Оформление информационно-справочной документации. Телеграммы. Акты. Протоколы. Объяснительные записки.

Телеграмма — документ, отличающийся от других способом передачи — по телеграфу. Телеграммы могут быть посланы с не­сколькими текстами в один пункт, или с одинаковым текстом — в разные пункты.

Телеграммы бывают следующих категорий: простая, срочная, правительственная и международная. Применяются такие раз­новидности телеграммы: фототелеграмма, телеграмма с заверен­ной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом и др. Адрес телеграммы часто является услов­ным (например: РОСТОВ-ДОН АЛМАЗ). Текст телеграммы должен быть предельно кратким («телеграфный язык») без со­юзов, предлогов, знаков препинания. При необходимости ис­пользуются сокращения типа: ТЧК — точка, ЗПТ — запятая и другие. Исправления в тексте не допускаются. Цифры и числа, как правило, пишут прописью. Текст телеграммы печатается в двух экземплярах на одной стороне листа и заверяется печатью организации.

Текст ответной телеграммы следует начинать с индекса (но­мера) документа, на который дается ответ. Соответственно, текст инициативной телеграммы, требующей ответа, должен заканчиваться номером инициативной телеграммы.

Телетайпограммы оформляются аналогично.

Телефонограмма — оперативная информация, передаваемая по телефону, записывается от руки.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются: наименования учреждений адресанта и адресата: реквизит «от кого» и «кому» с указанием должности, фамилии, имени и от­чества должностных лиц: номер, дата и время передачи и при­ема телефонограммы; должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов; текст и под­пись.

Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 как для служебного письма, т. е. выражается предложным падежом с предлогом «о» или «об». Например, «Об изменении времени заседаний Совета», «О при­бытии участников семинара».

Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, чет­ко, простыми предложениями. В первой части телефонограм­мы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй — предпринимаемые действия. Телефонограммы из­лагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов.

Желательно, чтобы организация имела специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм.

Факс (телефакс) — как способ передачи информации полу­чает все большее распространение. Он удобен, так как со ско­ростью телефонограммы можно передать оригинальный текст со всеми особенностями его оформления. Любой документ фор­мата А4 может быть послан с помощью факса. Особых требова­ний к передаваемому материалу нет, кроме одного — текст дол­жен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты.

Актом называют документ, составленный несколькими лица­ми (комиссией), подтверждающий установленные факты, собы­тия или действия. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризаций, приема-передачи или списания материальных ценностей, прием законченных работ и т. д.

Акт, как правило, оформляется на чистом листе бумаги фор­мата А4 с сокращенным воспроизведением постоянных рекви­зитов, флаговым методом, в угловом варианте исполнения (см. п. 3.5, стр. 53). Название документа печатается от левого поля формуляра с двойной разрядкой «А К Т».

Текст акта состоит из двух частей — вводной и констатиру­ющей. Вводная часть включает изложение основания для со­ставления акта и перечень лиц, присутствовавших при актиро­вании. В необходимых случаях в состав реквизитов акта включается реквизит утверждения.

Протокол — документ, в котором фиксируется последова­тельность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом (совещанием, конференцией, советом и т. д.) поставленных во­просов и принятых решений.

Протоколы бывают развернутыми (полными) и краткими. Развернутые протоколы, содержащие не только суть, но и харак­тер обсуждения, — предпочтительнее. Первая страница прото­кола оформляется на общем бланке ОРД формата А4. Последу­ющие страницы печатаются на обычной бумаге.

В состав реквизитов протокола входят: название вида доку­мента (ПРОТОКОЛ), дата заседания коллективного органа, номер протокола, место заседания, гриф утверждения (если протокол утверждается), заголовок (наименование коллектив­ного органа и форма проводимого заседания), текст, подписи: председатель, секретарь.

Текст протокола состоит из вводной и основной части. Во вводной части приводятся данные о председателе, секретаре и присутствующих членах коллегиального органа и излагается повестка дня. Основная часть строится в такой последователь­ности: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕ­ШИЛИ). Все реквизиты и их части, кроме пунктов повестки дня, разделов СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИ­ЛИ, печатают от левого поля формуляра.

В необходимых случаях практикуется оформление выписок из протокола. Оформление и заверение выписок подобно офор­млению выписок из приказа по основной деятельности (см. п. 5.2.3).

Для протоколов совещаний, касающихся сугубо внутренних вопросов работы организации или ее подразделений, возмож­но оформление документов на чистом листе бумаги формата А4 с сокращенным воспроизведением постоянных реквизитов, флаговым методом в угловом варианте исполнения.

Докладная записка — документ, адресованный вышестояще­му руководителю, с изложением конкретной проблемы или по­становкой вопроса и содержащий ответы и предложения.

В зависимости от содержания и назначения докладные за­писки делятся на информационные и отчетные.

Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе работ могут пред­ставляться руководству систематически.

Текст докладной записки делится на две части. Первая — изложение фактов, послуживших причиной ее составления, вто­рая, как было сказано, содержит выводы, мнения, предложения составителя.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внут­ренние (направленные руководителю) и внешние (направленные в вышестоящие организации).

Внешние записки оформляют на общем бланке формата А4. Подписывает их руководитель организации.

Внутренние записки пишут на листе бумаги (допускается ру­кописный способ) формата А4 с угловым расположением посто­янных реквизитов.

Служебная записка — форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лица­ми, не находящимися в прямом подчинении.

Служебная записка может иметь информационный, иници­ативный или отчетный характеру. В тексте излагаются деловые вопросы, касающиеся работы структурного подразделения или должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложение и быть адресована любому непрямому руководителю. Служебную записку подписывает руководитель подразделения или должностное лицо.

Текст служебной записки обычно оформляется на бумаге формата А4 и составляется из двух частей. В первой части из­лагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во вто­рой — делаются выводы и даются предложения по поставлен­ному вопросу.

Объяснительная записка — документ, объясняющий вышесто­ящему непосредственному руководителю причины невыполне­ния какого-либо поручения, нарушения трудовой или техноло­гической дисциплины.

Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги. Реквизиты объясни­тельной записки аналогичны реквизитам докладной записки.