Структура служебного письма

Оформление служебного письма складывается из подготов­ки соответствующего бланка (см. п. 3.5) и нанесения необходи­мых реквизитов на его рабочее и служебное поля.

Служебные письма можно классифицировать на простые и сложные (многоаспектные). Простое письмо — это малообъем­ный документ, в котором рассматривается только один вопрос. Сложное письмо — документ, в котором рассматривается не­сколько вопросов. Такое письмо может состоять из двух и бо­лее страниц. Однако, каким бы письмо ни было, в нем просмат­ривается простая структура — три части. В первой приводятся мотивы подготовки письма, ссылки на факты и события, реше­ния вышестоящих организаций и другие аргументы, послужив­шие основанием для составления документа. Во второй части излагаются выводы, просьбы, предлагаются решения. В третьей может формулироваться ожидаемый результат, констатировать­ся отказ, отклонение предложения и т. п.

В отдельных случаях письма могут содержать только первые две части, иногда только вторую часть.

Приведем пример структуры письма-просьбы:

1. Излагается причина, вызвавшая необходимость обращения с просьбой.

2. Излагается суть просьбы.

3. Приводится ожидаемый результат от удовлетворения просьбы.

Тексты сложных, многостраничных писем могут разбивать­ся на разделы, подразделы, пункты, а при необходимости — и на подпункты. Следует указать на важность деления текста с по­мощью абзацев — отступов в строке при начале новой смысло­вой части документа. Правильная разбивка текста на абзацы облегчает его чтение и понимание.

Для современной деловой пе­реписки характерна подготовка простых писем, в которых обыч­но рассматривается один вопрос. Письмо, как правило, не дол­жно занимать более одной страницы формата А4.

Служебные письма оформляют на специальных бланках (бланках для писем), как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном органами власти и вышестоящими ведомственными организа­циями. Используются бланки формата А4 и А5. Формат А5 ис­пользуют, если письмо не превышает 8 строк.

Письмо как минимум оформляют в двух экземплярах. Пер­вый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, вто­рой (его называют «копией») распечатывается на чистом листе бумаги и подшивается в дело, как свидетельство выполненной работы.

Составление текста письма и его оформление требуют к себе творческого отношения. Руководитель, каждый специалист дол­жен быть не только компетентным в своей области деятельнос­ти, но также владеть мастерством формулировать свои мысли и оформлять их в рамках требований нормативных документов.

Теоретические положения, как бы полно они ни излагались, требуют для своего усвоения и практического приложения по­каза макетов, образцов и примеров конкретного их воплощения.

На рис. 5.10, 5.11 приведены макет и образец входящего слу­жебного письма. Автор старался выдержать их в полном соот­ветствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97. Далее (с. 139—142) приведен ряд текстов реальных служебных писем с целью дать возможность учащемуся самостоятельно проанализировать структуру документов, определить их вид, оценить язык и стиль изложения, предложить пути улучшения текста.

Опыт, практика показывают, что нет такого документа, тек­ста (включая эту книгу), где не было бы ошибок, опечаток, опи­сок, в крайнем случае, повода для замечаний.