Організація надходження, зберігання та вибуття запасів

Запаси на підприємство можуть надходити різними шляхами: при­дбання у постачальника, через підзвітну особу, як внесок до статут­ного капіталу, безоплатне надходження, обмін на подібні або неподі­бні активи, виготовлення власними силами тощо. Значну частину, а на окремих підприємствах і всі матеріальні цінності закуповують на інших підприємствах.

При організації надходження, зберігання та вибуття запасів слід враховувати вимоги Основних положень по обліку матеріалів на під­приємствах і будовах (додаток до листа Міністерства фінансів СРСР від 30.04.1974 №103).

При одержанні запасів необхідно перевірити відповідність їх фак­тичної кількості та якості даним супровідних документів і умов дого­вору.

Залежно від умов поставки, зазначених у договорі, приймання ма­теріальних цінностей здійснюється:

— на складі підприємства-покупця, якщо доставка запасів здійс­нюється підприємством-продавцем;

— на складі підприємства-продавця, якщо доставка запасів здійс­нюється підприємством-покупцем;

— у місці розвантаження транспортних засобів, розпечатування опломбованих транспортних засобів та контейнерів або на складі пе­ревізника, якщо доставка здійснюється підприємствами залізничного, повітряного, водного, автомобільного транспорту.

Приймання запасів на склад здійснюється на підставі товарно-супровідних документів комірником (завідуючим складом), який є
матеріально-відповідальною особою. За відсутності таких документів
або окремих з них приймання запасів не призупиняється, а складаються акти про фактичну наявність отриманих матеріальних цінностей із зазначенням документів, яких не вистачає. При одержанні запасів у тарі, крім перевірки ваги брутто і кількості місць, можливе розкриття тари з метою перевірки ваги нетто і кількості одиниць запасів.

Якщо тара або упаковка пошкоджені, то перевірка ваги нетто і кількості одиниць матеріальних цінностей є обов'язковою.

При одержанні запасів без тари, у відкритій тарі, пошкодженій тарі їх приймання має бути здійснене в момент одержання від постачальника, розвантаження транспортних засобів, розпечатування опломбованих транспортних засобів або контейнерів, але не пізніше терміну, передбаченого для розвантаження.

На кожному підприємстві для зберігання будь-яких запасів створю­ються склади. Структура цих складів може бути різноманітною (центральні склади та проміжні, або для певної групи запасів свій склад тощо). Кожному складу необхідно призначити порядковий номер, який буде Зазначатися на всіх документах складського обліку даного складу.

Складські приміщення повинні бути оснащені вимірювальною технікою, мірною тарою, вентиляційними установками, холодильни­ми камерами. При цьому вагові прилади повинні пройти у відповід­ному порядку перевірку в органах Держстандарту України і отримати метрологічну атестацію (мати повірочне тавро).

На складі запаси повинні розміщуватися по секціях, в середині се­кцій — на стелажах, полицях, ящиках, за найменуваннями, видами, сортами. Розміщення має бути таким, щоб був швидкий і легкий до­ступ до будь-якого з об'єктів матеріальних цінностей.

Облік матеріальних цінностей в складських приміщеннях ведуть матеріально-відповідальні особи — завідувач складом, комірник. З ними при прийманні на роботу необхідно укласти договір про повну матеріальну відповідальність.

Бухгалтерія підприємства повинна у строки затверджені докумен­тообігом приймати та обробляти первинні документи з руху запасів. Всі документи сортируються, перевіряються, дані зіставляються з ін­шими документами: лімітні картки, що надійшли зі складу, з іншими примірниками (одержаними з цехів отримувачів), накладними на пе­реміщення; прибуткові ордери — з відповідними рахунками, прийма­льними актами, транспортними документами тощо.