Оформление организационных документов

Как уже было сказано (п/3.1), в состав ОРД входит органи­зационная документация. К числу организационных докумен­тов относятся учредительные документы организации, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции и неко­торые другие документы.

В зависимости от организационно-правовой формы органи­зации к учредительным документам относится устав организа­ции; учредительный договор и устав; только учредительный договор; в ряде случаев некоммерческие организации могут действовать на основании общего положения об организациях со­ответствующего вида.

Обязанности администрации по организации труда работни­ков обычно оговариваются в правилах внутреннего распорядка. В некоторых организациях действует аналогичный документ — положение о персонале. Документы определяют трудовые пра­воотношения работников с организацией, взаимоотношение персонала с руководством организации и другие вопросы.

При наличии в организации нескольких структурных подраз­делений разрабатываются положения о конкретных структурных подразделениях, в которых определяются их правовой ста­тус, задачи функции, права, обязанности и ответственность. Должностные инструкции определяют функции, права и обя­занности сотрудников организации.

Устав организации основным учредительным документом, опре­деляющим правовой статус организации, необходимым соглас­но закону для ее государственной регистрации. С момента ре­гистрации организация приобретает права юридического лица, а фирменное наименование ее может быть использовано толь­ко данной организацией.

Устав разрабатывается и утверждается учредителями (участ­никами) хозяйственных обществ, производственных кооперати­вов и других юридических лиц. Если хозяйственное общество создается одним лицом, то это лицо и утверждает устав. Устав производственного кооператива утверждается общим собрани­ем его членов. Устав государственного и муниципального уни­тарного предприятия утверждается уполномоченным на то го­сударственным органом или органом местного самоуправления. Устав казенного предприятия утверждается Правительством Российской Федерации.

Устав — это сложный и объемный документ. В нем излагают­ся правила, регулирующие деятельность организации, взаимо­отношения ее с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере деятельности. Устав закреп­ляет организационно-правовую форму организации, ее назва­ние, адрес, органы управления, контроля, порядок распределе­ния прибыли, условия реорганизации и ликвидации.

В соответствии с уставом организации разрабатывается ее структура, определяется штатная численность. В штатном рас­писании закрепляется должностной и численный состав орга­низации, указывается фонд зарплаты.

Образцом устава акционерного общества (открытого, закры­того) может служить Устав, подготовленный на основе действующего российского законодательства с учетом опыта работы акционерных обществ, а именно, Федерального закона «Об ак­ционерных обществах» от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ. Устав оформляется на общем бланке организации.

Структура текста и его содержание определяются разработ­чиками устава. В число обязательных разделов включаются:

1. Общие положения (определяются цели и задачи создавае­мой организации).

2. Организационная структура (состав структурных подраз­делений, их функции и взаимосвязи).

3. Регламент организации (формы и методы управления, пра­ва и обязанности должностных лиц).

4. Финансово-материальная база (определение размеров ос­новных и оборотных средств, источники, порядок распоряже­ния средствами и ценностями).

5. Отчетная и ревизионная деятельность.

6. Порядок ликвидации организации.

Штатное расписание — документ, устанавливающий структу­ру, штатный состав и штатную численность организации в со­ответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. Штатное расписание подготавливается по унифицированной форме №Т-3.

Положение — организационно-правовой акт, определяющий. порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответ­ственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений-.

Положение об организации в целом утверждается с помощью распорядительного документа вышестоящей организации. Проект положения о подразделении согласовывают с юриди­ческим отделом и представляют на утверждение руководителю предприятия.

Текст положения может состоять из следующих разделов: общие положения, основные задачи и функции, права, органи­зация работы предприятия в целом или конкретного структур­ного подразделения.

Краткая характеристика содержания разделов положения на примере Положения о пер­сонале предприятия, организации.

Раздел 1 «Общие положения» определяет цель, для которой разработано Положение, и перечисляет конституционные га­рантии персонала в области занятости.

Раздел 2 «Порядок найма и высвобождения персонала» включает процедуры приема на работу персонала, в частности, перечень необходимых документов, оформление приказа о приеме, про-

ведение инструктажа по технике безопасности, условия работы. Подробно разъясняются права и обязанности работников, во­просы продвижения персонала по службе, регламентируются вопросы перевода на другую должность. Детально расписыва­ется порядок расторжения трудового договора (контракта) как по инициативе работника, так и по инициативе администрации.

Раздел 3 «Основные обязанности персонала» перечисляет круг обязанностей по своей специальности, квалификации или долж­ности, которые должен выполнять персонал в рабочее время.

Раздел 4 «Основные обязанности администрации» определяет перечень обязанностей руководства организации, которые дол­жны выполняться в соответствии с действующим законодатель­ством. В число таких обязанностей входят эффективная органи­зация труда персонала, совершенствование форм и методов оплаты труда, соблюдение законодательства об охране труда и технике безопасности, контроль за соблюдением рабочими, спе­циалистами и администрацией инструкций по гигиене труда и производственной санитарии, противопожарной охране и т. п.

Раздел 5 «Рабочее время и его использование» оговаривает на­чало и окончание работы, перерывы для отдыха и питания, оп­ределяет график сменности, формы и организацию учета явки на работу, порядок предоставления отпусков и некоторые дру­гие вопросы.

Раздел 6 «Поощрения за успешные результаты работы» пере­числяет виды поощрений, которые могут быть применены за образцовое выполнение трудовых обязанностей, разработку и внедрение рационализаторских предложений, повышение про­изводительности труда и т. д.

Раздел 7 «Ответственность за нарушение трудовой дисципли­ны» оговаривает меры дисциплинарного воздействия на неради­вых работников, перечисляет виды нарушений трудовой дисцип­лины, порядок их фиксирования и соответствующие санкции.

При необходимости тексты положений корректируются со­ответственно приказом вышестоящей организации или руково­дителя предприятия.

Должностная инструкция — организационно-правовой доку­мент, устанавливающий для работника организации (подразде­ления) конкретные трудовые (должностные) обязанности в со­ответствии с занимаемой должностью.

Должностная инструкция — эффективное средство управле­ния персоналом. Она выполняет организационную, регламен­тирующую и регулирующую роль. Должностная инструкция позволяет объективно оценивать работу каждого сотрудника службы.

На основании должностной инструкции составляется трудо­вой договор (контракт) с работником. Трудовой договор (кон­тракт) и должностная инструкция используются при разреше­нии конфликтных ситуаций (споров) между руководством организации и сотрудником, работодателем и работником.

Разработка должностной инструкции вменяется в обязан­ность руководителя подразделения и отдела управления персо­налом, согласовывается с юрисконсультом и затем утверждает­ся руководителем организации. Все наиболее существенные изменения вносятся в должностную инструкцию приказом ру­ководителя организации.