Поняття первинного документа, класифікація документів та порядок їх складання

Бухгалтерський облік, відображаючи усі господарські операції безперервно в міру їх здійснення, перетворюється на організовану си­стему накопичення, обробки, зберігання, передачі та використання облікової інформації. Обов'язковою передумовою при цьому є скла­дання відповідного документа на кожну операцію, незалежно від її змісту й обсягу.

Технологічний процес бухгалтерського обліку розпочинається з виявлення, вимірювання і реєстрації фактів, дій і подій з метою отри­мання інформації про господарські операції. Суцільне і безперервне спостереження за всіма господарськими операціями на підприємстві здійснюється за допомогою документування. Документація виступає як спосіб первинного спостереження за діяльністю підприємства і є важливою ланкою технології обліку. Без належно оформленого доку­мента не може бути бухгалтерського запису, також від цього залежать повнота і достовірність облікової інформації.

Документ -буквально означає свідчення, доказ. У широкому значенні під документом розуміють матеріальний носій, на якому, за допомогою різних засобів і способів, зафіксовано інформацію в доцільній для сприйняття формі.

Бухгалтерський документ— письмове засвідчення певної форми і змісту, яке містить відомості про господарську операцію і єдоказом її здійснення та підставою введення показників в облікову систему.

Спосіб оформлення господарських операцій документами назива­ється документуванням,а результат — документацією.Документа­ція є важливим елементом методу бухгалтерського обліку, служить для первинного спостереження за господарськими операціями.

У ст. 9 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" наведено визначення господарської операції та первинного документу.

Господарська операція— дія або подія, яка зумовлює зміни в структурі активів, зобов'язань і власного капіталу підприємства.

Відповідальність за забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження опрацьованих (включених до обліку) документів протягом встанов­леного терміну несе власник (керівник) підприємства. Головний бух­галтер має забезпечити відображення на рахунках і в регістрах бухга­лтерського обліку інформації про всі господарські операції.

Первинні документи— це письмові свідоцтва, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження й дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Власник (керівник) підприємства розпорядчим документом за­тверджує перелік посадових осіб, яких наділяє правом підписувати первинні документи.

Регістри бухгалтерського обліку— це носії певного формату (паперові, машинні) у вигляді відомостей, книг, журналів, машино­грам тощо, призначені для хронологічного, систематичного або ком­бінованого накопичення, групування та узагальнення інформації з первинних документів, що прийняті до обліку.

Регістри бухгалтерського обліку як складову форми бухгалтерсь­кого обліку підприємства можуть вибирати (розробляти) на підставі ст. 8 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звіт­ність в Україні" самостійно. Наказом Міністерства фінансів України від 29.12.2000 № 356 затверджено для застосування на підприємствах регістри бухгалтерського обліку (7 журналів, 17 відомостей, Головна книга), а наказом Міністерства фінансів України від 25.06.2003 № 422 затверджено регістри бухгалтерського обліку для застосування на ма­лих підприємствах (1 книга або 5 відомостей і оборотно-сальдова ві­домість).

"Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтер­ському обліку", затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88, встановлює порядок створення, прийняття і ві­дображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської звітності підприємст­вами, їх об'єднання та госпрозрахунковими організаціями (крім бан­ків) незалежно від форм власності, установ та організацій, основна діяльність яких фінансується за рахунок коштів бюджету.

Велике значення у виконанні цих вимог має уніфікація і стандар­тизація документів. Під уніфікацією документів розуміютьрозробку єдиних форм документів для оформлення однотипних господарсь­ких операцій на підприємствах і в організаціях різних галузей і форм власності. Так, уніфіковано всі банківські і касові документи, бланки авансових звітів, товарно-транспортних накладних, лімітно-забірних карток, розрахунково-платіжних відомостей та інших документів. Уніфікація документів забезпечує можливість зосереджувати в одно­му документі інформацію, потрібну для всіх видів обліку, полегшує її опрацювання на обчислювальних машинах, створює умови для централізованого виготовлення бланків документів масовими тира­жами, що здешевлює їх вартість.

Під стандартизацією документів розуміютьвстановлення для бланків однотипних документів однакового, найбільш раціонального розміру і форми з завчасним визначенням розміщення відповідних реквізитів. Друкування стандартних бланків документів великими ти­ражами дає значну економію паперу, здешевлює їх виготовлення.

В Україні первинні документи, облікові регістри та бухгалтерська звітність мають складатися українською мовою, яка відповідно до За­кону "Про мови в Україні" є мовою роботи, діловодства і документа­ції. Якщо до бухгалтерського обліку приймаються первинні докумен­ти з фінансово-господарської діяльності підприємства, які складені іноземною мовою (банківські, товарні, транспортні документи, інвойси, коносаменти тощо), то має бути додано аутентичний переклад та­кого документа українською мовою.

