно быстро портье ищет информацию о бронировании и оформляет размещение.
Совершенно другой уровень ожидания предусмотрен для гостей, не имеющих брони (в приложении 2 приведен образец бланка без предварительного бронирования). Если место свободно (а в большинстве гостиниц имеются свободные номера), процесс регистрации будет немного длиннее. Информация, которая была бы получена портье в результате бронирования, должна теперь быть получена непосредственно от самого клиента и проверена. Те же самые вопросы, изложенные портье по бронированию, должны быть заданы и портье по размещению: сколько ночей? сколько номеров? сколько мест в номере? Портье предлагает прибывающим гостям альтернативные варианты размещения, категорию номера и зависимости от продолжительности пребывания, если запрос гостя не может быть выполнен в точности. Рассмотрим в качестве примера стандарт процедуры поселения в гостиницу:
■ поприветствовать входящего в отель гостя не позднее чем через 30 с после того, как он вошел в отель (если у стойки приема очередь — поприветствовать гостя, стоящего в очереди последним);
■ обращаться к гостю по имени (не менее трех раз в процессе регистрации) ;
■ общаться с гостем, улыбаясь, в теплой и дружественной манере;
■ предоставить гостю ручку и регистрационную карту для заполнения;
■ подтвердить дату и время отъезда;
■ подтвердить категорию комнаты и ее цену;
■ предложить на выбор комнату для курящих либо некурящих;
■ уточнить способ оплаты;
■ в случае оплаты кредитной картой удостовериться, что карта принадлежит именно этому гостю и сделать с нее слип с помощью импринтера;
■ попросить паспорт гостя и миграционную карту, визу (для иностранных граждан) для регистрации проживания в Москве;
■ предложить список газет разных стран;
■ осведомиться, есть ли у гостя карта постоянного авиапассажира определенных авиакомпаний для начисления бонусных миль;
■ заполнить багажную квитанцию (номер комнаты, число мест багажа), которую затем передаст носильщику;
■ процедура приема и размещения каждого гостя должна занимать не более 5 мин;
■ проводить гостя в комнату;
■ ознакомить гостя с часами работы и месторасположением ресторанов (предложить заказать столик в ресторане), баров, кафе, банка, магазинов, салона красоты, оздоровительного центра;
■ ознакомить гостя со всеми удобствами комнаты.
Рассмотрим категории гостей, которые могут оказаться у стой
ки приема и размещения:
Повторные гости.Число повторных гостей отражает общее удовлетворение гостей гостиничным продуктом и услугами. Нужно каждого первого гостя сделать повторным, а каждого повторного — постоянным.
Гостиница должна осуществлять постоянный мониторинг и обновление историй гостей. Вся информация и данные относительно предпочтений, специальных потребностей и требований гостя должны быть собраны к заезду focth и распространены по всем отделам, которые будут задействованы в его обслуживании.
Специальное внимание должно быть уделено негативному прошлому опыту, предшествующим осложнениям или неудобствам для гостя, которых необходимо избежать в течение следующего пребывания гостя. Именно поэтому профайл (история гостя) гостя требует регулярного обновления. Удовлетворенность гостя может достигаться путем такого предложения продукта или предоставления такого обслуживания, при котором гость ощущает особое индивидуальное отношение к себе со стороны каждого сотрудника и руководства гостиницы.
Бизнесмены и командированные.Должны быть идеально идентифицированы еще на этапе резервирования, так как нередко помимо размещения они интересуются и заказывают бизнес-услуги. Особое внимание проявить к специальным потребностям гостя.
Деловые люди в большинстве случаев являются повторными гостями, и поэтому их требования должны быть выполнены максимум в течение 20 мин, нужно заранее предупреждать о любой иозможной задержке. Также необходимо получить согласие гостя м<| ожидание.
Деловые люди — опытные путешественники и точно знают, ка-MIM должно быть обслуживание в хорошей гостинице, поэтому необходимо заранее исключить возможные проблемы, недостатки, задержки в обслуживании, чтобы обеспечить качественный Сервис с улыбкой на лице.
Основные потребности деловых людей:
■ комната для встреч и переговоров;
■ услуги бизнес-центра;
■ доступ в Интернет;
■ обслуживание в номерах — 24 ч;
■ услуги прачечной/химчистки;
■ экспресс-регистрация и выписка;
■ свежие газеты ежедневно.
Семьи.На этапе резервирования после идентификации семейных туристов нужно уточнить возраст детей. Ориентируясь на иозраст детей, необходимо позаботиться о любых специальных потребностях гостей (например, дополнительная кровать или детская кроватка — для детей до 3 лет, специальное постельное белье для ребенка в номер, детское меню, услуги приходящей няни или детские фильмы).
