Інформатизація в архівній справі: поняття, мета, завдання

Інформатизація архівної справи – це комплексна система організаційних, науково-методичних і технологічних заходів, що забезпечують розроблення на єдиних методологічних та методичних засадах взаємопов'язаних інформаційних технологій у галузі архівної справи, створення мережі локальних централізованих баз даних, формування національної архівної інформаційної системи.

Основна мета інформатизації архівної справи полягає в оптимізації формування НАФ, зберігання документів, захисті національних інтересів в архівній справі, вирішенні проблем оперативного і повноцінного доступу до архівної інформації, актуалізації інформації, що міститься в документах, та прискорення залучення її до суспільного обігу, інтеграції документальних ресурсів у світових інформаційних мережах.

Основними етапами інформатизації архівної справи є:

1) обладнання архівних установ відповідними технічними та програмними засобами, комп’ютеризація управлінських функцій Укрдержархіву та архівів;

2) комп’ютеризація комплектування архівів та централізованого обліку документів, створення в електронній формі системи архівних довідників, інших баз даних;

3) комп’ютеризація на єдиних засадах процесів комплектування, описування, обліку, створення довідкового апарату в кожному архіві;

4) представлення національних архівних інформаційних ресурсів у мережі Інтернет;

5) використання комп’ютерних технологій для страхового копіювання документів, формування повнотекстових баз даних;

6) створення електронних копій документів для фонду користування.

Координацію, супровід, методичне і програмно-технічне забезпечення інформатизації архівної справи здійснюють Укрдержархів та УНДІАСД.

Головні завдання інформатизації в архівній справі полягають в:

1) оптимізації традиційних технологій справи – експертизи, комплектування, описування та обліку фондів, каталогізації;

2) удосконаленні системи управління архівною справою – підвищенні ефективності матеріально-технічного, фінансового і кадрового забезпечення та управління інформаційними документальними ресурсами архівної системи;

3) забезпеченні широкого доступу до документної інформації через створення системи електронних архівних довідників, взаємопов'язаних електронних каталогів, комп'ютерних БД та інформаційних систем, що дозволяють сформувати інтегровані дані архівної документної інформації про склад і зміст архівних фондів;

4) вирішенні проблеми забезпечення збереженості фондів та зберігання інформації з використанням комп'ютерних технологій, страхового копіювання, формування повнотекстових БД, публікації документів, організації ринку інформаційних продуктів і послуг, що надаються без безпосереднього доступу до архівних документів тощо.

Процес інформатизації архівної справи має три взаємопов'язані складові:

1) науково-архівознавчу – визначення об'єктів комп'ютеризації технологічних процесів архівної справи на етапах комплектування, обліку, використання, зберігання документів, розроблення методичних засад каталогізації та методики архівного описування для комп'ютеризованих систем, створення уніфікованої та стандартизованої терміносистеми тощо;

2) інформаційно-технологічну – вибір оптимального про­грамного забезпечення та його раціональне пристосування до специфіки різних об'єктів комп'ютеризації, побудова інформаційних систем і мережі відповідно до завдань, що стоять перед архівною справою, а також постійна підтримка функціонування систем, захист інформації, оновлення обладнання та модифікації програмних рішень тощо;

3) науково-організаційну та управлінську – організація роботи та реалізація концепції інформатизації архівної справи, вдосконалення системи управління архівною справою, прийняття оптимальних фінансово-економічних та організаційних рішень для різних об'єктів комп'ютеризації.

Засобом реалізації інформатизації є комп'ютеризація, але вона забезпечує лише одну ланку – програмно-технологічне і матеріально-технічне забезпечення технологічних процесів завдяки обчислювальній техніці, інформаційним системам та базам даних. Комп’ютеризація діяльності архіву здійснюється шляхом розроблення і експлуатації інформаційної системи, що базується на використанні комп’ютерних засобів опрацювання великих обсягів документної інформації. Створення інформаційної системи архіву передбачає розроблення технічного завдання, інформаційного забезпечення, програмного забезпечення, експлуатаційної документації.

З метою комп’ютеризації централізованого державного обліку документів НАФ створюють центральні бази даних. Інформаційною основою центральних баз даних є паспорти архівів, Центральний фондовий каталог.

Комп’ютеризований довідковий апарат – це структурована сукупність взаємозв’язаних і взаємодоповнюваних інформаційних баз даних різних рівнів та довідкових баз даних, які забезпечують тематичний і адресний пошук архівної інформації, виведення її на екран дисплею, паперовий носій та у файл. Інформаційною основою комп’ютеризованого довідкового апарату є архівні документи, справи, описи, фонди, архівні та інші довідники, словники, енциклопедії.

Для представлення інформації про систему архівних установ і національні архівні інформаційні ресурси Укрдержархівом, іншими архівними установами та архівами створюються і підтримуються відповідні веб-сайти або сторінки на сайтах (порталах) інших юридичних осіб. Обов’язковими елементами структури веб-сайту архіву є історична довідка, дані про склад і зміст фондів, перелік та характеристика основних фондів, інформація про унікальні та особливо цінні документи, характеристика довідкового апарату, відомості про режим роботи архіву і читального залу та порядок доступу до документів.