Зберігання в касі готівки та інших цінностей, що не належать цьому підприємству, забороняється.

При документуванні касових операцій підприємства мають вико­ристовувати форми первинного обліку затверджені наказом Мініс­терства статистики України від 15.02.1996 № 51, а саме:

— КО-1 "Прибутковий касовий ордер" (документ суворої звітнос­ті). Застосовується для оформлення надходження грошей до каси при обробці інформації як з використанням обчислювальної техніки, так і без неї. Прибутковий касовий ордер складається з двох частин: само­го прибуткового ордера та квитанції до нього. Виписується в одному примірнику працівником бухгалтерії та підписується головним бух­галтером або особою, яка на те уповноважена. Квитанція видається на руки особі, яка здала гроші, а ордер залишається у касі та реєстру­ється в Журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових доку­ментів. Всі касові ордери після їх виконання підписуються касиром, а на доданих до них документах ставиться штамп або напис "Оплачено" із зазначенням дати (число, місяць, рік). Помарки, підчи­стки або виправлення в касових документах не дозволяються.

— КО-2 "Видатковий касовий ордер". Застосовується для оформ­лення видачі грошей з каси при обробці інформації як з використан­ням обчислювальної техніки, так і без неї. Виписується в одному примірнику робітником бухгалтерії, підписується керівником підпри­ємства (організації) та головним бухгалтером чи особою, яка на те уповноважена. Реєструється в Журналі реєстрації прибуткових та ви­даткових касових документів.

— КО-3 "Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів" (журнал відкривається окремо на прибуткові та видатко­ві касові документи);

—КО-4 "Касова книга" (документ суворої звітності). Застосову­ється для обліку руху грошей у касі. Кожний аркуш касової книги складається з двох рівних частин: одна з них (з горизонтальним ліні­юванням) заповнюється касиром як перший примірник та залишаєть­ся у книзі, друга (без горизонтального лініювання) заповнюється з лицьового та зворотного боку через копіювальний папір і як звіт ка­сира є відривною частиною аркуша.

Перші та другі примірники аркушів нумеруються однаковими но­мерами.

Записи касових операцій починаються на лицьовому боці невідри­вної частини аркуша (після рядка "Залишок на початок дня").

Спочатку аркуш згинають по лінії відрізу, підкладаючи відривну частину аркуша під частину, яка залишається у книзі. Для ведення за­писів після "Перенос" відривну частину аркуша накладають на ли­цьовий бік невідривної частини та продовжують записи по горизон­тальному лініюванню зворотного боку невідривної частини аркуша.

Бланк звіту до кінця операцій за день не відривається.

За рядком "У тому числі на оплату праці" показується сума по платіжних відомостях на оплату праці, не списана на видаток каси.

В кінці кожного робочого дня касир подає звіт під розписку до бу­хгалтерії з додатком прибуткових та видаткових касових документів.

— КО-5 "Книга обліку прийнятих та виданих касиром грошей". Книга обліку прийнятих та виданих касиром грошей застосовується для обліку грошей, виданих з каси підприємства довіреній особі (роз­давачу), яка виплачує заробітну плату, та повернення наявних грошей та сплачених документів. Книгу веде касир. Видача та повернення грошей сплачених документів оформлюється підписами.

Інформація з первинних касових документів переноситься до регі­стрів бухгалтерського обліку. При використанні журнально-ордерної форми обліку згідно із Методичними рекомендаціями по застосуван­ню регістрів бухгалтерського обліку, затвердженими наказом Мініс­терства фінансів України від 28.12.2000 № 356, кредитові обороти по касі відображаються в журналі-ордері № 1, а дебетові — у відомості № 1.1 до нього. Операції з готівковими коштами відображають на ба­лансовому рахунку № 30 "Каса" та субрахунках до цього рахунку 301 "Каса в національній валюті" і 302 "Каса в іноземній валюті". Загаль­ну схему касових операцій наведено на рис. 1.1.

Рис.1.1. Загальна схема бухгалтерського обліку касових операцій