Служба гостиничного хозяйства должна иметь минимум одну детскую кроватку из расчета на каждые 100 номеров, она должна быть заранее установлена в номере до прибытия гостя с ребенком (бесплатно). Номер, в котором будут проживать дети, должен быть укомплектован набором цветных мелков и карандашей, альбомом для раскрашивания, коробкой с игрушками, видеомагнитофоном и набором детских фильмов.
Ванная комната должна быть укомплектована специальным детским набором для ванной: мылом, игрушкой (она должна иметь сертификат качества, быть безвредной для здоровья ребенка и соответствовать его возрасту), шампунем, зубной пастой и зубной щеткой. Кроме того, следует:
■ заранее узнать всю информацию о потребностях, предпочтениях и особых запросах семейных гостей, которые уже пользовались услугами гостиницы (в сетке вещания гостиницы должен быть как минимум один детский телевизионный канал);
■ проинформировать гостей обо всех программах и событиях, ориентированных на семейных туристов и детей, предложить «семейный пакет», объяснить его выгоды для семейных гостей;
■ подтвердить в процессе регистрации услуги, заказанные гостями, а также ознакомить их с услугами для детей: наличие детского канала по ТВ, DVD-диски с мультфильмами и детскими фильмами, детское меню, игровая комната, услуги приходящей няни, детская библиотека и др.;
■ предоставить гостю информационный листок с перечнем предметов для детей (детская кроватка/раскладушка, памперсы, комплекты для детей) и добавить комплимент от гостиницы. Предложить гостю помощь в доставке багажа и любую другую необходимую помощь, которая может понадобиться гостю с ребенком: «Если у вас будут какие-либо вопросы или пожелания, пожалуйста, обращайтесь к нам в любое время». Пожелать гостю приятного пребывания в гостинице и организовать сопровождение до номера, во время которого гостя должны ознакомить с основными услугами гостиницы, расположением и режимом работы предприятия питания и других сервисных служб гостиницы. VIP-гости.Особо важными персонами являются знаменитости,
выдающиеся деятели политики, культуры, искусства, спорта. К ним относятся главы государств, президенты компаний, заказчики крупных мероприятий, клиенты, останавливающиеся в роскошных апартаментах, гости, приглашенные в отель менеджментом гостиницы и т. д.
Обслуживание VIP-гостей в отеле имеет цель показать и подчеркнуть значение гостя. Прием такого гостя — лучшая реклама для гостиницы, так как VIP-гости существенно влияют на репутацию и успех гостиницы.
Весь персонал гостиницы должен уделять таким гостям максимум внимания и оказывать обслуживание самого высокого качества независимо от VIP-категории. Назначая номер под размещение VIP-гостя и подготавливая его к заселению, учитывайте малейшие нюансы предпочтений и особые запросы таких гостей.
Молодожены. Снимают номер в гостинице, чтобы разнообразить, усилить и продлить атмосферу праздника и прекрасно провести счастливое время их жизни.
Отдел бронирования и служба приема и размещения должны своевременно информировать соответствующие отделы гостиницы о заселении молодоженов. На этапе бронирования предложить молодоженам свадебный пакет.
Номер под заезд таких гостей должен быть красиво украшен и соответствующим образом укомплектован:
■ письмо или открытка с поздравлениями от гостиницы;
■ шампанское в ведерке со льдом и бокалы;
■ корзина со свежими фруктами;
■ подарок от гостиницы;
■ композиции из цветов;
■ воздушные шары;
■ шоколадный набор и др.;
Студенты и учащиеся.Рекомендуется получить отдельную гарантию от руководителя группы студентов в отношении возможных повреждений в номерах. Вопрос гарантий должен быть заранее согласован с руководителем группы. О прибытии такой группы и всех согласованных мерах поставьте в известность все соответствующие службы и подразделения, которые будут задействованы в обслуживании.
Студенческие группы могут вести себя шумно и тревожить других гостей. Поэтому при возможности размещайте таких гостей на отдельном этаже, организуйте их завтрак в отдельной части зала или в отдельном помещении.
В номерах, где проживают несовершеннолетние, из мини-баров должны быть изъяты все алкогольные напитки.
Спортсмены.При идентификации такого гостя необходимо использовать любую возможность продвигать и продавать услуги фитнес-центра гостиницы.
Сотрудники службы приема и размещения должны обладать максимально полной информацией о спортивных событиях в городе, спортивных центрах, магазинах и мастерских по ремонту.
Гости с физическими, умственными ограничениями.Гостям с физическими недостатками должен быть обеспечен тот же уровень обслуживания, что и всем гостям, несмотря на любые ограничения их дееспособности. Например, в отеле «Арарат Парк Хаятт» гости с ограниченными возможностями возводятся в ранг VIP-гостей и получают наивысшее обслуживание, дополнительные услуги и льготы, которые гостиница преподносит гостям VIP-категории.
