Нормативна база з організації обліку запасів

При організації обліку запасів на підприємствах необхідно керува­тися певними законодавчими та нормативними документами, які рег­ламентують методологічні засади формування в бухгалтерському об­ліку інформації про запаси і розкриття її у фінансових звітах:

—Законом України "Про бухгалтерський облік та фінансову звіт­ність в Україні" від 16.07.1999 № 996-ХІУ;

—Законом України "Про податок на додану вартість" від 03.04.1997 №168/97-ВР;

—постановою Кабінету міністрів України "Про затвердження По­рядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей" від 22.01.1996 № 116;

—Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 9 "Запаси", затвердженим наказом Мінфіну України від 20.10.1999 № 246;

—Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 16 "Витра­ти", затвердженим наказом Мінфіну України від 31.12.1999 № 318;

—наказом Міністерства статистики України "Про затвердження типових форм первинного обліку бланків суворої звітності " віл 11.03.1996 №67;

—Інструкцією про порядок реєстрації виданих, повернених та ви­користаних довіреностей на одержання матеріальних цінностей, за­твердженою наказом Мінфіну України від 16.05.1996 № 99;

—наказом Міністерства статистики України "Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів" від 22.05.1996 № 145;

—наказом Міністерства статистики України "Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів" від 21.06.1996 № 193;

Форми первинного обліку запасів затверджені наказами Міністер­ства статистики України. Однак, підприємства застосовують не всі форми, що визначені наказами, а лише ті, які найбільше відповідають вимогам підприємства щодо накопичення інформації про наявність і рух запасів. Крім того, підприємства мають право доповнювати існу­ючі форми необхідними графами і рядками. Перелік затверджених форм первинного обліку запасів наведено в табл. 5.1.

Таблиця 5.1.

Первинні документи з обліку запасів

Слід зазначити, що можуть використовуватись і форми не затвер­джених у централізованому порядку первинних документів, напри­клад, акти нестандартної форми чи інші документи, що підтверджу­ють факт надходження чи вибуття запасів. Конкретні форми, які за­стосовує підприємство для відображення руху запасів визначаються затвердженим підприємством графіком (табель-графіком) документо­обігу. Приклад табеля-графіка документообігу, пов'язаного з рухом запасів, наведено в табл. 5.2.

Загальна схема документообігу, пов'язаного з рухом запасів наве­дена на рис. 5.1.

Таблиця 5.2.

Графік документообігу обліку виробничих запасів

3 роки

Рис.5.1. Схема документообігу з надходження, зберігання та вибуття запасів

Особливу увагу слід звернути на облік бланків суворої звітнос­ті,а саме — довіреностей. Порядок оформлення та облік довіренос­тей визначено Інструкцією про порядок реєстрації виданих, поверне­них та використаних довіреностей на одержання матеріальних цінно­стей, затвердженою наказом Мінфіну України від 16.05.1996 № 99. Використовується довіреність типової форми № М-26. Довіреність видається лише особам, які працюють на підприємстві з повністю за­повненими всіма реквізитами та печаткою. Особам, що не працюють на підприємстві довіреність може бути видана лише з дозволу керів­ника та за умови, що підприємство, на якому працює ця особа видало довіреність на одержання з підприємства, яке видане довіреність цих же цінностей.

При позбавленні довіреної особи права на одержання цінностей, підприємство повинно повідомити постачальника про анулювання довіреностей. Відповідальність за втрати, пов'язані з відпуском цін­ностей за анульованими довіреностями несе постачальник.

Не пізніше наступного дня після доставки на підприємство ціннос­тей, особа, що їх доставила зобов'язана подати працівнику, що випи­сує довіреності, документ про одержання нею цінностей, та здачу їх на склад, або матеріально-відповідальній особі. Не використані в строк довіреності повертаються не пізніше наступного дня після за­кінчення строку їх дії. Тим, особам, які не відзвітували за попередньо видані довіреності, наступна довіреність не видається.

При відпуску цінностей частинами, на кожен такий відпуск скла­дається окрема накладна чи інший аналогічний документ з поміткою на ній номера довіреності та дати її видачі.

При централізовано-кільцевих перевезеннях цінностей підприємство-постачальник може відпускати цінності без довіреностей, але при цьому повинно мати повідомлення одержувача за підписом керівника та головного бухгалтера підприємства, або інших осіб, що мають право підписувати довіреності, про зразок печатки (штампу), якою матеріально-відповідальна особа буде завіряти свій підпис на супро­відних документах про одержання матеріальних цінностей.

Бланки довіреностей, що зберігаються на підприємстві, відобра­жаються, на підставі платіжно-прибуткових документів за їх вартіс­тю, що складається з витрат на їх виготовлення (придбання) та доста­вку, за дебетом субрахунку 209 "Інші матеріали". Одночасно на поза­балансовий рахунок 08 зараховується вартість вказаних бланків за їх собівартістю, але не менше 1,5 грн. за один бланк.

Передача бланків довіреностей із місця зберігання для виписуван­ня і реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей про­водиться за документами на відпуск цінностей із місць зберігання і відображається в аналітичному обліку оборотами на рахунках 209 та 08. На підставі затвердженого керівником акта про списання бланків довіреностей (типова форма № М-2а) із зазначенням їх нумерації і кі­лькості (складається не рідше одного разу на квартал), вартість вико­ристаних довіреностей списується з субрахунку 209 у кореспонденції з рахунками обліку витрат, пов'язаних з управлінням виробництвом, та одночасно з рахунка 08.

Відповідальність за дотримання постачальником правил відпуску за довіреністю цінностей покладається на посадових осіб підприємства-постачальника, які мають право підписувати документи на відпуск цінностей. Відповідальність за своєчасне та повне оприбуткування одержаних за виданими довіреностями цінностей покладається на по­садових осіб, яким надано право підписувати довіреності, а також на особу, яку призначено для виписування і реєстрації виданих, повер­нутих та використаних довіреностей.

При відшкодуванні нестач і втрат довіреностей застосовується ко­ефіцієнт відшкодування 5.

Важливим моментом організації первинного обліку взагалі і мате­ріальних запасів зокрема є дотримання правил заповнення первинних документів. Розглянемо порядок заповнення первинних документів на прикладі форми № М-4.