Вопрос 3. Субъекты делопроизводства в правоохранительных органах, их полномочия

Субъектами делопроизводства в органах внутренних дел являются:

- подразделения делопроизводства и режима Департамента делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций МВД России, управления (отделы, отделения, группы) делопроизводства; делопроизводства и режима; общие отделы, секретариаты и канцелярии органов внутренних дел;

- руководители органов внутренних дел;

- должностные лица органов внутренних дел.

На подразделения делопроизводства и режима возложены следующие обязанности:

-организация, ведение и совершенствование документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами;

- методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в системе органов внутренних дел.

Данные подразделения являются самостоятельными структурными подразделениями органов внутренних дел, подчиненными непосредственно руководителю органа внутренних дел. Задачи, функции, порядок работы подразделений делопроизводства и режима регламентируются положениями о них, утверждаемыми руководителями ОВД, а функциональные обязанности их сотрудников - должностными инструкциями.

На подразделения делопроизводства и режима возлагается выполнение следующих основных задач:

-прием, регистрация и распределение входящих (поступающих) документов;

- передача документов на рассмотрение руководителю органа внутренних дел и непосредственно исполнителю после получения соответствующих указаний (резолюций);

-контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов;

-регистрация исходящих (отправляемых) документов, их экспедиционная обработка и отправка адресатам;

-контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству органа внутренних дел и т.д.

На руководителей органов внутренних дел возлагается ответственность за состояние документационного обеспечения управления, соблюдение установленных правил и приемов обработки документов, обеспечение своевременности и качества их исполнения, а также создание надлежащих условий работы сотрудников подразделений делопроизводства и режима.

Должностные лица органов внутренних дел при работе с документами обязаны:

- знать и точно выполнять требования инструкции по документационному обеспечению управления;

- не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера или утрате документов;

- требовать от подчиненных своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний);

- передавать документы другим сотрудникам только с разрешения руководителя соответствующего структурного подразделения;

- при увольнении со службы или работы, переводе на новое место службы или работы, убытии в отпуск, на лечение, в командировку своевременно сдавать все документы в подразделение делопроизводства и режима и т.д.

Сотрудники несут персональную ответственность за соблюдение ими установленного порядка работы с документами и их сохранность, а также за разглашение содержащейся в них информации.

В зависимости от того, каким образом организована работа службы делопроизводства и режима, различают следующие системы делопроизводства:

1) централизованная - все делопроизводственные процессы сосредоточены в единой канцелярии органа внутренних дел (например, канцелярия районного органа внутренних дел);

2) децентрализованная - все делопроизводственные операции рассредоточены по отдельным канцеляриям структурных подразделений; применяется в крупных (например, в МВД России) или территориально разрозненных органах.

3) смешанная - присутствуют элементы и централизованной, и децентрализованной систем. Одна часть делопроизводственных операций централизованна (прием, отправка, размножение документов и пр.) и осуществляется службой ДОУ, а другая - делопроизводственными службами структурных подразделений; применяется в ОВД со сложной структурой, большим документооборотом (например, в УВД субъекта Российской Федерации).

Подразделение делопроизводства и режима - структурное подразделение органов внутренних дел, на которое возложено выполнение задач по ведению делопроизводства, а так же лица, ответственные за ведение делопроизводства в его структурных подразделениях.

Отдел делопроизводства и режима (сокращенное наименование – ОдиР) является самостоятельным структурным подразделением, осуществляющим функции по организации и ведению делопроизводства, обеспечению режима секретности.

В структуру Отдела входят: группа работы со служебной корреспонденцией; группа работы с организационно-распорядительными документами; работа с обращениями граждан и организаций; группа обеспечения режима секретности.

Отдел имеет печать с изображением геральдического знака - эмблемы органов внутренних дел Российской Федерации, другие необходимые для осуществления своей деятельности печати (штампы) и бланки со своим полным и сокращенным наименованием.

В соответствии с Приказом МВД России от 20.06.2012 года № 615 «Инструкция по делопроизводству в органах внутренних дел» основными задачами и функциями подразделений делопроизводства и режима в современной России являются:

- контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами,

- обеспечение установленного в органах внутренних дел Российской Федерации режима секретности;

- ведение секретного делопроизводства;

-ведение делопроизводства по жалобам и обращениям граждан;

-разработка и ведение номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел;

- формирование дел в соответствии с номенклатурой особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, обеспечение их сохранности и т.д.