Ввод данных в ячейки таблицы

для типов данных Числовой, Денежный, Дата/время, Логический приложение Access автоматически проверяет правильность их ввода и выдаёт сообщение об ошибке.

Для всех типов полей (кроме типов Счетчик и поле объекта OLE) можно самостоятельно задавать ограничения для вводимых данных. Для этого в режимеКонструктор надо во вкладке Общие поставить курсор в поле Условия на значение и ввести ограничение на данные.

Рисунок 1.4 Ввод ограничений на данные для поля Должность

Например, стаж работы вряд ли может быть более 70 лет, и ограничение на числовое поле будет таким: < 70. Ограничение на текстовое поле задаётся словами, которые не могут присутствовать в данном поле, например, слово Доцент в поле Зарплата.

Вводить ограничения можно также с помощью Построителя выражений. При установке курсора в строке параметра Условия на значение справа от нее появится кнопка с тремя точками. При щелчке по этой кнопке появляется окно построителя выражений. Примеры создания выражений приведены в Справке Построителя.

параметр Значение по умолчанию задаёт данные, которые Access будет вводить по умолчанию при заполнении таблицы. Если большинство значений данного поля одинаковы и лишь некоторые отличаются, например, значение Муж в поле Пол для воинского подразделения, то следует ввести это слово в строку параметра Значение по умолчанию. все ячейки поля "Пол" примут значение Муж и надо будет лишь изменить значения ячеек для лиц другого пола. На рис. 1.4 таким значением в поле Должность является Доцент. Параметр Условие на значение: для поля Должность можно вводить только слова (в кавычках) Профессор, Ст. преподаватель или Доцент, а при вводе другого текста появится сообщение об ошибке текстом "Такой должности нет" – параметр Сообщение об ошибке.

Данные можно также вводить перемещением и копированием из одной ячейки в другую стандартными средствами Windows.

Access позволяет обрабатывать пустые значения. Для каждого типа данных (кроме типа данных Счетчик) возможно пустое (нулевое) значение, которое бывает двух типов: пустые (Null) значения и пустые строки, Если пустое поле имеет Null-значение, то это означает, что данные для него существуют, но пока не введены. Если же введена пустая строка (два знака прямых кавычек (" "), то это означает, что данные вообще не существуют.