Наиболее распространёнными являются следующие термины.

Документирование -запись информации на различных носителях по установленной форме. Оно предполагает некую форму представления информации, при этом процесс записи информации должен обеспечивать ее хранение на каком-либо твердом носителе - бумаге, полимере, оптиче­ском, магнитном носителях и т.д.

Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. По отношению к понятию информации главным является её фиксация, а способ (графика, печать, магнитозапись и прочее) - вторичным.

Информационные ресурсы -отдельные документы и отдельные массивы документов, а также документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных и прочее).Формирование и использование информационных ресурсов явля­ется сферой государственного регулирования в Российской Федерации.

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.Для документа важна форма представления информации. Эту форму обеспечивает нали­чие ряда реквизитов, совокупность которых на документе позволяет отно­сить информацию к документам определенного вида и назначения, т.е. идентифицировать информацию.

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа. Действующий стандарт для управленческой документации указывает для реквизитов строго определённое место на документе, но только некоторые из них являются обязательными и придают докумен­ту юридическую силу.

Официальные документы - это документы, созданные юридически­ми или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установ­ленном порядке. Официальным документ становится только после его полного оформления и удостовере­ния, т.е. после заполнения необходимых реквизитов.

Юридическая сила документа -свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издав­шего его органа и установленным порядком оформления.Понятие официального документа не тождественно понятию его юридической силы. При этом только юридическая сила документа способна передавать его распо­рядительное начало.

Так, юридическая сила документа включает в себя три обязательных компонента: 1) соответствие содержания закону; 2) полномочность издающего органа; 3) оформление всех необходимых реквизитов в соответствии с требованиями, предъявляемыми к документу конкретного вида.

Документы создаются, приобретают юридическую силу и циркулируют в структурах министерств, ведомств, учреждений, предприятий и ор­ганизаций. В целях упорядочения работы с различными документами, а также обеспечения соответствующего взаимодействия с различными ве­домствами и учреждениями формируется структурное звено, которое при­звано контролировать правила работы с документами, проводить в жизнь единую систему делопроизводства. Общее название этих структур - служ­бы документационного обеспечения управления.

Архивный документ -документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника.В определении имеется в виду любой документ на материальном носителе, который может сохраняться как в государственном, так и личном архиве.

Нормативно-правовое регулирование делопроизводства - это об­ласть компетенции целого ряда центральных органов государственной власти и управления. Уполномоченные органы государственной власти устанавливают правила, норма­тивы и стандарты, которые в совокупности должны обеспечивать единую систему делопроизводства на территории Российской Федерации. Эта сис­тема должна обеспечивать:

Особенность нормативно-методического регулирования делопроиз­водства в системе органов внутренних дел заключается в том, что отдельные его ком­поненты входят в функции большинства служб и подразделений.

Напри­мер, дежурная часть является самостоятельным органом оперативного управления и одновременно обязана документировать целый ряд вопросов управленческой деятельности. Однако основные зада­чи делопроизводства решают специальные подразделения - секретариаты (канцелярии).

Нормативно-методические акты МВД России в отношении органи­зации делопроизводства не используют термин «документационное обес­печение управления».

Единая система делопроизводства в аппарате и под­разделениях МВД России реализуется в процессе исполнения ими своих задач и функций.

Организация и совершенствование системы делопроиз­водства, а также контроль над соблюдением установленного порядка рабо­ты с документами осуществляются аппаратом министерства.

За организа­цию и состояние делопроизводства непосредственно отвечают начальники делопроизводственных подразделений - начальники секретариатов (канцелярий). Такое подразделение является самостоятельной структурной единицей. Начальнику указанного подразделения непосредственно подчи­нена вся деятельность по организации делопроизводства.

Основные задачи секретариатов в органах внутренних дел можно разделить на документационные и организационные.

Документационные задачисвязаны с документированием процесса управления и организацией работы с документами, это:

- приём и регистрация входящих документов, отправка исходящих документов;

- предоставление документов руководителю для ознакомления и наложения им резолюции;

- передача документов сотрудникам – исполнителям;

- контроль над сроками исполнения документов;

- информационно-справочная работа и т.д.

Организационные задачи делопроизводствав наиболее общем виде связаны с вопросами оптимизации процессов управления и отдельных управленческих процедур.

