III. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти

(утв. постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477)

I. Общие положения

1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в

федеральных органах исполнительной власти.

2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

3. Федеральный орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

II. Основные понятия

4. В настоящих Правилах используются следующие основные понятия: “документирование” – фиксация информации на материальных носителях в

установленном порядке;

“делопроизводство” – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти; “документ” – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа

исполнительной власти;

“документооборот” – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

“реквизит документа” – обязательный элемент оформления документа; “подлинник документа” – первый или единственный экземпляр документа;

“копия документа” – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

“регистрация документа” – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

“номенклатура дел” – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;

“дело” – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти;

“служба делопроизводства” – структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.

III. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти

5. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

6. Бланки федерального органа исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

7. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее и 20 мм – нижнее.

8. Образцы бланков утверждаются приказом руководителя федерального органа исполнительной власти.

9. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, являются:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование федерального органа исполнительной власти; в) должность лица, подписавшего документ;

г) подпись должностного лица; д) вид документа;

е) место составления (издания) документа;

ж) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти; з) адресат;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа; л) наименование документа;

м) текст документа;

н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта; о) отметка о наличии приложений;

п) гриф согласования; р) гриф утверждения; с) виза;

т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии; ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа; ц) отметка о контроле документа;

ч) отметка об исполнении документа; ш) отметка о конфиденциальности.

10. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

11. Согласование документа в федеральном органе исполнительной власти оформляется визой уполномоченного должностного лица федерального органа исполнительной власти. Согласование документа, созданного в федеральном органе исполнительной власти, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.