Головні етапи здійснення комунікації в освітніх організаціях

Процес здійснення комунікації в освітніх закладах охоплює такі чотири етапи:

1. підготовка повідомлення відправником інформації;

2. передавання повідомлення відправником інформації;

3. декодування повідомлення отримувачем інформації;

4. забезпечення (в разі необхідності) зворотного зв'язку між от­римувачем інформації та її відправником.

Для кожного із зазначених етапів є своя специфіка і характерні певні особливості.

Перший етап комунікації (підготовка повідомлення відправником інформації)передбачає такі дії:

* добір ідей, які необхідно передати;

* здійснення кодування інформації за допомогою відповідних символів (підготовка самого повідомлення);

* вибір каналу комунікації.

У процесі добору ідей відправник інформації (керівник освітньої організації або рядовий виконавець) має визначити й чітко сфор­мулювати ті ідеї, які мають бути покладені в основу комунікатив­ного повідомлення. Наприклад, керівник школи наприкінці на­вчального року ставить перед собою завдання у процесі комуніка­тивної взаємодії з педагогічним колективом підбити підсумки рокутавизначити перспективні завдання на наступний рік. На етапі підготовки до такої взаємодії він повинен чітко визначити ті ідеї, які потребують обговорення (здобутки і прорахунки школи за звітний період; побажання щодо планування роботи на наступний рік; пропозиції щодо нових управлінських та освітніх підходів), і дати обґрунтування їхньої значущості для колективу та діяльності школи в цілому. Здійснення цього етапу потребує від відправника інформації глибокої інтелектуальної, творчої роботи, починаючи від зародження самої ідеї повідомлення та процесу її опрацювання включно.

Підготовка власне повідомлення передбачає кодування інформації (відповідних ідей) за допомогою спеціальних символів: словесних (написання плану усних виступів чи підготовка тексту письмових); графічних (таблиці, графіки, діаграми, фотографії, слайди тощо), які мають доповнювати текст.

Вибір каналу комунікації полягає в пошуку відправником інфор­мації найбільш адекватних для цього комунікативного повідомлен­ня каналів інформації. Наприклад, підбиваючи підсумки навчаль­ного року, директор школи може використати найрізноманітніші канали комунікації — як усні (індивідуальні бесіди із заступниками директора та керівниками методоб'єднань школи; групові — засідання педагогічної ради та ради школи), так і письмові (офіційні — наказ по школі про підсумки навчального року; не­офіційні — спеціальний випуск шкільної стіннівки). При виборі пев­ного каналу комунікації слід враховувати такі моменти:

~ канал має забезпечувати фізичне втілення символів, що ви­користовуються для кодування інформації (наприклад, якщо у доповіді директора використовуватимуться графіки, діагра­ми, слайди, то телефонний канал для передавання доповіді у керівні інстанції буде непридатним);

~ канал має відповідати серйозності ідеї та її значущості (на­приклад, коли директор хоче висловити серйозні зауваження комусь із учителів, то це краще робити не в загальній доповіді для колективу, а під час індивідуальної співбесіди);

~ бажано забезпечити «подвійність» каналів комунікації (ди­ректору школи, наприклад, розкриваючи у доповіді актуальні завдання школи на наступний рік, треба наголосити, щоб учасники наради занотували основні з них у своїх робочих щоденниках, що забезпечить участь не лише слухового, а й зорового аналізатора і сприятиме точнішому запам'ятовуван­ню та глибшому осмисленню цих завдань).

Другий етап комунікації — це передавання повідомлення відправ­ником інформації,яке полягає у фізичному передаванні інформації. Цей етап досить часто плутають із власне комунікацією, проте, про­цес комунікації вбирає ще й підготовчі етапи, а також кінцеві.

Передавання повідомлення в освітніх організаціях може відбува­тися двома шляхами:

+ безпосередньо ("лицем до лиця");

+ опосередковано (за допомогою технічних засобів).

Щодо безпосередньої комунікації, то вона може здійснюватись у таких головних формах:

* монологічній (наприклад виступ на засіданні педагогічної ради);

* діадній (наприклад обговорення директором школи та його заступником головних питань порядку денного педагогічної ради або обговорення двома вчителями певних методичних прийомів);

* груповій (наприклад застосування методу «мозкового штур­му» для обговорення управлінською командою школи пер­спектив розвитку навчального закладу).

Для оптимізації передавання інформації у процесі безпосеред­ньої комунікації її учасникам варто дотримувати певні вимоги, які можна розподілити на дві групи: а) соціально-психологічні; б) когнітивно-текстуальні.

До соціально-психологічних належать вимоги, які забезпечують уміння керівників і працівників освітніх організацій:

= встановлювати психологічний контакт з учасниками спілку­вання;

= забезпечувати привабливість (атрактивність) у спілкуванні;

= виявляти товариськість у спілкуванні, партнерську позицію;

= виявляти емпатію (співпереживання емоційному станові співрозмовника);

= відкрито висловлювати мету і завдання спілкування, не вико­ристовувати маніпулятивних технологій;

= адекватно, на основі рефлексивного механізму, оцінювати свою поведінку в ситуації спілкування.

Група когнітивно-текстуальних вимог виявляється в умінні керівників та працівників освітніх організацій:

+ оптимально поєднувати теоретичні та емпіричні матеріали, викладаючи свою позицію;

+ використовувати не лише раціональні звернення до аудиторії, а й емоційні;

+ доповнювати інформаційні матеріали їх інтерпретацією, здійснюючи певну оцінку тих чи інших фактів, явищ;

+ використовувати ефект новизни, тобто користуватися за можливості новою інформацією;

+ враховувати порядок подання матеріалу ("ефект краю", коли найцікавіший, найзначущіший матеріал розміщено на почат­ку або наприкінці повідомлення);

+ дотримуватися ефекту двосторонньої аргументації під час ви­кладу матеріалу (коли поряд із розкриттям власної позиції та аргументів, які її підтверджують, наводиться протилежна по­зиція та відповідні їй аргументи);

+ здійснювати повторення найбільш значущого матеріалу, але не буквально, а використовуючи різноманітні форми дублю­вання і не зловживаючи їх кількістю.

Опосередкована комунікація також має кілька головних способів передавання:

~ у вигляді письмового тексту (наприклад підготовка директо­ром школи якогось наказу);

~ у вигляді друкованого тексту в періодичній пресі (наприклад опублікування рекламної статті про навчальний заклад у місцевій пресі);

~ у вигляді усного тексту через засоби радіо- та телекомунікації (наприклад виступ директора школи по радіо або телебаченню);

~ за допомогою факсових каналів зв'язку та електронної комп'ютерної мережі, електронної пошти (наприклад при здійсненні міжнародних контактів).

Ефективне передавання повідомлення у процесі опосередкова­ної комунікації передбачає врахування її відправником певних пси­хологічних чинників: