Оформление распорядительных документов

Распорядительные документы играют важную роль в управ­лении предприятиями, организациями.

К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения. Эти документы носят властный административный характер и обращены к ни­жестоящим подчиненным должностным лицам, трудовым кол­лективам и организациям.

Постановление является правовым актом, принимаемым выс­шими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями) в целях разрешения важ­ных и принципиальных задач, стоящих перед данными органа­ми.

Юридическими основаниями для издания постановлений являются законы Российской Федерации, постановления Сове­та Федерации, Государственной Думы Российской Федерации и Правительства Российской Федерации. Постановления дол­жны иметь следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ); наименование вышестоящего органа или должностного лица, издающего постановление; наименование вида документа (постановление); дату документа; регистрационный номер документа; место составления или издания документа; заголовок к тексту; текст постановления; подпись руководителя органа, издающего постановление, председателя и секретаря комиссии.

Текст постановления, как правило, имеет вступительную часть, в которой, если требуется, разъясняются цели и мотивы его издания, и распорядительную часть. Вступительная часть может содержать ссылки на законы, ранее изданные постанов­ления и другие ведомственные нормативные акты. Вступитель­ная часть заканчивается ключевым словом «ПОСТАНОВЛЯ­ЕТ», «ПОСТАНОВЛЯЮ».

Постановляющая часть документа излагается в виде пунктов, нумеруемых арабскими цифрами. Пункты постановления со­держат конкретные поручения и включают: наименование орга­на или организации, которой дается поручение; содержание самого поручения и срок его выполнения.

Указание — распорядительный документ, издаваемый орга­нами государственного управления, министерствами, ведом­ствами, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов. Право издания ука­заний внутри организаций предоставляется руководителям и их заместителям. Может издаваться при оформлении командиро­вания, наложении взыскания и т. д. В этом случае указание мо­жет быть оформлено на ПК упрощенно на чистом листе бума­ги формата А4 с расположением постоянных реквизитов флаговым методом в угловом варианте исполнения (см. п. 3.5, с. 53).

Приказ по основной деятельности — это важнейший правовой распорядительный доку­мент, издаваемый руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельности стратегических и такти­ческих задач. Приказы по организации работы трудового кол­лектива, финансированию, отчетности, снабжению и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности.

Кроме приказов по основной деятельности существуют при­казы по личному составу. Они регулируют прием, увольнение ра­ботников, продвижение по службе, присвоение разрядов и т. п.

Приказы по основной деятельности оформляют на общих бланках. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: конста­тирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются основания, причины, побудившие руководителя организации издать данный приказ, указываются цели и задачи приказа, Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫ­ВАЮ (без кавычек), печатаемого с новой строки от левого поля бланка прописными буквами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ста­вится двоеточие.

Поскольку приказ зачастую предусматривает несколько раз­нохарактерных действий, тс его распорядительная часть делит­ся на пункты, а иногда и на подпункты.

Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица или структурного подраз­деления, затем в сжатой, четкой формулировке излагаются предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий. Последним пунктом приказа назначается долж­ностное лицо или структурное подразделение, которому вменя­ется контроль за исполнением приказа.

В процессе разработки приказа составляется список рассыл­ки, в котором указываются подразделения и должностные лица, которых касается приказ. Секретарь-референт после издания приказа организует ознакомление сотрудников предприятия с его содержанием. При необходимости подписанный приказ копируется секретарем и раздается исполнителям. Пример при­каза по основной деятельности приведен на рис. 5.6.

В ряде случаев ответственному исполнителю для выполнения работы не требуется полный текст приказа. В этом случае дела­ется выписка из него. По составу реквизитов и оформлению, выписка практически не отличается от самого приказа. В вы­писке лишь уточняется название документа: вместо слова ПРИ­КАЗ печатаются слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Вместо пол­ного текста печатается та часть приказа (пункт, пункты), которая касается непосредственно конкретного исполнителя.

Выписка из приказа может быть оформлена (на ПК, пишу­щей машинке) на чистом листе бумаги формата А5 в угловом варианте расположения постоянных реквизитов флаговым спо­собом. Часть реквизитов при этом опускается.

Выписка заверяется секретарем и выдается ответственному исполнителю под расписку.

Решение— распорядительный документ коллегиального органа управления. Решения могут издаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, общественными организаци­ями и т. д.

Текст решения состоит из констатирующей и распорядитель­ной частей. В констатирующей части указываются причины издания решения, в распорядительной — наименование органа, принимающего решение.

При необходимости решение визируется руководителем под­разделения, вносящим проект решения, юрисконсультом, долж­ностными лицами, ответственными за его исполнение. Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.

Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично ру­ководителем организации и его заместителями. Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до испол­нителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок дей­ствия и касается узкого круга должностных лиц.

Состав реквизитов распоряжения аналогичен составу тако­вых в приказе, однако зачастую не содержит констатирующей части. В таких случаях текст распоряжения начинается непо­средственно с пунктов, излагающих распорядительные действия с указанием исполнителей и сроков исполнения.

В том случае, если приводится объяснение причин издания распоряжения, текст распорядительной части документа начи­нается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

Макет оформления распоряжения дается в варианте оформления документа на ПК на чистом листе бумаги (формата А4) упрощенно с угловым расположени­ем постоянных реквизитов и флаговым способом их печати (по аналогии с оформлением выписки из приказа).