Первинні документи мають бути складені у момент здійснення кожної господарської операції або, якщо це неможливо, безпосеред­ньо після її завершення. Для контролю та впорядкування обробки ін­формації на основі первинних документів можуть бути складені зве­дені документи, які також слід відносити до первинних документів (авансові, товарно-грошові, матеріальні та інші звіти).

Первинні документи для надання їм юридичної сили і доказовості повинні мати такі обов'язкові реквізити:

1) назва підприємства, установи, від імені яких складений доку­мент;

2) код форми;

3) назва документа (форми);

4)дата і місце складання;

5) зміст господарської операції та її вимірники (у натуральному та
вартісному вираженні);

6) посади осіб, відповідальних за дозвіл на здійснення господарсь­кої операції та складання первинного документа;

7) прізвища осіб, які дали дозвіл на здійснення господарської опе­рації, та безпосередніх виконавців операції, їхні особисті підпи­си.

Кожною стороною (підприємством), що брала участь у здійсненні господарської операції, мають бути отримані (використані) для запи­сів у регістрах бухгалтерського обліку первинні документи, інформа­ція в яких ідентично засвідчує зміст, обсяг і вартість здійсненої гос­подарської операції.

Цивільним кодексом України передбачено при здійсненні правочинів (дій особи, спрямованих на набуття, зміну або припинення ци­вільних прав та обов'язків) використання факсимильного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання, електронно-числового підпису або іншого аналога власноручного підпису у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільно­го законодавства, або за письмовою згодою сторін, який має містити зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів. Відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтер­ському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88, документ може бути підписаний особисто, із за­стосуванням факсиміле, штампу, символу або іншим механічним чи електронним способом посвідчення. При цьому відповідно до Умов і правил провадження діяльності з відкриття та функціонування штем­пельно-граверних майстерень, виготовлення печаток і штампів, за­тверджених наказом Міністерства внутрішніх справ України від 11.01.1999 № 17, факсиміле має бути виготовлено за клопотанням, підписаним керівником підприємства.

Залежно від характеру операції та технології обробки даних до пе­рвинних документів можуть бути включені додаткові реквізити: іден­тифікаційний номер, номер документа, підстава для здійснення опе­рації, дані про документ, що засвідчує особу-одержувача тощо.

Головною складовою документу є інформація. Інформація може бути не документальною — не закріпленою, та документальною — закріпленою на відповідному носії (папері, магнітній стрічці, дискеті, лазерному диску тощо), який призначений для її зберігання та пере­давання в просторі та часі.

Матеріальний об'єкт, спеціально призначений для запису, збері­гання та передачі інформації, називають матеріальним носієм або но­сієм інформації. Існування документа без матеріального носія немож­ливе.

Функція матеріальних об'єктів обумовила їх особливу, специфічну матеріальну конструкцію (форму), представлену переважно у вигляді книжок, брошур, журналів, газет, буклетів, магнітних дискет, оптич­них дисків тощо. Однак спеціальна форма об'єкту також не може бу­ти єдиним критерієм для того, щоб вважати його документом (чистий аркуш паперу, дискета або фотоплівка), така ідентифікація можлива лише за наявності зафіксованого на ньому повідомлення, тексту.

Сукупність реквізитів, розміщених у визначеній послідовності на бланку, називається формуляром.

Формуляр-зразок— це єдина модель побудови комплексу доку­ментів, що встановлює сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності.

Бланк — стандартна друкована форма документу з реквізитами, що містять постійну інформацію. Найбільш розповсюдженими є бла­нки актів, довідок, наказів, протоколів, службових листів, накладних, контрактів, договорів.

У випадках, встановлених законодавством, а також міністерствами і відомствами України, бланки первинних документів можуть бути віднесені до бланків суворої звітності (суворого обліку). Бланки су­ворої звітності друкуються за зразками типових або спеціалізованих форм, затверджених відповідно Державним комітетом статистики за погодженням з Міністерством фінансів України, або міністерствами, відомствами за погодженнями зДержавним комітетом статистики і Міністерством фінансів України, з обов'язковим друкуванням на бла­нках квитанцій, білетів, талонів, абонементів тощо їх номінальної ва­ртості. Усі бланки суворої звітності підлягають нумерації, порядок нанесення якої встановлюють міністерства і відомства. Порядок ви­користання та обліку бланків суворої звітності, а також коло госпо­дарських операцій, оформлення яких проводиться на таких бланках, встановлюються окремими нормативними актами.