К числу организационных задач делопроизвод­ства относятся:

- подготовка рабочего места руководителя;

-обслуживание штатных средств оргтехники и информационно-справочных картотек (автоматизированных баз данных);

- организация приема посетителей, вызов сотрудников по указанию руководителя;

- организация телефонных переговоров, выдача справок по телефо­ну;

- подготовка служебных командировок;

-обучение методике организации документооборота, внедрение средств автоматизации делопроизводства и т.д.

Вышеизложенный перечень документационных и организационных задач формирует необходимость предусматривать в структуре секретариа­тов создание специализированных подразделений.

Сложность выполняемых обязанностей опреде­ляется также объемом документов, циркулирующих через секретариаты.

Вопрос 2. Понятие, содержание и правовое регулирование делопроизводства в правоохранительных органах (ОВД)

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - этовид служебной деятельности органов внутренних дел, обеспечивающий документирование управленческой деятельности и организацию работы с документами. Таким образом, в структуре делопроизводства можно выделить два элемента: документирование и организацию работы е документами.

Виды делопроизводства. Делопроизводство можно классифицировать по различным основаниям, в частности, в зависимости от: 1) функций управления; 2) сведений, содержащихся в документах.

Применительно к функциям управления различают два вида делопроизводства: общее и специальное. Общее делопроизводство - это документирование общей управленческой деятельности и организация работы с соответствующими документами (по правилам общего делопроизводства создаются приказы, распоряжения, инструкции, директивы, письма и т. д.). Общее делопроизводство осуществляется в любой организации, в том числе в органах внутренних дел, по единым правилам.

Специальное делопроизводство обслуживает специальные функции управления, внешнюю деятельность организации.

Например, оформление уголовно-процессуальных, административно-процессуальных документов и работа с ними осуществляются по правилам специального делопроизводства.

В зависимости от содержащихся в документах сведений различают секретное и несекретное делопроизводство.

Секретное делопроизводство осуществляется по специальным правилам, цель которых предотвратить случайную утрату документов и утечку сведений, составляющих государственную тайну. Соответственно, документирование сведений и работа с документами, не содержащими элементов государственной тайны, осуществляется по общим правилам и называется несекретным делопроизводством.

Систему правовых и методических документов, регламентирующих делопроизводство в органах внутренних дел, можно представить следующим образом:

1) Законы Российской Федерации, в частности, Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» и Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

2) Указы Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения управления. Важнейшими из них являются постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» и от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации».

3) Правовые акты и методические рекомендации федеральных органов исполнительной власти можно подразделить на акты межведомственного и ведомственного характера.

Документы межведомственного характера в сфере делопроизводства являются ориентиром для ведомственного правового регулирования. К ним относятся государственные стандарты, в частности, ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Ведомственные правовые акты по вопросам делопроизводства разрабатываются в каждом министерстве и ведомстве. В системе Министерства внутренних дел Российской Федерации были разработаны и приняты следующие основные нормативные акты, регламентирующие порядок осуществления делопроизводства в органах внутренних дел:

- Приказ МВД России от 4 декабря 2006 г № 987 «O документационном обеспечении управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации»;

- Приказ МВД России от 22 сентября 2006 г № 750 «Об утверждении инструкции по работе с обращениями граждан в системе Министерства внутренних дел Российской Федерации»;

-Приказ МВД России от 12 мая 2006 г № 340 «Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности подразделений Министерства, органов внутренних дел, учреждений, предприятий и организаций системы Министерства внутренних дел Российской Федерации, с указанием сроков хранения»;

- Приказ МВД России от 24 декабря 2003 г. № 1022 «Об организации архивной работы в системе МВД России»;

- Приказ МВД России от 27 июня 2003 г. № 484 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов в центральном аппарате МВД России»;

- Приказ МВД России от 30 июня 2012 года № 655 «Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел Российской Федерации с указанием сроков их хранения»;

- Приказ МВД России от 20 июня 2012 года № 615 «Инструкция по делопроизводству в органах внутренних дел»;

- Инструкция по обеспечению режима секретности в органах внутренних дел Российской Федерации» (утверждена Приказом МВД России от 15.03. 2005 года № 015- дсп, материалы данной инструкции в учебном процессе не используются).

4) Правовые акты и методические документы конкретных организаций. Важная роль в ведомственном нормативном регулировании принадлежит инструкциям по делопроизводству, разрабатываемым в каждом органе внутренних дел.