Сущность, принципы и задачи делопроизводства

Процесс управления социальными системами, в том числе органами внутренних дел, сопровождается значительным количеством различных документов. С развитием компьютер­ных технологий делопроизводство становится доступным любому пользо­вателю. При этом появилась возможность самостоятельно работать с са­мыми разными видами документов и создавать электронные архивы инди­видуального пользования.

В настоящее время под воздействием указанных тенденций возник новый термин - документационное обеспечение управления (ДОУ). Характерно, что в законодательных актах и обиходе этот термин понимается как тождественный термину делопроизводство.

Однако это не вполне пра­вильно, т.к., например, принципы ведения дел для управленческой документации отличаются от дел в судопроизводстве, в следственных органах, в нотариатах и других областях деятельности.

Делопроизводство -отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Исходя из области циркуляции официальных документов, обычно вы­деляют управленческое и специальное делопроизводство.

Управленческое делопроизводство регулируется системой законодательных актов и осуществляет операции с управленческой документаци­ей (распорядительной, организационной, справочной). Систематизация документов в дела осуществляется службами ДОУ, а перечень наименований дел в организации утверждается в специальном документе - номенклатуре дел.

Специальное делопроизводство регулируется законами, исполне­ние которых связано с реализацией основной функции учреждения или организации (правоохранительной, правообеспечительной, надзорной, контролирующей и др.). Создание и систематизация документов в дела осуще­ствляется по специальным правилам, а заведение дел не связано напрямую с управленческим делопроизводством.

Значение рациональной организации документационного обеспече­ния состоит в том, что она позволяет существенно повысить эффектив­ность процесса управления. При этом существующие общие правила рабо­ты с управленческими документами, контроль над их движением и хране­нием, информационная работа с ними, другие компоненты делопроизвод­ства создают условия для оптимизации управленческой деятельности.

По­этому деятельность служб ДОУ принято относить к числу вспомогатель­ных, обеспечивающих функций управления.

Для усвоения знаний по делопроизводству необходимо уточнить его принципы. К числу основных принципов следует отнести:

1) принцип унификациипредполагаетприведение какого-либо объекта к единой форме, системе. Процесс унификации выражается в создании наиболее общей универсальной модели, применяемой к ряду объектов с некоторыми общими признаками.

2)Принцип стандартизациипредполагаетустановление и применение стандар­та как эталона (образца), который принимается в качестве исходного для сопоставления с ним других подобных объектов.

Стандарт как нормативно-методический документ - это комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации, утверждаемый компетентным органом. Между стандартизацией и унификацией не существует тождества, хотя оба процесса взаимосвязаны. Стандартизация - это высшая степень унификации, выраженная в обяза­тельной правовой форме.

3)Принцип системности нормативно-методического регулирования делопроизводстваявляется основой для установления единых требований к организации делопроизводства. Законодательные, нормативные и методические акты по делопроизводству структурируются, исходя из их иерархии и компетенции. В результате образуется система нормативно-методического обеспечения.

4) Принцип централизации органов контроля и методического обеспечения делопроизводства отражает значение соответствующих функций в системе органов власти и управления. Центральным органом контроля обеспечения делопроизводства в Российской Федерации являются Госстандарт, а методического контроля – Росархив.

5)Принцип децентрализации делопроизводства проявляется в том, что каждое министерство, ведомство, учреждение, предприятие самостоятельно устанавливает задачи служб документационного обеспечения в своих структурных подразделениях, исходя из ведомственных задач. Данный принцип закреплён в Инструкции по делопроизводству.

В процессе развития делопроизводства сформировалась единая терминология этого вида деятельности. Некоторая часть терминов появилась вследствие использования компьютерной техники в делопроизводстве.