Виготовлення бланків цінних паперів і документів суворої звітнос­ті здійснюється тільки на державних спеціалізованих підприємствах, які охороняються органами внутрішніх справ. Контроль за додержан­ням Правил та роз'яснення щодо їх застосування здійснює Міністерс­тво фінансів України.

У бухгалтерському обліку документ — це безперечний письмовий доказ господарського факту, що здійснювався.

Зміст документів відображається у їх класифікації, поділі на групи за певними ознаками подібності й відмінності. Класифікація докуме­нтів є також однією з передумов раціональної організації і ведення обліку. Документи класифікують: за місцем складання, за призначен­ням, за способом охоплення фактів; за обсягом відображення опера­цій, за змістом господарських операцій; за технікою складання і опрацювання (рис. 2.2).

За місцем складання бухгалтерські документи поділяють на внут­рішні і зовнішні. Внутрішні документи оформляють (виписують) на підприємстві й тут же застосовують, зовнішні складають на стороні, їх отримують від інших підприємств і організацій. При надходженні їх обов'язково реєструють: вони оформлені, як правило, на бланках уніфікованих форм.

За призначенням документи поділяють на розпорядчі, виконавчі, бухгалтерського оформлення та комбіновані.

Рис. 2.2. Класифікація документів

Розпорядчими є документи, які містять розпорядження (наказ, за­вдання) на здійснення певної господарської операції. До них нале­жать: накази про прийняття та звільнення з роботи, чеки на отримання готівки в касі банку, платіжні доручення банку на перерахування коштів, доручення на отримання матеріальних цінностей тощо.

Виконавчими (виправдними) є документи, де підтверджується факт здійснення господарської операції, її виконання певною особою, що подала документ. До них належать: авансові звіти, виписки бан­ків, касові прибуткові й видаткові ордери, акти, квитанції та ін.

Документи бухгалтерського оформлення складаються на основі виконавчих та розпорядчих документів працівниками бухгалтерії. Самостійного значення вони не мають, але необхідні в обліковому процесі. До таких документів належать: меморіальні ордери, бухгал­терські довідки, різні розрахунки (амортизації, розподілу витрат, зві­тні калькуляції) та ін.

Документи комбіновані поєднують функції перелічених вище до­кументів (розпорядчих, виконавчих, бухгалтерського оформлення). До них належать: авансові звіти, вимоги, наряди та ін. Прикладом комбінованого документа може бути видатковий касовий ордер, в якому міститься розпорядження керівника і головного бухгалтера про видачу готівки та підтвердження її фактичної видачі касиром та підписом особи, що отримала грошові кошти.

За способом охоплення фактів документи поділяють на разові та накопичувальні.

Разові документи фіксують одномоментно одну або декілька гос­подарських операцій (ордери, вимоги, акти та ін.).

Накопичувальні документи формують інформацію про однорідні господарські операції за певний відрізок часу (день, декаду, місяць). Такі документи використовують багаторазово. До них належать: та­бель обліку робочого часу, лімітно-забірна карта, відомість випуску готової продукції, багатоденні наряди та ін. На відміну від одноразо­вих, накопичувальні документи використовують з метою обліку запи­су останньої операції і підведення підсумку всіх записів.

За обсягом відображення операцій документи поділяють на пер­винні й зведені.

Первинні документи складають у момент здійснення господарсь­кої операції (прибуткові та видаткові касові ордери, накладні, акти приймання робіт та ін.).

Зведені документи складають на підставі однорідних первинних документів шляхом групування і узагальнення та взаємної ув'язки їх показників (звіти касира, авансові звіти, товарні звіти, платіжні відо­мості та ін.).

За змістом господарських операцій документи поділяють на мате­ріальні, грошові, розрахункові.

Матеріальними документами оформляються операції пов'язані з рухом матеріальних цінностей (прибутковий ордер, вимога-накладна, лімітно-забірна карта та ін.).

Грошовими документами оформляють операції, пов'язані з грошо­вими коштами. До них належать платіжні доручення, видаткові й прибуткові касові ордери, банківські чеки тощо.

Розрахунковими документами оформляють розрахунки між фізич­ними і юридичними особами (рахунок-фактура, платіжне доручення, квитанції та ін.).

Документ, виготовлений машинним способом, має бути записаний на матеріальному носії (магнітному, паперовому), виготовлений і розмічений за вимогами відповідного стандарту і закодований згідно із затвердженою системою кодифікації. На вимогу контролюючих або судових органів та своїх контрагентів підприємства зобов'язані за свій рахунок зробити копії таких документів на машинному носії. Підприємства, що складають облікові регістри на машинозчитуваних носіях, забезпечують технічні засоби для їх відтворення у зручному для читання вигляді.

