Організація документів на рівні архівного фонду

Основними класифікаційними одиницями організації документів у межах архівного фонду чи нефондового комплексу є справа, одиниця обліку, одиниця зберігання. Найнижчою структурно неподільною одиницею архівного фонду чи нефондового комплексу є один документ чи його частина, що має самостійне значення, або цілісна сукупність документів з однорідними носіями інформації, що об’єднані зв’язком походження, призначення, належністю до однієї події, теми, питання, об’єкта, наукової праці чи твору літератури, мистецтва. Для документів з паперовими носіями такою одиницею є справа, для документів зі спеціальними носіями – одиниця обліку.

Справа може формуватися з одного документа, частини одного документа або сукупності документів, що об’єднані за однією або декількома спільними ознаками. Основними ознаками для формування справ є: авторська, кореспондентська, номінальна (за видами документів), предметна (тематична), хронологічна, географічна.

Одиниця обліку може містити один документ або сукупність документів:

1) що належать до одного фільму, журналу, спецвипуску, сюжету тощо – для кінодокументів;

2) із записом одного сюжету (для відеодокументів), однієї події, одного твору літератури і мистецтва тощо чи кількох сюжетів, подій, творів, що об’єднані за авторською, тематичною чи іншою ознакою – для відео – і фонодокументів;

3) із зображенням одного чи декількох споріднених певних зв’язком об’єктів (осіб, предметів, явищ) – для фотодокументів;

4) що об’єднані за ознакою походження, призначення і/або змісту – для електронних документів.

Фотодокументи з паперовими носіями групуються у справи на загальних засадах. Справа/одиниця обліку науково-технічних документів є окремим документом (аркушем креслення, текстовим чи табличним документом, мікроформою, файлом, що має самостійне значення) або сукупністю документів з однорідними носіями інформації, що стосуються певного питання.

Одиницею зберігання є один або декілька фізично відокремлених однорідних носіїв інформації, що зберігаються разом, в окремому первинному упакуванні (зброшурованому томі, папці, конверті, футлярі тощо). Одиницею зберігання документів з паперовими носіями є справа. Одиницею зберігання документів зі спеціальними носіями є один фізично відокремлений носій інформації: рулон кіноплівки чи магнітної стрічки – для кінодокументів; рулон магнітної стрічки, касета, диск – для відеодокументів; рулон магнітної чи паперової стрічки, грамофонний оригінал, грамплатівка, валик, диск – для фонодокументів; негатив, контратип (на правах оригіналу), слайд, позитив, рулон діафільму – для фотодокументів; магнітна стрічка, диск, дискета – для електронних документів.

Справи в межах архівного фонду групуються у вищі структурні групи за схемою систематизації фонду, що закріплюється описом/описами справ фонду.

Укладання схеми систематизації передбачає:

1) вивчення історії (біографії) фондоутворювача, його структури, функцій, підпорядкованості, організації документів у діловодстві, історії формування фонду;

2) укладання проекту схеми систематизації та його доопрацювання після завершення систематизації справ фонду.

Групування справ здійснюється переважно за такими ознаками:

1) хронологічна (за періодами або датами створення документів);

2) структурна ( відповідно до структури фондоутворювача);

3) функціональна, галузева, тематична, предметно-питальна (з врахуванням функцій або галузей діяльності, тем чи питань, відображених у документах);

4) номінальна (за видами і різновидами документів);

5) авторська (за назвами або прізвищами авторів);

6) географічна (за географічними назвами, з якими пов’язано зміст документів);

7) кореспондентська (за назвами або прізвищами одержувачів документів).

Систематизація справ здійснюється послідовно за однією, двома або поєднанням ознак, застосування яких буде визнано доцільним для всіх або окремих груп фонду.

При нефондовій організаціїдокументи організовуються наступним чином:

1. Кіновідеодокументи систематизуються за видами (фільм, спецвипуск, кіножурнал, кіно-, відео-, телесюжет), всередині видів – за одиницями обліку (комплектами), роками виробництва, виробничими номерами, кольоровістю (чорно-білі, кольорові), форматом носія (форматом запису), типом відеокасет.

2. Фонодокументи систематизуються за видами, всередині видів – за одиницями обліку (комплектами); за установами-виробниками і виробничими номерами або організуються за іншою прийнятою архівом схемою. Під видом фонодокументів розуміють документ, створений за допомогою певної системи запису звукової інформації: фонографічної, грамофонної, фотографічної (оптичної), магнітної.

3. Фотодокументи систематизуються за видами (негативи певної кольоровості і розміру, слайди певної кольоровості, позитиви, фотоальбоми), всередині виду негативи і слайди систематизуються за ознакою кольоровості (чорно-білі, кольорові); негативи додатково систематизуються за видом основи носія (скло, плівка) і його розмірами.

4. У межах комплексу проектно-кошторисних, конструкторських документів внесені до його складу документи систематизуються за стадіями проекту відповідно до схеми, прийнятої під час розроблення проекту і закріпленої у специфікації. Документи в межах комплексу архітектурно-будівельних проектів систематизуються за принципом «від загального до окремого» (будівельний майданчик і генеральний план, фасади і плани поверхів, окремі вузли – опалення, водопостачання тощо). Комплекси проектно-кошторисних, конструкторських документів систематизуються за видами, номерами і абеткою найменувань проектів.

5. Карти і плани групуються за видами (фізико-географічні, адміністративно-політичні тощо), всередині видів – за територіальною ознакою і масштабом.

6. Електронні документи систематизуються за видами (магнітні стрічки, лазерні і жорсткі диски, дискети), всередині видів – за типами програмного забезпечення, а потім – за характером документної інформації.

Отже, основні питання організації роботи архівних установ пов'язані з соціальними функціями архівів як центрів зберігання та використання інформаційних ресурсів. Статус, завдання, форми та зміст діяльності архівів зумовлюють їхню структуру, кадровий, матеріально-технічний та фінансовий потенціал. Діяльність архівних установ регламентується нормативними актами, відбивається у планах роботи та звітах. Організація документів НАФ проходить три етапи, які взаємопов’язані: на рівні системи архівних установ, на рівні архіву та на рівні архівного фонду.