Організація документування господарських операцій

Забезпечення прийняття оперативних управлінських рішень немо­жливе без чітко організованої системи збору і обробки облікових да­них. Своєчасність обліку полягає в забезпеченні підприємств своєча­сною інформацією, необхідною для прийняття ефективних рішень, розробки конкретних заходів, оперативного керівництва. Організація збору і обробки облікової інформації на підприємстві має відповідати принципу економічності (економії матеріальних і трудових ресурсів), що досягається шляхом раціональної організації обліку, використан­ня прогресивних форм його ведення, автоматизацією обліково-обчислювальних робіт тощо.

Внаслідок агрегування показників первинної документації в обліковій системі формується інформація, що набуває нової якості, відмінної від початкової. Наприклад, первинна інформація про витра­чання засобів на виробництво набуває нової якості, яка характеризує величину витрат і новостворений продукт. Таким чином облікова си­стема, як інформаційна база, відображає не тільки рух засобів і дже­рел, але й ефективність (продуктивність) їх використання, а тому ці­кавить широке коло учасників ринкової економіки, як внутрішніх так і зовнішніх. Більшість важливих рішень, незалежно від їх суті, базу­ється на фінансових розрахунках. Облік забезпечує ці розрахунки по­трібною базисною інформацією та дає аналітичну орієнтацію щодо можливих чинників та наслідків альтернатив, які розглядаються. Водночас облік дає змогу здійснювати зворотній зв'язок, адже фінан­сові звіти підприємства, які періодично складаються для зацікавлених осіб, містять у собі й відомості про економічні наслідки раніше при­йнятих рішень.

Бухгалтерський облік як упорядкована система (рис. 2.1) узагаль­нення інформації про діяльність юридичних осіб ґрунтується винятково на застосуванні методу документування. Цей метод передбачає су­цільне й безперервне документування всіх господарських операцій, що здійснюються підприємствами, установами і організаціями. Задокуме­нтовані господарські операції, прийняті до обліку, записуються в облі­кові регістри (книги, журнали, відомості, розроблювальні таблиці то­що). «Тільки зафіксована в документах сукупність економічної інфор­мації може бути відображена на рахунках бухгалтерського обліку»

Рис.2.1 Система облікового процесу на підприємстві

Видатний італієць Лука Пачолі, автор першої книги з бухгалтерсь­кого обліку, виданої у 1494 році, писав: «…ніхто не спроможний вес­ти свої справи, якщо не захоче дотримуватися належного порядку в записах, та при цьому душа його буде в постійній тривозі» .

Очевидно, що кожна упорядкована система передбачає застосу­вання певних правил, норм і порядків, які закріплюються відповідним нормативним документом для загального користування і дотримання.

Підприємство самостійно обирає форму обліку, а також первинні документи (на основі типових), які забезпечують відображення всіх здійснюваних на підприємстві господарських операцій. Найкращим чином упорядкувати форму обліку та ув’язати її з первинними доку­ментами можна шляхом складання робочих альбомів носіїв інфор­мації.Робочі альбоми краще складати за видами господарських опе­рацій або за робочими місцями (топологічні ділянки обліку). Вони мають містити всі форми первинних документів та регістри, які за­стосовуються для відображення певного виду господарських опера­цій, або господарських операцій, які відображаються за певним робо­чим місцем. Структура такого альбому може бути наступною:

—титульна сторінка;

—Розділ І. Перелік носіїв інформації;

—Розділ П. Взірці носіїв інформації;

— Розділ III. Короткі вказівки щодо заповнення носіїв інформації.