Правила роботи в читальному залі архіву

Згідно з ЗУ «Про Національний архівний фонд і архівні установи» користувачі документами НАФ, що належать державі, територіальним громадам, мають право:

1) користуватися в читальному залі архівної установи копіями документів з фондів користування, а у разі їх відсутності – оригіналами, якщо доступ до них не обмежено на підставах, визначених законом, а також відповідно до закону користуватися документами обмеженого доступу;

2) отримувати від архівних установ довідки про відомості, що містяться в документах, доступ до яких не обмежено на підставах, визначених законом;

3) за письмовою згодою архівних установ отримувати документи або їх копії у тимчасове користування поза архівними установами;

4) користуватися довідковим апаратом до документів, а за згодою архівних установ – і обліковими документами;

5) виготовляти, у тому числі за допомогою технічних засобів, або отримувати від архівних установ копії документів і витяги з них, якщо це не загрожує стану документів та не порушує авторські та суміжні права, а також вимагати, щоб ці копії або витяги були засвідчені архівною установою;

6) публікувати, оголошувати, цитувати та іншим чином відтворювати зміст архівних документів з посиланням на місце їх зберігання і з дотриманням умов, передбачених законодавством.

Користувачі документами НАФ зобов'язані:

1) дотримуватися встановленого відповідно до законодавства порядку користування документами, своєчасно виконувати законні вимоги працівників архівної установи;

2) забезпечувати збереженість і вчасне повернення документів, наданих їм у користування;

3) негайно інформувати архівну установу про виявлені випадки пошкодження чи недостачі документів;

4) не допускати перекручення або фальсифікації використаних відомостей, що містяться в архівних документах;

5) завчасно інформувати власника документів або уповноважену ним архівну установу про наміри використання відомостей, що містяться в архівних документах, з комерційною метою;

6) виконувати зобов'язання, передбачені угодами, укладеними користувачем з власником документів або уповноваженою власником юридичною чи фізичною особою;

7) відповідно до закону чи умов договору відшкодовувати завдані ними збитки архівним установам.

Відповідно до «Порядку користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі, територіальним громадам» (далі – «Порядок») особи, які мають намір користуватися документами НАФ у читальних залах (секторах користування документами) архівів, заповнюють заяву-анкету встановленого зразка. Іноземці та особи без громадянства, що перебувають в Україні на законних підставах, користуються тими самими правами доступу до документів НАФ і мають такі самі обов'язки щодо користування ними, як і громадяни України.

Дозвіл на роботу користувача в читальному залі дається керівництвом архіву на один рік від часу оформлення. Якщо користувач працює над заявленою темою понад один рік, то за його заявою керівництво архіву може продовжити строк дії дозволу на роботу за даною темою. У разі обрання нової теми роботи користувач оформляє нову заяву-анкету.

Керівництво архіву (або, за його поданням, керівництво Укрдержархіву) має право відмовити в дозволі на користування документами НАФ, що зберігаються в архіві, особі, яка грубо порушила «Порядок» (незаконний доступ до документів НАФ, їх псування, знищення, підроблення, приховування, розкрадання, перекручення або фальсифікація відомостей, що містяться в документах, порушення з вини користувача строків повернення документів, наданих у тимчасове користування за межами архіву), незалежно від того, у якому архіві вчинено це порушення.

На підставі документа, що посвідчує особу, після надання дозволу керівництвом архіву завідувач читального залу або особа, яка виконує його обов'язки, видає користувачеві перепустку до читального залу архіву. Працівник читального залу формує на кожного користувача справу, до якої входять його заява-анкета, заяви щодо продовження строків користування документами, копії відмов у доступі до документів та інші документи, що стосуються користування документами НАФ.

Архіви надають користувачам за темою їх роботи копії документів НАФ з фондів користування, а в разі їх відсутності оригінали документів (справи, кіно-, фоно-, відеодокументи), довідковий апарат (довідники, путівники, описи, каталоги, огляди, покажчики, картотеки тощо), а за обґрунтованої потреби й згодою керівництва архіву – облікові документи (справи фондів, реєстри описів фондів). Документи НАФ надаються на підставі письмового замовлення встановленого зразка.

Користувачеві може бути видано щоденно не більше:

- 5 описів;

- 10 боксів мікрокопій;

- 10 справ, які за загальною кількістю аркушів не перевищують однієї тисячі аркушів;

- 50 кальок науково-технічної документації;

- 20 одиниць зберігання кінодокументів;

- звукозаписи, що за загальним обсягом не перевищують трьох годин звучання;

- відеодокументи, що за загальним обсягом не перевищують чотирьох годин екранного часу.

