Організація документів на рівні системи архівних установ

При організації роботи з архівними документами у межах системи архівних установ передусім враховують правовий статус, профіль і повноваження архівної установи.

Організація документів за правом власності реалізується в зберіганні документів НАФ у конкретних архівосховищах або приватних архівах: документи НАФ, що належать державі, зберігають державні архівні установи, а такі, що перебувають у приватній власності, зберігаються в архівах власників.

Порядок організації документів за строками зберігання визначає наявність серед них двох основних груп – документів постійного і тимчасового зберігання. Строки зберігання документів визначаються чинними нормативно-правовими актами.

На організацію роботи з документами на міжархівному рівні істотно впливає загальний ступінь інформаційної значущості документів, залежно від якого їх відносять до комплексів загальнодержавного та місцевого значення:

1) комплекс документів загальнодержавного значення складають документи, що нагромадилися за час діяльності:

- центральних органів державної влади і управління, а також юридичних осіб, що поширювали (поширюють) свою компетенцію на всю територію України або значну її частину;

- провідних органів та установ української еміграції (еміграційних урядів, політичних партій і об’єднань, військових, культурно-освітніх, наукових закладів та громадських організацій);

- окремих місцевих установ, якщо склад і зміст документів відображає історію усієї України або значної частини її території, а також у випадках, коли документна інформація може бути використана у загальнодержавному масштабі;

- видатних діячів Українського народу або інших народів.

Документальні комплекси загальнодержавного значення зосереджуються в сховищах центральних державних архівів відповідного профілю, галузевих державних архівів і архівних підрозділів державних наукових установ, державних музеїв і бібліотек.

2) комплекс документів місцевого значення містить документи, що утворилися в результаті діяльності органів державної влади і управління, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, що діяли або продовжують діяти на території певної адміністративно-територіальної одиниці, якщо документи цих органів, підприємств, установ і організацій не віднесено до комплексу документів загальнодержавного значення. Документальні комплекси місцевого значення зберігаються в державних архівах областей, Автономної Республіки Крим, міст Києва і Севастополя, інших місцевих архівних установ, якщо вони здійснюють постійне зберігання документів НАФ.

Документальні комплекси місцевого значення розподіляються між архівами, що здійснюють їх зберігання, за територіальним принципом, на підставі належності цих комплексів до певних адміністративно-територіальних одиниць. Документальні комплекси, що нагромадилися за час діяльності місцевих органів державної влади, органів місцевого самоврядування, а також інших юридичних осіб, що діють (діяли) на території певної адміністративно-територіальної одиниці в її сучасних межах, зберігаються в тому архіві, який здійснює управління архівною справою і діловодством на цій території. Документальні комплекси, що нагромадилися за час діяльності юридичних осіб, діяльність яких поширюється (поширювалася) на декілька адміністративно-територіальних одиниць, зберігаються в тому архіві, до зони комплектування якого входить адміністративно-територіальна одиниця, де розміщено (було розміщено) центральний орган (головний офіс) цієї юридичної особи.

Істотно впливають на організацію документів на міжархівному рівні історичні умови та місце їх створення. За цими ознаками виділяють три групи:

1) документальні комплекси, що утворилися в різні історичні періоди в межах сучасної України в діяльності органів влади і місцевого самоврядування, громадських і релігійних організацій, установ і підприємств усіх форм власності та окремих осіб. Документи, що входять до складу цієї групи, умовно поділяються на три підгрупи з відповідними загальними назвами: "документи дорадянського періоду", "документи радянського періоду", "документи періоду незалежної України";

2) документальні комплекси українського походження, що утворилися в різні історичні періоди за межами України в діяльності органів української еміграції, зокрема еміграційних урядів УНР, ЗУНР, українських політичних партій і об'єднань, військових, культурно-освітніх і наукових установ, громадських організацій та окремих осіб, що повернулися на батьківщину в порядку реституції, на підставі дарування та в інший спосіб;

3) документальні комплекси неукраїнського походження, у тому числі й ті, що стосуються історії України, що утворилися на теренах інших держав і надійшли до українських архівів на підставі дарування, заповіту і стали складовою частиною історико-культурної спадщини українського народу.

Документальні комплекси загальнонаціонального значення розподіляються між центральними державними архівами за ознакою належності до певної галузі або сфери життєдіяльності суспільства. Ця ж ознака є основною для віднесення документів до профілю галузевих державних архівів.

Комплекси документів, виокремлені за ознакою виду носія, способів і техніки закріплення інформації, підлягають зберіганню в спеціалізованих архівах або спеціалізованих підрозділах загальних архівів.

За категоріями доступу до них документи НАФ поділяються на документи з відкритим доступом та документи з обмеженим доступом: документи з таємною інформацією, документи з конфіденційною інформацією та документи з особливими умовами доступу.