Обслуживание гостей с умственными ограничениями требует от каждого служащего особого такта, терпения и внимания к потребностям таких гостей, необходимо своевременно проинформировать о прибытии таких гостей работников всех служб, которые могут быть задействованы в обслуживании гостей с физическими и умственными недостатками.
Когда гость с умственными ограничениями идентифицирован на этапе резервирования или в процессе регистрации, необходимо узнать у члена семьи или у сопровождающего об особенностях и степени умственной недееспособности гостя. Уточнить, имеются ли какие-либо специальные требования, предпочтения или меры, которые должны быть организованы по прибытию гостя с умственными ограничениями.
Служба приема и размещения/консьерж должна иметь обновленную информацию о местных психиатрических клиниках или местном психиатре. Член семейства и руководство гостиницы должны быть своевременно поставлены в известность обо всех случаях, когда такой гость угрожает или подвергает опасности других гостей или служащих гостиницы.
Служащие должны быть осведомлены об устройствах и процедурах, доступных для людей с физическими недостатками. Гостям с физическими ограничениями, использующим животных-помощников, например собак-поводырей, должен быть предоставлен удобный доступ ко всем средствам гостиницы, в том числе к номерам, предприятиям питания гостиницы и пр.
Отдел бронирования и служба приема и размещения должны ежедневно просматривать в системе все запросы на доступные специально оборудованные комнаты для людей с ограниченными способностями.
Блокируя номера для гостей с физическими ограничениями, необходимо учесть все запросы, указанные в заявке на резервирование, а также гарантировать, что номера, оборудованные для размещения гостей с физическими ограничениями, не будут перепроданы обычным гостям без недостатков.
Если вся гостиница накануне заезда гостей с физическими ограничениями распродана, гарантируйте, что просьба гостей о продлении проживания, занимающих номер до этого, будет отклонена.
Уместно предложить трансфер гостям с ограничением подвижности в автомобиле гостиницы, который оборудован инвалидным креслом, при заезде и выезде на такси за счет отеля.
Гостиница должна иметь минимум один номер, специально оборудованный для гостей с физическими ограничениями, из расчета на каждые 100 номеров. Номера должны быть расположены на нижнем жилом этаже или в местах, имеющих к ним наиболее легкий доступ. Номера должны иметь достаточно просторные дверные проемы для проезда инвалидного кресла. На этаже должно быть ковровое покрытие, уменьшающее трение. Ванные комнаты номеров должны быть оборудованы специальными сантехническими устройствами и перилами для удобства людей с физическими ограничениями. Номера должны быть оснащены минимум двумя телефонами — в ванной комнате и в спальне. Номера должны быть оснащены удобно расположенными кнопками вызова персонала.
В общественных туалетах должны быть предусмотрены кабинки с перилами и сантехническим оборудованием для людей с физическими ограничениями. Дверной глазок должен быть расположен на высоте, соответствующей уровню глаз сидящего в кресле человека.
Очередь у стойки никто из гостей не любит, поэтому сотрудники службы приема и размещения должны сделать все возможное для того, чтобы избежать длительных ожиданий у стойки регистрации. Для этого руководитель службы должен удостовериться, что в даты с высокой загрузкой номерного фонда весь штат сотрудников находится на своих рабочих местах и при исполнении служебных обязанностей.
Сотрудники должны избегать долгих бесед по телефону, с гостем и заставлять ждать другого гостя. Если во время обслуживания гостя звонит телефон, портье должен принести извинения и ответить на звонок. Рекомендуется, чтобы обслуживание гостя было прервано только однажды при ответе сотрудника на звонок.
В ситуации, когда у стойки все же наблюдается очередь, сотрудник службы приема и размещения должен держаться спокойно и уверенно, улыбаться, вести себя предельно вежливо и тактично, показать ожидающим гостям, что их присутствие замечено (зрительный контакт, кивок головой, улыбка) и дать понять, что сотрудник займется ими как только освободится. Принести гостю извинения за вынужденное ожидание.
Важным является вопрос о порядке присутствия и при необходимости размещения в отеле гостей (посетителей).
Проживающим гостям, ожидающих гостей (посетителей), необходимо сообщить заранее в службу приема и размещения, встретить лично своих гостей, а также проводить их после посещения. В целях безопасности каждый посетитель должен быть зарегистрирован в службе приема и размещения или в службе безопасности.
В советских гостиницах посетители относились к категории «посторонних лиц» и им разрешалось находиться в гостинице строго с 9.00 до 23.00. В настоящее время двери высококлассных отелей открыты 24 ч в сутки. Но это не означает, что не существует никаких правил на этот счет. За каждую ночь пребывания посетителей в номере берется дополнительная плата, и в разных отелях она, разумеется, разная. Вопрос о посетителях очень деликатный, и каждый отель решает его индивидуально исходя из конкретной ситуации.
Дата добавления: 2021-09-25; просмотров: 4613;