У позаробочий час замовлені користувачем документи НАФ зберігаються у спеціальних шафах, доступ до яких мають лише працівники читального залу.

Описи, інші нетиражовані архівні довідники видаються користувачам на термін до 5 днів, копії та видання – до одного місяця, оригінали документів НАФ – до 10 днів, оригінали унікальних та особливо цінних документів – до 5 днів. Строк користування обчислюється з дня видавання документів з архівосховища.

Підставою для відмови у видаванні користувачам документів НАФ можуть бути:

1) наявність у документах НАФ інформації, таємниця якої охороняється відповідно до Закону України "Про інформацію";

2) встановлення фондоутворювачем, власником, уповноваженою ними особою або правонаступником особливих умов користування документами;

3) необхідність науково-технічного опрацювання, поліпшення фізичного стану, перевіряння наявності документів;

4) перебування документів у тимчасовому користуванні за межами архіву.

Про відмову в доступі до документів НАФ користувачеві повідомляється письмово з вичерпним зазначенням підстав відмови.

На замовлення користувачів і відповідно до технічних можливостей архіви виготовляють ксерокопії, мікрокопії, фотокопії, цифрові копії документів, а також копії кіно-, відео-, фото-, фонодокументів, які в них зберігаються. Замовлення на копіювання документів НАФ оформлюється користувачем на бланку встановленого зразка і передається працівникові читального залу.

Користувачі, які зазначили в заяві-анкеті неправдиві відомості, своєчасно не повідомили про їх зміну, позбавляються права працювати в читальному залі архіву та одержувати копії документів НАФ тимчасово, строком до одного року. Користувачі, які порушили «Порядок» за рішенням керівництва архіву можуть бути позбавлені права одержувати документи НАФ або їх копії.

Планування та звітність архівів

Планування, тобто визначення видів і обсягів робіт працівників на певний період відповідно до мети і призначення архіву, є складовою частиною управлінських функцій.

Планування має дві форми:

1) перспективну, яка властива органам управління архівною справою (Укрдержархіву, центральним державним архівам, державним архівам областей) і розрахована на тривалий термін;

2) поточну – властива архівним установам і архівним підрозділам, які, як правило, складають річні плани.

У державному архіві складаються такі планові документи на рік:

1) план основної діяльності (розвитку архівної справи);

2) план науково-дослідної та методичної роботи;

3) план науково-видавничої роботи;

4) план впровадження наукових і методичних розробок;

5) план-звіт роботи архіву;

6) план-звіт роботи структурного підрозділу;

7) план-звіт роботи працівника.

Плани складаються за формами, затвердженими Укрдержархівом, і супроводжуються пояснювальними записками. Планування здійснюється архівом самостійно на основі аналізу досягнутих результатів, перспективних планів розвитку архівної справи і діловодства та програм за окремими напрямами діяльності, виходячи з наявних та прогнозованих фінансових, матеріальних і трудових ресурсів, з врахуванням рекомендацій і доручень органів вищого рівня.

План розвитку архівної справи, план науково-дослідної та методичної роботи, план науково-видавничої роботи, план впровадження наукових і методичних розробок включають показники, виконання яких контролюється Укрдержархівом. Ці плани затверджуються директором архіву і надсилаються Укрдержархіву в установлені ним терміни.

План-звіт роботи архіву є основним внутрішнім плановим документом, що визначає виконувані види робіт, їх обсяги і виконавців, вирішує питання координації діяльності структурних підрозділів, фіксує розрахунок бюджету робочого часу, потрібного для виконання запланованих обсягів робіт, і передбачає організаційні заходи, необхідні для виконання поставлених завдань. План-звіт роботи архіву складається з табличної частини і текстової частини, в якій за встановленими напрямами розвитку архівної справи коротко обґрунтовуються і конкретизуються види й обсяги робіт, визначаються їх кінцеві результати, основні організаційно методичні заходи, їхні терміни та виконавці. У табличній частині на основі планової штатної чисельності працівників архіву і діючих норм часу (виробітку) проводиться розрахунок бюджету робочого часу; передбачається резерв часу на виконання позапланових робіт.

План-звіт роботи структурного підрозділу архіву розробляється керівником структурного підрозділу, включає профільні підрозділу основні показники плану-звіту роботи архіву, а також обсяги і види робіт, що контролюються лише керівником підрозділу.

План-звіт роботи працівника складається на основі плану-звіту роботи структурного підрозділу і затверджується керівником підрозділу.