Требования к оформлению реквизитов документов

Каждый документ состоит из отдельных составляю­щих его информационных элементов, которые называют­ся реквизитами (подпись, печать, текст, название доку­мента и т.д.). Реквизиты — это опознавательные элемен­ты документа, определяющие его правоотношения с субъектами и объектами деятельности предприятия.

Реквизит является законченным информационным элементом, т.е. содержит полную информацию по своей лекальной теме, например авторство, возможность дос­тупа для прочтения, место хранения. Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблема), но в основ­ном являются текстовыми. Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного-двух слов или цифр (номер листа), или сложными, в свою очередь включать в себя несколько достаточно самостоятельных частей (гри­фы утверждения, согласования, адресат и др.).

Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она на­зывается постоянной частью, т.е. постоянные реквизи­ты — это символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографским или другим способом.

Дополняющая, конкретизирующая информация вно­сится при этом только при оформлении конкретного до­кумента и называется переменной частью, т.е. перемен­ные реквизиты — это символы и индексы, вносимые в документ в процессе его подготовки и оформления.

Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст принят и введен в действие с 1 июля 2003 г. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Настоящий стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления, место расположения на документах, требования к изготовлению бланков, требования к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов РФ.

В новом государственном стандарте определено 30 реквизитов (было 29). Расположение их показано на схемах.

(Из стандарта)

Таблица является лучшей формой для наглядности и удобства сопоставления информации. Таблица — перечень сведений, числовых данных, приведенных в определенную систему и разнесенных по графам; сводка, ведомость. Оформление таблиц регламентирует ГОСТ Р-1.5-92.

Существуют следующие обязательные элементы таб­лицы и порядок их графического расположения:

Таблицы в тексте (за исключением таблиц приложе­ний) нумеруются арабскими цифрами сквозной нуме­рацией.

Таблица каждого приложения обозначается отдельной; нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед jцифрой обозначения приложения.

Таблица может иметь заголовок (название), который кратко, но точно отражает ее содержание. Заголовок пишется над таблицей посредине с прописной буквы. После заголовка точка не ставится. Головка таблицы отделяется линией от остальной части таблицы. Помещается таблица сразу под текстом, где она впервые упоминается или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу.

Если строки или графы таблицы не помещаются на формате страницы или она переносится на другую стра­ницу, то ее можно разделить на части, которые помеща­ются одна под другой. Над каждой последующей частью пишут «Продолжение таблицы ...» или «Окончание таб­лицы ...», повторяют ее головку и боковик.

Заголовки граф и строк таблицы следует писать с про­писной буквы, а подзаголовки граф — со строчной бук­вы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф указы­вают в единственном числе.

Не допускается включать в таблицу самостоятельную графу «Номер по порядку». Если есть необходимость пронумеровать показатели, то их порядковый номер ста­вится в боковике таблицы непосредственно перед наиме­нованием.

Перед числовыми значениями величин и обозначения­ми типов, марок и др. продукции порядковые номера не проставляют. Числовые значения показателя должны проставлять­ся на уровне последней строки наименования показате­ля.

При отсутствии данных в таблице ставится прочерк (так тире).

Если в пределах одной графы текст, состоящий из од­ного слова, повторяется, а в таблице нет горизонтальных линий, это слово заменяется кавычками.

Повторяющиеся цифры, математические записи, обозначения марок материалов заменять кавычками не раз­решается.

Если повторяющийся текст состоит из двух и более слов, при первом повторении пишут слова «То же» и далее ставят кавычки. Так же поступают при повторении части фра-1ы, добавляя дополнительные индивидуальные сведения. Если в таблице строки разделены горизонтальными пиниями, текст повторяется полностью.

Значительно улучшает восприятие информации, и прежде всего представленной в числовом выражении, ее графическое оформление — то есть в виде графиков и диаграмм, которые обычно используются при подготовке отчетов, докладов, в материалах для заседаний коллеги­альных органов. Поскольку таблицы достаточно сложны для восприятия в ходе публичных выступлений, то в до­кументах, которые планируется проецировать на экран в ходе доклада, выступления (т.н. презентации), исполь­зуются цветные диаграммы.

Порядок представления графического материала в до­кументах определен ГОСТ Р 1.5-92.