Фізичні та юридичні особи, які беруть участь у здійсненні опера­цій, пов'язаних з прийманням і видаванням грошових коштів, цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей та інших об'єктів майна, повинні одержувати від підприємств, установ, що виконують ці опе­рації, копії первинних документів про таку операцію, в яких іденти­фіковано з оригіналом наводяться дані про господарську операцію.

Первинні документи складають на бланках типових і спеціалізова­них форм, затверджених в установленому порядку. В умовах подаль­шої комп'ютеризації обліку і лібералізації прав підприємств в сфері облікової політики передбачається здійснення документування гос­подарських операцій з використанням самостійно виготовлених бла­нків, якщо такі бланки не мають статусу бланків суворого обліку (на­приклад, при здійсненні господарської операції безпосередньо на комп'ютері можуть бути надруковані прибутковий касовий ордер, накладна, акт введення в експлуатацію об'єкта основних засобів то­що). Однак самостійно виготовлені бланки повинні мати обов'язкові реквізити типових або спеціалізованих форм. Бланки форм первинних документів, на яких оформлюють окремі операції (надання послуг за готівку, видавання окремих товарно-матеріальних цінностей тощо), можна відносити до бланків суворої звітності. Вони підлягають обо­в'язковій централізованій нумерації одним із її способів.

Важливим у документуванні є питання про способи і засоби запо­внення первинних документів. Обов'язкова вимога при вирішенні цього питання полягає в тому, щоб було забезпечене збереження цих записів у документах протягом установленого періоду їх зберігання і запобігання внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень. Слід також виключити випадки заповнення документів чорнилом або іншими засобами червоним кольором, оскільки в бухгалтерському обліку традиційно цей колір використано для виправлення помилок (спосіб сторно).

Відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фі­нансів України від 24.05.1995 № 88, для запобігання несанкціонова­ному втручанню в оформлення первинних документів та їх повторно­го використання вільні рядки в первинних документах і звітності обов'язково мають бути прокреслені, а документи, що додаються до прибуткових і видаткових касових ордерів, і документи з нарахування заробітної плати та інших подібних виплат підлягають погашенню штампом або надписом вручну "Одержано" чи "Сплачено" із зазна­ченням дати. Крім того, всі первинні документи, що пройшли оброб­ку (тобто внесені записом до відповідного регістру бухгалтерського обліку), позначають датою запису до облікового регістру або перене­сення до машинної системи.

Первинні документи до внесення їх в регістри обліку обов'язково мають бути перевірені працівниками, які ведуть бухгалтерський об­лік, за формою і змістом, тобто перевіряють наявність у документі обов'язкових реквізитів і зміст господарської операції, логічну ув'язку та здійснюють математичну перевірку відповідних показників.

Первинні документи на операції, які суперечать законодавству, нормативним актам і встановленому порядку приймання, зберігання і витрачання грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей та ін­шого майна, порушують договірну і фінансову дисципліну, завдають шкоди державі, власникам, іншим юридичним і фізичним особам, при надходженні до бухгалтерської служби підприємства мають бути пе­редані головному бухгалтеру підприємства для ухвалення рішення про прийняття (неприйняття) їх до обліку. На підприємстві слід пе­редбачити чітке розмежування відповідальності за оформлення, по­дання і обробку первинних документів серед посадових осіб і праців­ників підприємства

Жодна господарська операція, яка відбувається на підприємстві, не повинна уникнути документування. Однак документуванням госпо­дарських операцій займаються не тільки і не стільки працівники бух­галтерської служби підприємства, а насамперед ті, хто здійснюють господарські операції і дають доручення або дозвіл на їх проведення. Це — посадові особи виробничих, технологічних, інженерно-технічних та організаційно-розпорядчих служб і підрозділів підпри­ємства. Тому законодавством визнано за необхідне зобов'язати керів­ника підприємства, організації забезпечити документування всіх гос­подарських операцій, пов'язаних з одержанням і розподілом доходів, різними витратами, змінами в складі і стані майна, зобов'язань, капі­талу тощо.

Для виконання цього керівник підприємства з метою упорядку­вання документального фіксування фактів господарської діяльності затверджує перелік посадових осіб, яких він наділяє правом давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов'язаної з відпуском (витрачанням) грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна. Кількість осіб, які мають право підписувати документи на здійснення операцій з видавання особливо споживаних, дефіцитних, дорогих товарів і цінностей, бланків суворого обліку, має бути обмежена.

Для уточнення переліку посадових осіб, які здійснюють господар­ські операції, а отже, та їх документування, із метою упорядкування переліку здійснюваних господарських операцій і строків їх оформ­лення первинними документами в різних службах або одержання від інших підприємств та передавання їх на обробку до бухгалтерської служби, керівник підприємства затверджує графік документообігу.