Контроль за состоянием материальных запасов

Производственные запасы находятся в постоянном движении, так как каждое поступление и отпуск материала приводят к изменению их величины. Такие операции происходят, как правило, непрерывно, поэтому на предприятии важно организовать оперативное наблюдение за фактическим состоянием запасов, чтобы не допускать как образования чрезмерно больших запасов, так и снижения их до опасного уровня, грозящего нарушением ритмичности производства.

Методика контроля за уровнем запасов основана на принципе сравнения фактических остатков материалов с нормами запасов. Для этой цели в карточке учета материала указываются максимальная и минимальная нормы запаса в натуральных единицах измерения. При очередном поступлении и отпуске данного материала кладовщик (или ЭВМ по соответствующей программе) сравнивает фактический остаток с крайними значениями нормы запаса. В случае превышения его максимальной величины или снижения ниже минимально допустимой нормы соответствующий оперативный работник принимает необходимые меры для нормализации запасов.

Эта система контроля носит название "максимум – минимум". Ее преимущество в том, что работники снабжения получают экстренную информацию по всем материалам. Однако при большой номенклатуре система очень трудоемка, а в некоторых случаях приводит к получению излишней информации.

В таких случаях можно рекомендовать контроль за уровнем запасов по методу, описанному ниже. Этот метод в зарубежной практике получил название "АВС – метод".

Суть метода заключается в следующем. Все материалы, запасы которых необходимо контролировать, классифицируются на три категории: А, В и С. При этом к категории А относятся наиболее важные для данного предприятия материалы, расходуемые в значительных количествах. Контроль за состоянием этих запасов осуществляется, как правило, ежедневно.

К группе С относят различные вспомогательные материалы, расходуемые редко и в небольших количествах; их отсутствие не оказывает существенного влияния на ход производственного процесса.

Категория В занимает среднее положение между А и С с периодичностью контроля 3-4 раза в месяц.

Для материалов категории А для их оптимизации необходимо применять метод расчета оптимального размера заказа, который может быть рассмотрен в рамках различных систем управления материальными запасами. Наиболее простой из них является система с фиксированным размером заказа.

Классификация АВС–метода позволяет сосредоточиться на контроле только за наиболее важными видами запасов (категории А, В) и сэкономить время и ресурсы.

Рассмотрим пример анализа материальных ресурсов по АВС-методу при производстве пенициллина (табл. 5.3).

Таблица 5.3

Распределение видов сырья по категориям АВС-метода

Результаты группировки по АВС-методу приводят к следующим выводам:

- основное внимание при контроле и управлении запасами должно быть уделено 3-м важнейшим видам сырья (категория А);

- дополнительно, для 6-ти видов сырья (категория В), рекомендуется применять приемы вычисления наиболее экономичного (оптимального) размера заказа и оценивать страховой запас;

- контроль за видами сырья можно проводить раз в месяц.

Определим для нашего примера размер наиболее экономичного размера заказа.

Стоимость флаконов для пенициллина (на производство которого приходится примерно 50% от суммы всех затрат) занимает почти 50% от общей стоимости сырья и материалов.

Этот вид производственных запасов попадает в категорию А. Поэтому для него на основе плана производства пенициллина следует определить размер наиболее экономичного объема заказа.

Введем некоторые обозначения:

Q^* – наиболее экономичный объем заказов;

О – стоимость выполнения 1-го заказа (расходы на размещение заказа, издержки по получению, проверке товара);

С – затраты по содержанию на единицу заказа за некоторый период , в том числе расходы по хранению, транспортировке, страхованию вместе с требуемым уровнем прибыли на инвестируемый в запасы капитал;

S – величина расходов флаконов за тот же период.

Предположим, что стоимость выполнения 1-го заказа (О), затраты по содержанию единицы запасов (С) и расходы запасов за некоторый период (S) являются постоянными величинами. Если также принять, что расход запасов устойчив во времени, то средний объем запасов можно рассчитать следующим образом: Q/2 (единиц), где Q – заказанный объем запасов в единицах. Причем предполагается, что он не изменяется в течение всего рассматриваемого времени.

Оптимальный размер заказа определяется по формуле

Q^* = (2^.S^.О/С)^1/2. (5.20)

Для нашего примера при планах производства пенициллина в объеме 13700 тыс. флаконов в месяц расход по нормам составит S= =13700·1,05= 14316,5 тыс. руб. флаконов в месяц.

Затраты по содержанию запасов по оценкам составляют примерно 10% транспортно-заготовительных расходов (которые составляют 925,8 млн руб. в месяц). Значит затраты по содержанию запасов С = 0,1·925800 – 14316,5 = 6,47 тыс. руб. на 1000 флаконов.

Пусть стоимость выполнения 1-го заказа примерно равна 100 тыс. рублей.

Тогда Q^* = ((2·14316,5·100)/6,47)^1/2 = 665,2 тыс. флаконов. Отсюда следует, что заказы должны поступать 14316,5/665,2=22 раза в месяц.

У многих предприятий имеется доступная и очень важная информация, которая может быть использована при контроле товарно-материальных запасов.

Группировки материальных затрат должны проводиться для всех видов товарно-материальных запасов с целью выявления среди них наиболее значимых.

В результате ранжирования по стоимости видов сырья и материалов среди них может быть выделена конкретная группа, контроль за состоянием которой имеет первоочередное значение для управления оборотными средствами предприятия. Для наиболее значимых и дорогостоящих видов сырья целесообразно определить наиболее оптимальный размер заказа и задать величину резервного (страхового) запаса.

Расчеты показали, что из соображения экономии средств при производстве пенициллина необходимо стремиться к таким размерам заказа, чтобы флаконы поступали ежедневно. Страховой запас при этом может быть равен 3-5-дневной потребности во времени.

Таким образом, получается, что для контроля за состоянием запасов на предприятии необходимо применить подход, заключающийся в выполнении двух основных этапов.

Во-первых, необходимо определить потребное количество материальных ресурсов, необходимых предприятию для выполнения производственной программы.

Во-вторых, необходимо найти оптимальный размер партии поставки наиболее важных для предприятия материалов для сведения издержек управления материальными запасами к минимуму, не нарушая при этом ритмичность и качество выполнения предприятием производственной программы.