Складання графіку документообігу

Документи з моменту їх складання або одержання від інших під­приємств і організацій до передачі в архів на зберігання проходять певний шлях. Рух первинних документів на підприємстві здійснюєть­ся шляхом виконання у встановленому порядку ряду процедур обро­бки вихідних даних. В загальному випадку повний цикл руху первин­них документів включає наступні етапи:

—розробка документу;

—розподіл за користувачами;

—оперативне зберігання;

—архівне зберігання.

Документообігом називається рух документів в процесі їх опера­тивного використання і бухгалтерського опрацювання з моменту складання або одержання від інших підприємств і організацій до пе­редачі на зберігання в архів після запису в облікові регістри.

Завдання правильної організації документообігу полягає у тому, щоб прискорити рух документів. На кожному робочому місці доку­мент повинен знаходитися мінімальний строк і проходити якомога менше інстанцій. Прискорення документообігу покращує якість облі­кової інформації і забезпечує достовірність показників господарсько-фінансової діяльності.

Графіком документообігу доцільно передбачити оптимальну кіль­кість підрозділів і виконавців, через які проходить кожен первинний документ, мінімальний строк його перебування в підрозділі. Це спри­яло б поліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних функ­цій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його механізації та ав­томатизації, своєчасному складанню бухгалтерської, статистичної, податкової та внутрішньовиробничої звітності.

Основні етапи створення системи управління документообігом на підприємстві наступні:

1) розробка положення про бухгалтерську службу;

2) розробка посадових інструкцій працівників бухгалтерії;

3) створення графіку документообігу;

4) створення технології обробки облікової інформації;

5) розробка номенклатури справ для поточного зберігання доку­ментів;

6) підготовка справ до тривалого зберігання.

Порядок документообігу залежить від характеру й особливостей господарських операцій та їх облікового оформлення, а також від структури підприємства і його облікового апарату, але схема органі­зації документообігу на підприємстві має спільні моменти (рис. 2.3).

Рис.2.3. Загальна схема організації документообігу на підприємстві

Графік документообігу оформляють у вигляді схеми або переліку робіт із створення, перевірки та обробки документів, що виконуються кожним підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями із за­значенням їх взаємозв’язку і строків виконання.

Кожному виконавцю видається витяг із графіка, в якому наведено перелік документів, що стосуються функціональних обов’язків вико­у мен, строки їх подання та підрозділи підприємства, до яких надхо­дять ці документи.

Відповідальність за своєчасне і якісне складання документів, пере­дачу їх у встановлені графіком документообігу строки для відобра­ження у бухгалтерському обліку, за достовірність даних, наведених у документах, несуть особи, які склали і підписали ці документи.

Документообіг і графік документообігу на кожному підприємстві розробляється головним бухгалтером і затверджується керівником. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку складання і подання до бухгалтерії або на обчислювальну установку та опрацювання доку­ментів є обов’язковими для всіх підрозділів і служб підприємства. Чі­тка система документообігу прискорює оформлення і проходження документів, підвищує відповідальність працівників всіх рівнів, що мають справу з документами, за своєчасність їх складання, викорис­тання й опрацювання.

Відсутність належного порядку в оформленні й опрацюванні до­у ментів є однією з причин відставання обліку, складання звітності, неефективності використання облікової інформації для управління господарською діяльністю і контролю.